1. Les destinataires conservent les documents et les pièces justificatives, y compris les données statistiques et les autres pièces liées à un financement, ainsi que les pièces et les documents au format électronique, pendant les cinq ans qui suivent le paiement du solde ou, en l’absence d’un tel paiement, l’opération. Ce délai est ramené à trois ans si le financement est d’un montant inférieur ou égal à 60 000 EUR.
2. Les pièces et documents relatifs aux audits, aux recours, aux litiges, à l’exercice de réclamations relatives aux engagements juridiques ou aux enquêtes effectuées par l’OLAF sont conservés jusqu’au terme de ces audits, recours, litiges, de l’exercice de ces réclamations ou de la réalisation de ces enquêtes. Pour les pièces et documents relatifs à des enquêtes de l’OLAF, l’obligation de conserver les pièces et documents s’applique dès que ces enquêtes ont été portées à la connaissance du destinataire.
3. Les pièces et documents sont conservés sous la forme d’originaux ou de copies certifiées conformes des originaux, ou sur des supports de données communément admis contenant les versions électroniques des documents originaux ou les documents existant uniquement sous forme électronique. Dans le cas où des versions électroniques existent, aucun original n’est requis lorsque de tels documents répondent aux prescriptions légales applicables pour être considérés comme équivalents aux originaux et fiables à des fins d’audit.
4. Les destinataires informent l’ordonnateur de toute modification de leurs adresses postale et électronique. Cette obligation continue de s’appliquer pendant les cinq ans qui suivent le paiement du solde ou, en l’absence d’un tel paiement, de l’opération. Ce délai est ramené à trois ans si le financement est d’un montant inférieur ou égal à 60 000 EUR.