1. Les propositions sont évaluées, sur la base des critères de sélection et d’attribution préalablement annoncés, afin de déterminer les propositions susceptibles de bénéficier d’un financement.
2. L’ordonnateur compétent divise, le cas échéant, le processus en plusieurs étapes de procédure. Les règles régissant le processus sont annoncées dans l’appel à propositions.
Les demandeurs dont les propositions sont écartées à l’une ou l’autre étape en sont informés conformément au paragraphe 7.
Les mêmes documents et les mêmes informations ne sont pas exigés plus d’une fois au cours de la même procédure.
3. Le comité d’évaluation visé à l’article 153 ou, le cas échéant, l’ordonnateur compétent peut inviter un demandeur à fournir des informations complémentaires ou à clarifier les pièces justificatives présentées conformément à l’article 154. L’ordonnateur conserve une trace appropriée des contacts qu’il a eus avec les demandeurs au cours de la procédure.
4. À la fin des travaux du comité d’évaluation, les membres de ce dernier signent un procès-verbal reprenant toutes les propositions examinées, appréciant leur qualité et recensant celles susceptibles de bénéficier d’un financement.
En tant que de besoin, ce procès-verbal établit un classement des propositions examinées et fournit des recommandations quant au montant maximal à octroyer et à d’éventuelles adaptations non essentielles à apporter à la demande de subvention.
Il est conservé à des fins de référence ultérieure.
5. L’ordonnateur compétent peut inviter un demandeur à adapter sa proposition en fonction des recommandations du comité d’évaluation. L’ordonnateur compétent conserve une trace appropriée des contacts qu’il a eus avec les demandeurs au cours de la procédure.
6. L’ordonnateur compétent, sur la base de l’évaluation, prend sa décision comportant au moins:
a) l’objet et le montant global de la décision;
b) les noms des attributaires, l’intitulé des actions, les montants acceptés et les raisons de ce choix, y compris dans les cas où il s’écarte de l’avis du comité d’évaluation;
c) le nom des demandeurs écartés et les raisons du rejet de leur demande.
7. L’ordonnateur compétent informe par écrit le demandeur des suites réservées à sa demande. En cas de non-attribution de la subvention demandée, l’institution de l’Union concernée communique les motifs du rejet de la demande. Les demandeurs écartés sont informés dans les meilleurs délais des résultats de l’évaluation de leur demande et, en tout état de cause, dans un délai de quinze jours civils après que les demandeurs retenus ont eux-mêmes été informés.
8. Pour les subventions attribuées au titre de l’article 198, l’ordonnateur compétent peut:
a) décider de ne pas appliquer les paragraphes 2 et 4 du présent article et l’article 153;
b) fusionner le contenu du rapport d’évaluation et la décision d’attribution en un document unique et le signer.