1. Conservation d’enregistrements
Les fournisseurs de notations ESG conservent des enregistrements de tous les éléments suivants:
a) pour chaque notation ESG, le cas échéant:
i) l’identité des analystes de notation qui ont participé à l’établissement de la notation ESG, l’identité des personnes qui ont approuvé la notation ESG, des informations quant au fait que la notation ESG a été ou non sollicitée et la date à laquelle l’action de notation ESG a été entreprise;
ii) l’identité des personnes responsables de l’élaboration de la méthode fondée sur des règles, et l’identité des personnes qui ont approuvé la méthode de notation;
b) la comptabilité des rémunérations reçues de tout élément noté ou émetteur de l’élément noté ou de tout tiers lié ou de tout utilisateur des notations ESG;
c) une comptabilité concernant chaque utilisateur de notations ESG;
d) un relevé documentant les procédures et méthodes de notation établies utilisées par le fournisseur de notations ESG pour déterminer les notations ESG;
e) les registres internes et les dossiers et communications externes, y compris les informations et documents de travail non publics, utilisés pour fonder toute décision de notation ESG prise;
f) un relevé des procédures et mesures mises en œuvre par le fournisseur de notations ESG pour se conformer au présent règlement;
g) la méthode utilisée pour la détermination d’une notation ESG;
h) les modifications et déviations par rapport aux procédures et aux méthodes habituelles;
i) l’ensemble des documents relatifs aux plaintes, y compris les documents présentés par les plaignants.
2. Externalisation
Lorsqu’un fournisseur de notations ESG externalise, auprès d’un prestataire de services, des fonctions ou tout service ou activité pertinent dans le cadre de la fourniture d’une notation ESG, il veille à ce que les conditions suivantes soient remplies:
a) le prestataire de services dispose des compétences, des capacités et de tout agrément requis par la législation pour exécuter de manière fiable et professionnelle les tâches, services ou activités externalisés;
b) le fournisseur de notations ESG prend des mesures appropriées s’il apparaît que le prestataire de services pourrait ne pas s’acquitter des tâches externalisées efficacement et en conformité avec la législation et les exigences réglementaires applicables;
c) le fournisseur de notations ESG conserve l’expertise nécessaire pour superviser efficacement les tâches externalisées et pour gérer les risques associés à l’externalisation;
d) le prestataire de services signale au fournisseur de notations ESG tout événement qui pourrait influencer significativement sa capacité à s’acquitter des tâches externalisées efficacement et en conformité avec la législation et les exigences réglementaires applicables;
e) le fournisseur de notations ESG est en mesure de mettre fin aux accords d’externalisation si nécessaire;
f) le fournisseur de notations ESG prend des mesures raisonnables et élabore notamment des plans d’urgence, afin de prévenir les risques opérationnels injustifiés liés à la participation du prestataire de services au processus de détermination des notations ESG.