Article premier
Représentation des parties
1. Le CCSE est composé de représentants des parties au niveau ministériel et/ou des hauts fonctionnaires.
2. La représentation de l'UE auprès du CCSE est conduite par le chef de la délégation de l'Union européenne au Guyana (ou le responsable pour le Guyana) et comprend des représentants de la Commission européenne dont le nombre ne peut excéder 10.
3. La représentation du Guyana auprès du CCSE est conduite par le ministre des ressources naturelles et comprend le commissaire chargé des forêts, des fonctionnaires du ministère des ressources naturelles, du ministère des finances, du ministère du commerce, du ministère du travail, du ministère des affaires amérindiennes et d'autres ministères ou agences gouvernementales si nécessaire, ainsi que des représentants de la commission des forêts, dont le nombre ne peut excéder 10.
4. Chaque partie communique par écrit au secrétariat (visé à l'article 7) les noms, coordonnées et fonctions de ses représentants auprès du CCSE. Les représentants sont réputés autorisés à représenter la partie jusqu'à la date à laquelle celle-ci notifie au secrétariat la désignation d'un nouveau représentant.
Article 2
Présidence
La co-présidence du CCSE est assurée par le ministre des ressources naturelles au nom du Guyana et par le chef de la délégation de l'Union européenne au Guyana (ou le responsable pour le Guyana) au nom de l'UE. Les présidents peuvent se faire représenter par des personnes désignées à cet effet. La personne désignée exerce l'ensemble des droits exercés par ce président.
Article 3
Observateurs des parties prenantes
1. Les parties prenantes nationales guyaniennes issues de la société civile, des ONG locales et internationales, du secteur privé et des peuples autochtones sont invitées à assister en tant qu'observateurs aux réunions du CCSE et du comité technique du CCSE (ci-après dénommés les «observateurs des parties prenantes»), sauf pour les sessions que les présidents estiment uniquement réservées aux représentants des parties.
2. Le secrétariat invite les organisations nationales de parties prenantes pertinentes issues de la société civile, des ONG locales et internationales, du secteur privé et des peuples autochtones à nommer/élire, selon leurs procédures respectives, leurs observateurs et leurs suppléants auprès du CCSE et du comité technique du CCSE pour une durée de deux ans, comme suit:
— organisations de la société civile et organisations non gouvernementales (ONG) présentes dans les secteurs de la forêt ou de l'environnement: deux (2) observateurs;
— organisations des peuples autochtones: deux (2) observateurs;
— secteur privé: deux (2) observateurs.
3. Les organisations de parties prenantes communiquent par écrit au secrétariat les noms, l'organisation et les coordonnées de leurs observateurs nommés/élus, ainsi que ceux de leurs suppléants. Les parties prenantes se partagent aussi avec le secrétariat la procédure de sélection des observateurs.
4. Les observateurs des parties prenantes peuvent soumettre au secrétariat des documents ayant trait à des points spécifiques de l'ordre du jour 7 jours calendrier au plus tard avant la date de la réunion du CCSE. Si le secrétariat confirme la pertinence et la valeur ajoutée des documents ainsi soumis, il leur appose la mention «Pour information» et les communique aux représentants des parties.
5. Les observateurs n'ont pas de droit de vote et ne jouent aucun rôle décisionnel dans les décisions et recommandations à adopter par le CCSE ou l'un de ses organes.
Article 4
Comité technique du CCSE
1. Le CCSE est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par un comité composé de représentants des parties au niveau des instances officielles (ci-après dénommé le «comité technique du CCSE»).
2. Le comité technique du CCSE (ci-après dénommé le «comité technique») prépare les réunions et les délibérations du CCSE, applique les décisions du CCSE s'il y a lieu et, de manière générale, assure la continuité du CCSE et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine tout problème que lui soumet le CCSE, ainsi que toute autre question susceptible de se poser au cours de la mise en œuvre quotidienne de l'accord.
3. Le comité technique est co-présidé par le chef de la coopération au sein de la délégation de l'Union européenne au Guyana (ou le responsable pour le Guyana) et par le commissaire chargé des forêts, ou par leurs suppléants.
4. Les représentants de l'UE auprès du comité technique sont des fonctionnaires de la délégation de l'Union européenne au Guyana et des fonctionnaires de la Commission européenne.
5. Les représentants du Guyana auprès du comité technique sont des fonctionnaires issus:
— du ministère des ressources naturelles;
— du ministère des finances;
— de la commission guyanienne des forêts (CGF);
— ou de tout autre ministère ou agence participant à la mise en œuvre de l'accord.
6. Le comité technique se réunit à intervalles réguliers et au minimum préalablement à chaque réunion du CCSE.
7. Au cas où le comité technique se réunirait indépendamment d'une réunion du CCSE, un procès-verbal commun résumant les discussions serait établi par le facilitateur et signé par les présidents. Le secrétariat communique ce procès-verbal aux présidents du CCSE.
8. Le secrétariat du CCSE fournit un soutien administratif au comité technique.
9. Le présent règlement intérieur est appliqué mutatis mutandis par le comité technique.
10. Le comité technique n'a aucun pouvoir décisionnel, mais il peut soumettre ses recommandations au CCSE.
Article 5
Sous-comités du CCSE
1. Conformément à l'article 3, paragraphe 11, de l'annexe V de l'accord, les parties peuvent mettre en place des sous-comités au sein du CCSE, le cas échéant, pour traiter des domaines spécifiques liés à la mise en œuvre de l'accord. Le CCSE détermine l'objet, la composition, la durée, les tâches et les méthodes de travail de ces sous-comités. Les parties nomment leurs représentants auprès des sous-comités et en informent le secrétariat. Tous les documents, correspondances et communications pertinents entre les points de contact de chaque sous-comité sont également transmis au secrétariat.
2. À chaque réunion régulière, le CCSE reçoit de chacun des sous-comités des rapports sur ses activités et les progrès réalisés, y compris des recommandations au CCSE pour examen et pour la prise de mesures appropriées.
3. Sauf disposition contraire du CCSE, le présent règlement intérieur est appliqué mutatis mutandis par les sous-comités.
4. Les sous-comités n'ont aucun pouvoir décisionnel, mais ils peuvent soumettre des recommandations au CCSE.
Article 6
Experts et entités chargées de la mise en œuvre
1. Les présidents peuvent inviter ponctuellement des experts à assister aux réunions du comité technique et/ou du CCSE, ainsi que des sous-comités, afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques, ces experts ne pouvant assister qu'aux parties de la réunion lors desquelles de tels sujets spécifiques sont examinés.
2. Les présidents peuvent convenir d'inviter ponctuellement des entités chargées de la mise en œuvre de l'accord (ci-après dénommées les «entités chargées de la mise en œuvre») à assister aux réunions du comité technique du CCSE et/ou aux réunions du CCSE et des sous-comités ou à des parties de ces réunions, afin de fournir des informations et des mises à jour, ainsi que pour recevoir des orientations et des conseils sur leurs activités et leur contribution à la mise en œuvre de l'accord et à la réalisation de ses objectifs.
Article 7
Secrétariat
1. Un fonctionnaire de la délégation de l'Union européenne au Guyana et un fonctionnaire de la commission guyanienne des forêts assurent conjointement le secrétariat du CCSE (ci-après dénommé le «secrétariat»). Chaque partie communique à l'autre partie le nom, la fonction/la position et les coordonnées du fonctionnaire membre du secrétariat. Ce fonctionnaire est réputé continuer à agir en qualité de membre du secrétariat pour la partie le désignant jusqu'à la date à laquelle celle-ci communique à l'autre partie le nom d'un nouveau membre.
2. Le secrétariat fournit un soutien administratif au CCSE et au comité technique, ainsi qu'à tout sous-comité institué par le CCSE.
3. Le secrétariat est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par le facilitateur visé à l'article 8.
Article 8
Facilitation
1. Le CCSE engage les services d'une personne indépendante et impartiale pour faciliter les interactions, le dialogue et les discussions entre les parties, ainsi qu'entre les parties et les parties prenantes en ce qui concerne la mise en œuvre de l'accord (ci-après dénommée le «facilitateur»).
2. Le facilitateur a notamment pour tâches:
— d'apporter son soutien pour toutes les questions liées à l'organisation des réunions du CCSE, du comité technique et des sous-comités, notamment pour ce qui est de l'ordre du jour, des invitations, de la logistique et de toute autre question soulevée par le secrétariat;
— de faciliter les discussions lors des réunions du CCSE, du comité technique et des sous-comités, de conserver une trace écrite des discussions et de fournir un projet d'aide-mémoire/de procès-verbal commun ou un résumé des discussions, le cas échéant;
— de dresser, en concertation avec les parties, la liste de l'ensemble des parties prenantes concernées et de soutenir au besoin les processus de nomination/d'élection des représentants faisant office d'observateurs des parties prenantes;
— d'aider à l'élaboration du rapport annuel sur la mise en œuvre de l'APV;
— de détecter et signaler au secrétariat tout problème relatif à la mise en œuvre du cadre commun de mise en œuvre et/ou à la mise en œuvre de l'APV dans son ensemble;
— d'apporter au besoin son aide sur des questions liées au financement et à la coordination des donateurs;
— de détecter et signaler au secrétariat tout problème relatif aux synergies avec d'autres initiatives pertinentes, y compris, mais pas exclusivement, avec le partenariat pour les forêts entre le Guyana et l'UE, et avec le mécanisme REDD+;
— de répondre à toute demande du secrétariat et/ou des présidents du CCSE, du comité technique et des sous-comités.
3. Le facilitateur exerce ses activités sous l'autorité et la supervision du secrétariat, qui se tient informé en permanence des activités du facilitateur.
Article 9
Documents
Lorsque les délibérations du CCSE et/ou du comité technique se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétariat en tant que documents du CCSE, et sont mentionnés dans l'aide-mémoire et/ou le procès-verbal commun.
Article 10
Correspondance
1. Les représentants des parties chargés des communications officielles relatives à la mise en œuvre de l'accord sont le chef de la délégation de l'Union européenne au Guyana (ou le responsable pour le Guyana) et le ministre responsable des finances (pour le Guyana), comme énoncé à l'article 22, paragraphe 1, de l'accord.
2. Toute correspondance avec le CCSE est adressée au secrétariat. Le secrétariat informe sur la manière de procéder pour formuler des observations, par exemple par correspondance écrite, courriel, etc.
3. Le secrétariat fait en sorte que la correspondance adressée au CCSE soit transmise aux présidents et, s'il y a lieu, communiquée aux représentants des parties sous la forme de documents tels que visés à l'article 9; la correspondance émanant de l'un ou l'autre des présidents est envoyée aux destinataires par le secrétariat et est numérotée et communiquée, s'il y a lieu, à l'autre partie.
4. Chaque partie envoie au secrétariat tous les documents utiles au plus tard 14 jours calendrier avant la réunion suivante du CCSE.
Article 11
Réunions
1. Le CCSE se réunit au moins deux fois par an, comme prévu à l'article 20, paragraphe 4, de l'accord, ou à la demande de l'une ou l'autre des parties.
2. À titre exceptionnel et avec l'accord des parties, les réunions du CCSE, du comité technique et des sous-comités peuvent se tenir virtuellement/par vidéoconférence.
3. Chaque réunion du CCSE est convoquée par le secrétariat à la date et au lieu convenus par les parties. La convocation à la réunion est adressée par le secrétariat aux représentants des parties au plus tard 28 jours calendrier avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
4. Les parties informent le secrétariat du CCSE de la composition prévue des délégations assistant à la réunion au plus tard 14 jours calendrier avant le début de la réunion.
Article 12
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétariat établit, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire sur la base des propositions formulées par les parties. Celui-ci est transmis aux présidents, avec les documents pertinents, au plus tard 21 jours calendrier avant le début de la réunion.
2. Les ajouts ou modifications à l'ordre du jour provisoire doivent parvenir au secrétariat au plus tard 14 jours calendrier avant le début de la réunion, pour autant que toutes les pièces justificatives pertinentes soient également parvenues au secrétariat, de même que la demande d'ajouts ou de modifications.
3. L'ordre du jour est adopté par le CCSE au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties en conviennent.
4. Le secrétariat peut, avec l'accord des présidents, réduire les délais visés aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.
Article 13
Aide-mémoire
1. Le facilitateur établit un projet de procès-verbal de chaque réunion.
2. Le procès-verbal, en règle générale, résume chaque point de l'ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) les documents transmis au CCSE;
b) toute déclaration que les présidents ont accepté de faire inscrire;
c) les conclusions relatives à des points spécifiques de l'ordre du jour. Les conclusions rendent compte des résultats de la discussion sur un sujet spécifique. Elles peuvent ou non être liées à des recommandations;
d) les recommandations adoptées conformément à l'article 14 et
e) les décisions adoptées conformément à l'article 14.
3. Le procès-verbal comprend aussi la liste des personnes ayant participé à la réunion.
4. Il est approuvé et signé par les présidents à la fin de la réunion («aide-mémoire»). Le secrétariat communique aux parties une copie originale de ces documents authentiques.
5. Un comité technique du CCSE se réunissant indépendamment d'une réunion du CCSE publie son propre procès-verbal résumant les discussions ayant porté sur chaque point inscrit à l'ordre du jour. Ces discussions seront intégrées aux réunions du CCSE correspondantes.
L'aide-mémoire est rendu public.
Article 14
Décisions et recommandations
1. Le CCSE peut adopter des décisions et/ou des recommandations dans tous les domaines où l'accord le prévoit. Comme le prévoit l'article 20, paragraphe 2, de l'accord, les décisions et recommandations sont adoptées par consensus.
2. Les décisions et/ou les recommandations sont contraignantes pour les parties et entrent en vigueur après accomplissement des procédures internes respectives des parties.
3. Entre les réunions, le CCSE peut, si les parties en conviennent, adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les parties. Les présidents sont habilités à échanger ce type de notes et à confirmer l'accord sur toute décision, le cas échéant. La procédure écrite est assortie d'un délai de 21 jours calendrier maximum au cours duquel l'autre partie doit faire connaître les éventuelles réserves qu'elle souhaite émettre ou modifications qu'elle désire apporter.
Dans un délai de 21 jours après réception de la procédure écrite, une partie peut demander par écrit à l'autre partie que la proposition soit examinée à l'occasion de la prochaine réunion du CCSE. Une telle demande suspend automatiquement la procédure écrite.
Une proposition pour laquelle aucune réserve n'a été émise dans le délai imparti pour une procédure écrite est réputée adoptée par le CCSE.
Les propositions adoptées sont enregistrées dans l'aide-mémoire de la prochaine réunion du CCSE.
4. Les décisions ou recommandations portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.
5. Les décisions et les recommandations adoptées par le CCSE sont authentifiées par une copie faisant foi, signée par les présidents du CCSE, destinée à chaque partie.
Article 15
Régime linguistique
1. La langue de travail du CCSE est l'anglais.
2. Sauf décision contraire, le CCSE délibère sur la base de documents et propositions établis en anglais.
Article 16
Publicité et confidentialité
1. Sauf décision contraire, les réunions du CCSE ne sont pas publiques.
2. Lorsqu'une partie communique au CCSE, au comité technique et aux sous-comités des renseignements qui sont considérés comme étant confidentiels en vertu de sa législation et de sa réglementation, les parties les traitent comme tels.
3. Les parties peuvent chacune décider de la publication, dans leur Journal officiel respectif, des décisions et recommandations du CCSE.
Article 17
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du CCSE, du comité technique et des sous-comités, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de déplacement et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les parties s'efforcent de répartir de manière équitable les coûts correspondant à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents. Des discussions ad hoc entre les parties seront organisées à cet égard.
Article 18
Missions sur le terrain
Si l'une des parties demande la réalisation d'une mission sur le terrain, les deux parties s'entendent sur le mandat et le calendrier de la mission.
Article 19
Médiation
1. À tout moment, une partie peut demander par écrit que les parties engagent une procédure de médiation. La demande doit être suffisamment détaillée pour présenter clairement le problème qui se pose et les préoccupations de la partie requérante. Lorsqu'une partie demande une médiation en application du paragraphe 1, l'autre partie examine la demande et y répond par écrit dans un délai de sept jours calendrier suivant la réception de la demande. À défaut, la demande de médiation est considérée comme rejetée.
2. Lorsque les parties conviennent de recourir à la médiation conformément à l'article 25, paragraphe 4, de l'accord, elles sélectionnent conjointement un médiateur au début de la procédure de médiation et au plus tard 14 jours calendrier après la réception de la réponse à la demande de médiation. À défaut, les parties peuvent demander conjointement au secrétaire général de la Cour permanente d'arbitrage de nommer un médiateur sous 7 jours.
3. Le médiateur n'est pas un ressortissant de l'une des parties, à moins que celles-ci n'en conviennent autrement. En faisant preuve d'indépendance et d'impartialité, le médiateur aide les parties dans leur tentative de régler à l'amiable leur différend. Le médiateur sera guidé par des principes d'objectivité, d'équité et de justice, tout en prenant notamment en considération les droits et obligations des parties et les circonstances entourant le différend, y compris les pratiques antérieures entre les parties. Le médiateur peut conduire la procédure de médiation comme bon lui semble, en tenant compte des circonstances de l'espèce, des souhaits que peuvent exprimer les parties, dont toute demande d'une partie visant à faire entendre des déclarations orales au médiateur, et de tout besoin spécial d'un règlement rapide du différend.
4. Le médiateur peut organiser des réunions entre les parties, les consulter conjointement ou individuellement, demander l'aide d'experts compétents et de parties prenantes ou les consulter, et fournir toute aide supplémentaire demandée par les parties.
5. Le médiateur est tenu de présenter ses conclusions aux parties dans un délai de 45 jours calendrier suivant sa nomination. Les parties peuvent accéder à une demande de délai supplémentaire, pour autant que des raisons valables soient avancées.
6. Sur la base des conclusions rendues par le médiateur, les parties s'efforcent de parvenir à une solution mutuellement satisfaisante dans les 30 jours calendrier suivant la notification des conclusions du médiateur. Dans l'attente d'un accord définitif, les parties peuvent envisager d'éventuelles solutions provisoires.
7. La solution peut être adoptée par le CCSE. Les parties peuvent décider d'appliquer la procédure écrite prévue à l'article 15, paragraphe 3, de l'annexe actuelle au lieu de convoquer une réunion du CCSE. Les solutions mutuellement satisfaisantes sont rendues publiques, à moins que les parties n'en décident autrement. Toutefois, la version communiquée au public ne peut contenir des renseignements qualifiés de confidentiels par l'une des parties.
8. Le médiateur remet, par écrit, aux parties un projet de rapport factuel, fournissant un résumé du problème qui se pose et de toute solution mutuellement satisfaisante qui en constitue l'issue finale, y compris de possibles solutions provisoires. Le médiateur accorde aux parties un délai de 15 jours pour commenter le projet de rapport. Après avoir examiné les observations des parties soumises dans le délai imparti, le médiateur présente aux parties, par écrit, un rapport factuel final dans les 15 jours qui suivent. Le rapport factuel ne peut contenir aucune interprétation de l'accord.
9. La procédure prend fin, selon le cas:
a) à la date d'adoption d'une solution mutuellement satisfaisante convenue entre les parties;
b) à la date de la déclaration écrite du médiateur, après consultation des parties, indiquant que toute poursuite de la médiation serait inutile;
c) à la date de la déclaration écrite d'une partie, après l'étude de solutions mutuellement satisfaisantes dans le cadre de la procédure de médiation et après examen des conclusions du médiateur. Une telle déclaration ne peut pas être présentée avant l'expiration du délai prescrit au paragraphe 7; ou
d) à la date d'un accord conclu à n'importe quelle étape de la procédure par accord mutuel des parties.
10. Lorsque les parties sont convenues d'une solution mutuellement satisfaisante, chaque partie prend les mesures nécessaires pour la mettre en œuvre dans le délai imparti. La partie qui met en œuvre la solution mutuellement satisfaisante informe l'autre partie par écrit de toute démarche effectuée ou de toute mesure prise pour la mettre en œuvre, et ce dans le délai imparti.
11. Les parties s'efforcent de répartir de manière équitable les coûts correspondant à la procédure de médiation. Des discussions ad hoc entre les parties seront organisées à cet égard.
Article 20
Modification des annexes
1. Si l'une des parties souhaite modifier les dispositions des annexes de l'accord, elle en informe le CCSE et présente sa proposition à cette fin.
2. Le CCSE peut demander au comité technique du CCSE d'examiner la proposition, ainsi que de donner son avis et de faire des suggestions. Le CCSE peut créer un sous-comité chargé d'aider le comité technique du CCSE à mener à bien cette tâche.
3. Le CCSE peut, sur proposition d'une partie et en tenant compte des avis et suggestions du comité technique du CCSE, adopter une décision modifiant les annexes, conformément à l'article 27, paragraphe 3, de l'accord et à l'article 14 du présent règlement intérieur.
Article 21
Modification du règlement intérieur
Le CCSE peut adopter des décisions modifiant le présent règlement intérieur, conformément à l'article 14 dudit règlement intérieur.