1. La Commission met en œuvre des garanties afin de prévenir l’utilisation abusive des données à caractère personnel pour lesquelles des limitations ou des exceptions s’appliquent ou pourraient s’appliquer, ainsi que l’accès illicite à ces données ou leur transfert illicite. Ces garanties incluent notamment les mesures techniques et organisationnelles suivantes:
a) une définition claire des rôles, des responsabilités, des étapes procédurales et des droits d’accès;
b) un environnement électronique sécurisé qui empêche l’accès illicite ou accidentel à des données électroniques par des personnes non autorisées ou le transfert illicite ou accidentel desdites données à ces personnes;
c) un stockage et un traitement sécurisés des documents papier, limités à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre la finalité du traitement;
d) un suivi approprié des limitations et un réexamen périodique de leur application. Ce réexamen est effectué au moins tous les six mois et lors de la clôture du dossier.
2. Les données à caractère personnel sont conservées conformément aux règles de conservation applicables de la Commission, qui sont définies dans les registres des activités de traitement tenus en vertu de l’article 31 du règlement (UE) 2018/1725. À la fin de la durée de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées, rendues anonymes ou archivées conformément à l’article 13 du règlement (UE) 2018/1725.