Article premier
Rôle du conseil APE
Le conseil APE institué par l'article 104 de l'accord de partenariat économique entre l'Union européenne, d'une part, et la République du Kenya, membre de la Communauté de l'Afrique de l'Est, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), est chargé de toutes les questions visées audit article.
Article 2
Composition et présidence
1. Le conseil APE est composé de représentants de l'Union européenne et de la République du Kenya à l'échelon ministériel, ou de personnes désignées par ceux-ci.
2. Le conseil APE est coprésidé par le membre de la Commission européenne chargé du commerce, pour l'Union européenne, et par le secrétaire du cabinet compétent chargé du commerce international, pour la République du Kenya (ci-après dénommés «coprésidents»).
Article 3
Secrétariat
1. Des fonctionnaires des services compétents en matière de commerce international de chaque partie assurent conjointement le secrétariat du conseil APE (ci-après dénommé «secrétariat»).
2. Chaque partie notifie à l'autre partie le nom, la fonction et les coordonnées du fonctionnaire qu'elle désigne comme membre du secrétariat du conseil APE (ci-après dénommé «secrétaire»). Ce fonctionnaire est réputé continuer à agir en qualité de secrétaire pour la partie le désignant jusqu'à la date à laquelle celle-ci notifie à l'autre partie la nomination d'un nouveau secrétaire.
Article 4
Réunions
1. Conformément à l'article 104, paragraphe 5 de l'accord, le conseil APE se réunit à des intervalles réguliers ne dépassant pas deux ans et tient des réunions extraordinaires dès que les circonstances l'exigent, avec l'accord des parties.
2. Les réunions se tiennent à une date et à une heure convenues, alternativement à Bruxelles et à Nairobi, sauf si les coprésidents en conviennent autrement.
3. Les réunions sont convoquées par le coprésident de la partie qui organise la réunion.
4. Les membres du conseil peuvent se réunir en présentiel, par vidéoconférence ou par tout autre moyen convenu par les parties.
Article 5
Délégations
Les secrétaires de chaque partie s'informent mutuellement, dans un délai raisonnable avant la tenue d'une réunion, de la composition prévue des délégations respectives de l'Union européenne et de la République du Kenya. Les listes mentionnent le nom et la fonction de chaque membre de la délégation.
Article 6
Ordre du jour des réunions
1. Au moins vingt et un jours avant la tenue d'une réunion, le secrétaire de la partie qui organise la réunion envoie à l'autre partie une proposition d'ordre du jour provisoire, assortie d'un délai lui permettant de présenter des observations. Au moins quatorze jours avant la tenue de la réunion, le secrétariat établit l'ordre du jour provisoire en tenant compte des observations présentées.
2. L'ordre du jour est adopté par le conseil APE au début de chaque réunion. Des points ne figurant pas à l'ordre du jour provisoire peuvent être inscrits à l'ordre du jour d'un commun accord.
Article 7
Invitation d'experts
Les coprésidents peuvent, d'un commun accord, inviter des experts (à savoir des agents non gouvernementaux) à assister aux réunions du conseil APE afin d'obtenir de leur part des informations sur des sujets spécifiques, uniquement pour les parties de la réunion où de tels sujets spécifiques sont examinés.
Article 8
Procès-verbal
1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le secrétaire de la partie qui organise la réunion, dans un délai de quinze jours à compter de la fin de la réunion, sauf décision contraire des coprésidents. Le projet de procès-verbal est transmis pour observations au secrétaire de l'autre partie.
2. En règle générale, le procès-verbal résume chaque point de l'ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) tous les documents soumis au conseil APE;
b) toute déclaration dont l'un des coprésidents a demandé qu'elle soit portée au procès-verbal; et
c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.
3. Le procès-verbal comprend une liste de toutes les décisions du conseil APE qui ont été prises par procédure écrite en vertu de l'article 9, paragraphe 2, depuis la dernière réunion du conseil APE.
4. Une annexe au procès-verbal comprend une liste indiquant le nom, le titre et la fonction de toutes les personnes qui ont assisté à la réunion du conseil APE.
5. Le secrétariat modifie le projet de procès-verbal sur la base des observations reçues, et ce projet, tel qu'il a été révisé, est approuvé par les parties dans un délai de trente jours à compter de la date de la réunion ou dans tout autre délai convenu par les coprésidents. Une fois le procès-verbal approuvé, deux exemplaires originaux de celui-ci sont établis par le secrétariat et chacune des parties reçoit un exemplaire original.
Article 9
Décisions et recommandations
1. Le conseil APE peut adopter des décisions et des recommandations dans tous les domaines où l'accord le prévoit. Le conseil APE adopte ses décisions et recommandations d'un commun accord, comme le prévoit l'article 105, paragraphe 1, de l'accord.
2. Entre les réunions, le conseil APE peut adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite.
3. Le texte d'un projet de décision ou de recommandation est présenté par écrit par un coprésident à l'autre coprésident dans la langue de travail du conseil APE par la voie diplomatique. L'autre partie dispose d'un délai d'un mois, ou de tout autre délai plus long fixé par la partie dont émane la proposition, pour marquer son accord sur le projet de décision ou de recommandation. Si l'autre partie n'exprime pas son accord, la proposition de décision ou de recommandation fait l'objet de discussions et peut être adoptée lors de la réunion suivante du conseil APE. Les projets de décision ou de recommandation sont réputés adoptés dès que l'autre partie exprime son accord et sont consignés dans le procès-verbal de la réunion du conseil APE, en vertu de l'article 8, paragraphe 3.
4. Lorsque le conseil APE est habilité, au titre de l'accord, à adopter des décisions ou des recommandations, ces actes sont intitulés respectivement «décision» ou «recommandation». Le secrétariat attribue à chaque décision ou recommandation un numéro d'ordre progressif, mentionne sa date d'adoption et décrit son objet. Chaque décision ou recommandation précise la date de son entrée en vigueur.
5. Les décisions et recommandations adoptées par le conseil APE sont établies en deux exemplaires et authentifiées par les coprésidents, et un exemplaire est transmis à chacune des parties.
Article 10
Transparence
1. Les parties peuvent décider de se réunir en public.
2. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif ou en ligne, des décisions et recommandations du conseil APE.
3. Tous les documents présentés par une partie devraient être considérés comme confidentiels, à moins que cette partie n'en décide autrement.
4. L'ordre du jour provisoire des réunions est rendu public avant la tenue de celle-ci. Les procès-verbaux des réunions sont rendus publics après avoir été approuvés conformément à l'article 8.
5. La publication des documents mentionnés aux paragraphes 2 à 4 est effectuée en conformité avec les règles applicables de chaque partie en matière de protection des données.
Article 11
Langues
1. La langue de travail du conseil APE est l'anglais.
2. Le conseil APE adopte les décisions relatives à la modification de l'accord dans les langues des textes de l'accord faisant foi. Toutes les autres décisions du conseil APE, y compris la décision par laquelle est adopté le présent règlement intérieur, ainsi que toute modification ultérieure adoptée conformément à l'article 13, sont adoptées dans la langue de travail visée au paragraphe 1 du présent article.
3. Chaque partie est responsable de la traduction des décisions et autres documents dans sa ou ses propres langues officielles, s'il y a lieu, et prend en charge les dépenses liées à ces traductions.
Article 12
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil APE, notamment en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour, les frais liés aux vidéoconférences ou téléconférences, les frais postaux et les frais de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
3. Les dépenses relatives à la fourniture des services d'interprétation à partir de la langue de travail du conseil APE et vers cette langue, lors des réunions, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Article 13
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié par écrit par une décision du conseil APE, conformément à l'article 9.