1. Une demande de recommandation peut être présentée à l’instance par tout ordonnateur de la Commission, d’une autre institution, d’un office européen mis en place par la Commission, d’une agence exécutive ou de tout autre organe ou organisme européen.
2. Les demandes de recommandations sont adressées au secrétariat permanent via ARES dans la mesure du possible et, à défaut, sont envoyées par courrier électronique sous une forme confidentielle. Les demandes de recommandations respectent un niveau de confidentialité approprié, et un marquage de sécurité approprié est utilisé pour tous les documents. Lorsque des documents proviennent d’une enquête de l’OLAF ou se rapportent à une telle enquête, l’ordonnateur applique les marquages nécessaires relatifs aux enquêtes de l’OLAF.
Lorsqu’une demande de recommandation émane d’un ordonnateur qui n’appartient pas à la Commission, le secrétariat permanent et cet ordonnateur prennent les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des informations échangées concernant le dossier en question.
3. Les demandes de recommandations contiennent les informations spécifiées à l’article 144, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509. Elles contiennent également toute autre information utile visée à l’article 138, paragraphe 3, dudit règlement, y compris, le cas échéant, les rapports de l’OLAF et les informations transmises par le Parquet européen. Elles comportent une fiche de renseignements dûment complétée.
4. Lorsqu’une demande de recommandation contient des rapports ou d’autres informations transmis par l’OLAF ou le Parquet européen, l’ordonnateur consulte l’OLAF ou le Parquet européen, selon le cas, afin d’identifier les informations qui ne peuvent pas être divulguées aux personnes ou aux entités qui font l’objet d’une demande de recommandation et expurge de manière appropriée ces rapports ou informations avant de les transmettre à l’instance.