1. Les personnes ou entités qui font l’objet d’une demande de recommandation ont le droit de présenter des observations, sauf circonstances exceptionnelles dans lesquelles il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité d’une enquête ou d’une procédure judiciaire nationale qui imposeraient que ce droit soit reporté jusqu’à ce que ces raisons légitimes cessent d’exister, comme le prévoit l’article 145, paragraphe 5, seconde phrase, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.
2. Lors de l’adoption de ses recommandations, l’instance ne prend en considération que les faits, les constatations et les qualifications juridiques préliminaires de la conduite concernant lesquels la personne ou l’entité faisant l’objet de la demande de recommandation a été en mesure de présenter des observations, sauf dans les cas où l’article 145, paragraphe 5, seconde phrase, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509 s’applique.
3. Avant d’adopter une recommandation, le président, agissant sur les instructions de l’instance conformément à l’article 17, paragraphe 1, envoie à la personne ou à l’entité faisant l’objet de la demande de recommandation une lettre exposant les faits et constatations examinés par l’instance ainsi que la qualification juridique préliminaire de la conduite («lettre contradictoire»), sous réserve des dispositions de l’article 145, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509. En principe, cette lettre est envoyée par courrier électronique.
4. Le destinataire d’une lettre contradictoire présente ses éventuelles observations sur cette lettre, ainsi que les éventuelles annexes ou pièces jointes à ces observations, par écrit sous la forme de fichiers électroniques qui peuvent être ouverts à l’aide d’un logiciel bureautique couramment disponible. Les observations sont transmises au secrétariat permanent à l’adresse électronique indiquée dans la lettre.
5. La longueur des observations, hors annexes, ne dépasse pas le nombre de pages de la lettre contradictoire, hors annexes, sauf dans des cas dûment justifiés portant sur des questions juridiques ou factuelles complexes.
6. En règle générale, les destinataires des lettres contradictoires disposent d’un délai de quinze jours ouvrables pour présenter leurs observations sur la lettre contradictoire. Cette période commence à courir conformément aux règles énoncées à l’article 146 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.
7. Lorsque le destinataire d’une lettre contradictoire présente une demande motivée de prorogation du délai de présentation de ses observations sur la lettre contradictoire en invoquant des circonstances exceptionnelles, l’instance peut proroger le délai, au maximum, de la moitié du délai initialement accordé.
8. Lorsqu’une personne ou une entité faisant l’objet d’une demande de recommandation n’a pas présenté d’observations sur la lettre contradictoire dans le délai applicable, malgré la notification de la lettre contradictoire conformément à l’article 146 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, l’instance peut en déduire que cette personne ou entité ne conteste pas les faits ou les qualifications juridiques préliminaires exposés dans ladite lettre contradictoire.