1. Les observateurs peuvent participer aux délibérations de l’instance sans droit de vote.
2. Le membre désigné du service juridique de la Commission a, de droit, la qualité d’observateur pour chaque dossier soumis à l’instance et présente des observations d’initiative ou à la demande du président. À cette fin, le membre désigné assiste à toutes les délibérations de l’instance. L’instance informe le service juridique de toutes les procédures écrites en temps utile avant leur adoption.
3. Dans les cas où la demande de l’ordonnateur saisissant se fonde, en tout ou en partie, sur des informations transmises par l’OLAF, un ou plusieurs représentants de l’OLAF, y compris, dans la mesure du possible, les enquêteurs chargés du cas, assistent aux réunions de l’instance en qualité d’observateurs et participent aux procédures orales et écrites qui en découlent. L’OLAF présente des observations à la demande du président.
4. Dans les cas où la demande de l’ordonnateur saisissant se fonde, en tout ou en partie, sur des informations transmises par le Parquet européen, un ou plusieurs représentants du Parquet européen, y compris, dans la mesure du possible, les enquêteurs chargés du dossier en question, assistent aux réunions de l’instance en qualité d’observateurs et participent aux procédures orales et écrites qui en découlent, conformément aux dispositions de l’article 103 du règlement (UE) 2017/1939 du Conseil.
5. Lorsque cela se justifie dans un cas spécifique, le président peut inviter l’OLAF à fournir des informations ou des avis. Le président peut aussi inviter le Parquet européen à fournir des informations ou des avis conformément aux dispositions de l’article 103 du règlement (UE) 2017/1939.
6. Les ordonnateurs (autres que l’ordonnateur saisissant) qui sont concernés par un dossier dont est saisie l’instance peuvent demander au président de leur accorder la qualité d’observateur. Ces ordonnateurs peuvent assister aux délibérations de l’instance et présentent des observations orales et écrites à la demande du président. L’instance informe ces ordonnateurs des procédures écrites pertinentes.
7. Le président, après consultation des représentants permanents de la Commission, peut inviter d’autres observateurs à assister aux délibérations de l’instance et peut les appeler à présenter des observations orales ou écrites.