Les présentes lignes directrices opérationnelles pour le forum de la société civile (ci-après dénommées «lignes directrices») fixent le cadre de fonctionnement du forum de la société civile institué en vertu de l'article 24.7 de l'accord de libre-échange UE-NZ (ci-après dénommé «ALE»).
1. Participants
Chaque partie appliquera ses propres règles et pratiques d'enregistrement des participants au forum de la société civile de manière à promouvoir une représentation équilibrée des organisations de la société civile établies sur son territoire.
Les participants seront en mesure d'assister à la réunion du forum de la société civile en présentiel ou par des moyens virtuels. Les parties peuvent décider conjointement de tenir la réunion de manière entièrement virtuelle.
2. Fréquence et organisation des réunions
La partie où se tiendra la réunion annuelle du comité «Commerce» sera responsable de l'organisation et de l'accueil du forum de la société civile.
Des fonctionnaires de la partie hôte assureront le secrétariat et la partie hôte supportera les dépenses liées à l'organisation, y compris les locaux et la facilitation de la réunion. La partie hôte ne sera pas responsable de la prise en charge des frais des participants. Lorsque le forum de la société civile se tiendra en présentiel, la partie hôte sera chargée de faciliter une participation virtuelle s'il y a lieu.
Si possible, le forum de la société civile se tiendra à une heure permettant aux participants tant de la Nouvelle-Zélande que de l'Union européenne d'y assister.
3. Ordre du jour et résumés
Chaque partie s'efforcera de consulter son propre groupe consultatif interne sur les points susceptibles d'être inscrits à l'ordre du jour avant que les parties n'arrêtent le projet d'ordre du jour.
L'ordre du jour devrait prévoir une présentation actualisée de la mise en œuvre de l'ALE ainsi qu'une discussion ouverte sur les sujets soulevés par les participants.
La partie accueillant le forum de la société civile préparera un projet d'ordre du jour. Une fois qu'elles auront arrêté l'ordre du jour, les parties s'efforceront de le publier au moins quinze jours avant la date de réunion du forum de la société civile.
La partie hôte, en consultation avec l'autre partie, rédigera un résumé de la discussion menée au sein du forum de la société civile dans les trente jours qui suivent la date de réunion du forum de la société civile. Le résumé sera mis à la disposition du public.
Les parties réexamineront périodiquement les lignes directrices en amont de la convocation du comité «Commerce» et peuvent décider de modifier les lignes directrices moyennant un accord trouvé au sein du comité «Commerce».