1. Chaque membre du collège désigne un participant, qu’il estime être le plus approprié compte tenu des thèmes abordés et des objectifs poursuivis, pour prendre part aux réunions ou aux activités du collège et pour représenter ce membre à ces réunions. Chaque membre du collège peut désigner un suppléant, à l’exception de l’ABE, qui désigne un représentant et peut demander à d’autres participants de prendre part, sans droit de vote, aux réunions ou aux activités du collège.
2. Lorsqu’une autorité compétente a le droit d’être membre du collège dans au moins deux des cas énumérés à l’article 119, paragraphe 2, points c) à h), j) et l), du règlement (UE) 2023/1114, ou lorsque plusieurs autorités du même pays tiers ont le droit d’être membres du collège en vertu de l’article 119, paragraphe 2, point m), dudit règlement, ces autorités peuvent désigner un participant supplémentaire pour prendre part, sans droit de vote, aux réunions ou aux activités du collège, ainsi qu’un suppléant pour ce participant.
3. Lorsqu’il y a plusieurs membres du collège par État membre, ceux-ci indiquent à la présidence du collège lequel d’entre eux sera le membre votant.
4. En fonction de l’ordre du jour, ou d’un point particulier de celui-ci, ainsi que des thèmes et objectifs d’une réunion ou d’une activité du collège, la présidence du collège peut inviter d’autres autorités qui n’en sont pas membres à participer à cette réunion ou activité. La présidence du collège décide des informations qui présentent un intérêt pour ces autorités et associe ces dernières en conséquence à la réunion ou à l’activité du collège. Ces autorités ne disposent pas du droit de vote. La présidence du collège en informe en conséquence, sans tarder, tous les membres du collège.
5. Pour l’adoption d’un avis du collège ou d’une recommandation figurant dans un avis du collège conformément à l’article 120, paragraphes 1 et 2, du règlement (UE) 2023/1114, un quorum de la moitié des membres votants du collège est requis. Si ce quorum n’est pas atteint, la présidence du collège peut convoquer une réunion extraordinaire au cours de laquelle des décisions peuvent être prises sans quorum.
6. La majorité indiquée à l’article 120, paragraphe 3, du règlement (UE) 2023/1114 consiste en une majorité simple des membres du collège qui disposent d’un droit de vote lors d’une réunion de ce collège. La majorité simple est également réputée atteinte lorsque les membres disposant d’un droit de vote sont plus nombreux à se prononcer en faveur d’une proposition que contre celle-ci. Les abstentions ne sont comptabilisées ni comme des votes pour ni comme des votes contre, et ne sont pas prises en considération dans le calcul du nombre de suffrages exprimés.