1. La présidence du collège détermine la fréquence des réunions du collège en tenant compte des tâches de ce dernier énoncées à l’article 120 du règlement (UE) 2023/1114 et des éventuelles demandes des membres du collège.
2. La présidence du collège convoque au moins une réunion du collège par an. Elle décide si une réunion est convoquée en présentiel ou en format virtuel, en fonction des objectifs qu’elle fixe pour cette réunion.
3. Les membres du collège peuvent demander à la présidence du collège d’organiser une réunion du collège. La présidence du collège motive tout rejet d’une telle demande.
4. La présidence du collège envoie la proposition d’ordre du jour de la réunion du collège à tous les membres de ce collège et invite ces derniers à proposer l’inscription de points supplémentaires à l’ordre du jour. Elle tient compte de toutes propositions en ce sens formulées par les membres et explique, si cela lui est demandé, la raison pour laquelle elle ne les intègre pas à l’ordre du jour.
5. Les membres du collège associés à une réunion ou activité particulière du collège échangent les documents et les contributions aux documents de travail suffisamment à l’avance pour permettre à tous les participants à cette réunion ou activité de contribuer activement aux discussions en question.