1. Les collèges d’autorités de surveillance se réunissent au moins une fois par an. Cependant, l’autorité de surveillance sur base consolidée, avec l’accord de tous les membres du collège d’autorités de surveillance et en ayant pris en considération les spécificités du groupe, peut fixer une fréquence de réunion différente.
2. L’autorité de surveillance sur base consolidée fixe les objectifs des réunions du collège d’autorités de surveillance. L’autorité de surveillance sur base consolidée veille à ce que ces objectifs transparaissent dans l’ordre du jour des réunions.
3. L’autorité de surveillance sur base consolidée décide du format de la réunion, physique ou virtuel, sur la base des objectifs de celle-ci.
4. L’autorité de surveillance sur base consolidée envoie le projet d’ordre du jour de la réunion à tous les membres du collège d’autorités de surveillance, à l’autorité de résolution au niveau du groupe et aux observateurs du collège d’autorités de surveillance qu’elle a l’intention d’inviter conformément à l’article 6, paragraphe 1, du règlement délégué (UE) 2025/791 et les invite à proposer des points à ajouter à l’ordre du jour.
L’autorité de surveillance sur base consolidée tient compte de toute proposition de points à ajouter à l’ordre du jour émise par les membres et les observateurs visés au premier alinéa et explique, si cela lui est demandé, la raison pour laquelle ces propositions n’ont pas été intégrées.
5. L’autorité de surveillance sur base consolidée et les membres et observateurs du collège d’autorités de surveillance associés à une activité ou réunion particulière échangent les documents et les contributions aux documents de travail suffisamment à l’avance pour permettre à tous les participants à la réunion ou à l’activité de contribuer activement aux discussions.