Note 1: Le dossier d’établissement porte sur les activités pharmaceutiques réalisées sur un site spécifique. Si une partie seulement d’un processus de fabrication est effectuée sur un site, le dossier d’établissement ne doit concerner que ces opérations (par exemple, analyse, conditionnement).
Note 2: Le dossier d’établissement contient les informations nécessaires mais, dans la mesure du possible, ne dépasse pas 25 à 30 pages, plus les appendices. Le document doit être lisible lorsqu’il est imprimé sur des feuilles A4.
Note 3: Le dossier d’établissement est tenu à jour et représentatif des activités en cours. Le dossier d’établissement comporte un numéro d’édition, la date à laquelle il prend effet et la date à laquelle il doit être réexaminé. Chaque appendice peut avoir une date d’entrée en vigueur individuelle et être soumis à une date de réexamen spécifique.
1. INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR LE FABRICANT
1. 1. Coordonnées du fabricant
— Nom et adresse officielle du fabricant.
— Nom et adresse du site, des bâtiments et des unités de production situés sur le site.
— Coordonnées du fabricant, y compris le numéro de téléphone du personnel à contacter en cas de défauts ou de rappels du produit (ce numéro doit toujours être opérationnel, y compris en dehors des heures de bureau).
— Numéro d’identification du site, à l’aide d’un système de géolocalisation tel que Galileo ou GPS. En outre, le service de gestion de l’organisation (OMS) est obligatoire pour les soumissions dans l’EEE.
1. 2. Activités de fabrication pharmaceutique autorisées sur le site
— Une copie d’une autorisation de fabrication en cours de validité délivrée par l’autorité compétente concernée est fournie à l’appendice 1. Une référence à la base de données EudraGMDP peut également être fournie (le cas échéant). Dans les cas où l’autorité compétente concernée n’a pas délivré d’autorisation de fabrication, cela doit être expliqué.
— Une brève description de la fabrication, du contrôle, du stockage, de l’importation, de l’exportation, du transport ou d’autres activités autorisées par l’autorité ou les autorités compétentes concernées, y compris les autorités étrangères, avec référence, respectivement, aux formes/activités pharmaceutiques autorisées, lorsqu’elles ne sont pas couvertes par l’autorisation de fabrication.
— Une liste indiquant le type de produits actuellement fabriqués sur le site est jointe à l’appendice 2, lorsqu’il n’est pas couvert par l’appendice 1 ou par une entrée de la base de données EudraGMDP.
— Une liste des inspections du site au titre des BPF au cours des cinq dernières années, y compris les dates et le nom/pays de l’autorité compétente ayant effectué l’inspection.
— Une copie du certificat BPF en vigueur ou, à défaut, une référence à la base de données EudraGMDP est jointe à l’appendice 3.
1. 3. Autres activités de fabrication exercées sur le site
— Description des activités non pharmaceutiques sur le site, le cas échéant.
2. SYSTÈME DE GESTION DE LA QUALITÉ DU FABRICANT
2. 1. Le système de gestion de la qualité du fabricant
— Une brève description des systèmes de gestion de la qualité gérés par l’entreprise et une référence aux normes utilisées.
— Les responsabilités liées à la maintenance du système qualité, y compris pour l’encadrement supérieur.
— Des informations sur les activités pour lesquelles le site est accrédité et certifié, y compris les dates et le contenu des accréditations et les noms des organismes d’accréditation.
2. 2. Procédure de libération des produits finis
— Une description détaillée des exigences en matière de qualification (formation et expérience professionnelle) de la ou des personnes autorisées/qualifiées responsables de la certification des lots et des procédures de libération.
— Une description générale de la procédure de certification et de libération des lots.
— Une brève description du processus de libération des lots, y compris les tâches spécifiques de la personne autorisée/qualifiée et les dispositions visant à garantir le respect de l’autorisation de mise sur le marché (le cas échéant).
— Les dispositions prises entre les personnes autorisées/qualifiées lorsque plusieurs personnes autorisées/qualifiées sont concernées.
— Une mention indiquant si la stratégie de contrôle utilise la technologie d’analyse des processus (PAT), la libération en temps réel ou la libération paramétrique.
2. 3. Gestion des fournisseurs et des contractants
— Un bref résumé de la chaîne d’approvisionnement et du programme d’audit externe.
— Une brève description du système de qualification des contractants, des fabricants de principes pharmaceutiques actifs et d’autres fournisseurs de matières critiques.
— Les mesures visant à garantir que les produits fabriqués sont conformes aux lignes directrices concernant les EST (encéphalopathie spongiforme transmissible), le cas échéant.
— Les mesures visant à remédier aux cas où des produits contrefaits/falsifiés, des produits vrac (c’est-à-dire des comprimés non conditionnés), des principes pharmaceutiques actifs ou des excipients sont suspectés ou détectés.
— Le recours à une assistance externe scientifique, analytique ou technique en rapport avec les activités de fabrication ou de contrôle.
— La liste des fabricants et laboratoires sous contrat, y compris les adresses et les coordonnées pertinentes, et les diagrammes des chaînes d’approvisionnement pour les activités de fabrication externalisées et de contrôle de la qualité (par exemple, stérilisation des articles de conditionnement primaire pour les processus aseptiques, tests des matières premières de départ, etc.) est jointe à l’appendice 4.
— Un bref aperçu de la répartition des responsabilités entre le donneur d’ordre et le sous-traitant en ce qui concerne le respect de l’autorisation de mise sur le marché (lorsqu’il ne figure pas au point 2.2).
2. 4. Gestion du risque qualité
— Une brève description des méthodes de gestion du risque qualité utilisées par le fabricant.
— Le champ d’application et l’objectif de la gestion du risque qualité, y compris une brève description des activités exercées au niveau de l’entreprise et de celles exercées localement. L’éventuelle utilisation du système de gestion du risque qualité pour éviter les ruptures d’approvisionnement liées à des problèmes de fabrication est mentionnée.
2. 5. Revues qualité produit
— Une brève description des méthodologies utilisées.
3. PERSONNEL
— Un organigramme indiquant les relations entre les postes/titres des personnes chargées de la gestion de la qualité, de la production et du contrôle de la qualité figure à l’appendice 5, y compris l’encadrement supérieur et la ou les personnes qualifiées.
— Le nombre d’employés participant respectivement à la gestion de la qualité, à la production, au contrôle de la qualité et au stockage.
4. LOCAUX ET ÉQUIPEMENTS
4. 1. Locaux
— Une brève description de l’installation, y compris la taille du site et la liste des bâtiments. Si la production destinée à différents pays est réalisée dans différents bâtiments du site, les bâtiments sont répertoriés en indiquant les marchés de destination (si ceux-ci ne sont pas indiqués au point 1.1).
— Un plan simple ou une description des zones de fabrication avec indication de l’échelle (des plans architecturaux ou techniques ne sont pas requis).
— Des plans et des diagrammes des zones de production sont joints à l’appendice 6, indiquant la classification des locaux et les différentiels de pression entre les zones adjacentes et indiquant les activités de production (c’est-à-dire la composition, la répartition, le stockage, le conditionnement, etc.) dans les locaux.
— Des plans des entrepôts et des zones de stockage sont également joints à l’appendice 6, avec mention des zones spéciales pour le stockage et la manipulation des matières hautement toxiques, dangereuses et sensibilisantes, le cas échéant.
— Une brève description des conditions de stockage spécifiques, le cas échéant, sauf si elles sont déjà indiquées sur les plans.
4. 1.1. Une brève description des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (HVAC):
— les principes de définition de l’alimentation en air, de la température, de l’humidité, des différentiels de pression et des taux de renouvellement d’air, la politique de recirculation de l’air (%).
4. 1.2. Une brève description des systèmes d’eau:
— références qualitatives de l’eau produite.
— Les schémas des systèmes sont joints à l’appendice 7.
4. 1.3. Une brève description des autres utilités pertinentes, telles que la vapeur, l’air comprimé, l’azote, etc.
4. 2. Équipements
4. 2.1. La liste des principaux équipements des laboratoires de production et de contrôle, avec mention des équipements critiques, est jointe à l’appendice 8.
4. 2.2. Nettoyage et désinfection:
— une brève description des méthodes de nettoyage et de désinfection des surfaces en contact avec les produits (nettoyage manuel, nettoyage automatique en place, etc.).
4. 2.3. Systèmes informatiques critiques pour les BPF:
— description des systèmes informatiques critiques pour les BPF (à l’exclusion des contrôleurs logiques programmables spécifiques aux équipements).
5. DOCUMENTATION
— Une brève description du système de documentation (c’est-à-dire électronique, manuel).
— Le cas échéant, une liste du type de documents/enregistrements stockés ou archivés hors site (y compris les données de pharmacovigilance, le cas échéant) est fournie, ainsi que le nom et l’adresse du site de stockage et une estimation du temps nécessaire pour extraire les documents des archives hors site.
6. PRODUCTION
6. 1. Type de produits
— Le type de produits fabriqués, y compris une liste des formes pharmaceutiques.
— Les substances toxiques ou dangereuses manipulées (par exemple, ayant une activité pharmacologique élevée et/ou des propriétés sensibilisantes).
— Les types de produits fabriqués dans une installation spéciale ou sur la base d’une campagne, le cas échéant.
— La technologie d’analyse des processus (PAT) utilisée, le cas échéant: mention générale de la technologie pertinente et des systèmes informatisés correspondants.
6. 2. Validation de procédé
— Une brève description de la politique générale de validation de processus.
— Une brève description de la politique de retraitement standard ou spécifique.
6. 3. Gestion et entreposage des matériaux et articles
— Une brève description des modalités de manipulation des matériaux utilisés dans la production, y compris les articles de conditionnement, les produits vrac et les produits finis. L’échantillonnage, la mise en quarantaine, la libération et le stockage sont également pris en considération.
— Une brève description des modalités de manipulation des matériaux, articles et produits refusés.
7. CONTRÔLE DE QUALITÉ
— Une brève description des activités de contrôle de la qualité menées sur le site en ce qui concerne les tests physiques, chimiques, microbiologiques et biologiques.
8. TRANSPORT, RÉCLAMATIONS, DÉFAUTS DU PRODUIT ET RAPPELS
8. 1. Modalités de transport (selon le rôle du fabricant)
— Les types (titulaires d’une licence de gros, titulaires d’une licence de fabrication, etc.) et les lieux d’implantation (UE/EEE, États-Unis, etc.) des entreprises vers lesquelles les produits sont expédiés depuis le site.
— Une description du système utilisé pour vérifier que chaque client/destinataire est légalement autorisé à recevoir les produits du fabricant.
— Une brève description du système permettant de garantir des conditions environnementales appropriées pendant le transport, par exemple surveillance/contrôle de la température.
— Les modalités de distribution des produits et les méthodes permettant de maintenir la traçabilité des produits.
— Les mesures prises pour éviter que les produits des fabricants ne se retrouvent dans la chaîne d’approvisionnement illégale.
8. 2. Réclamations, défauts du produit et rappels
— Une brève description du système de traitement des réclamations, des défauts du produit et des rappels.
9. AUTO-INSPECTIONS
— Une brève description du système d’auto-inspection en mettant l’accent sur les critères utilisés pour la sélection des domaines à couvrir lors des inspections planifiées, les modalités pratiques et les activités de suivi.
Appendices
— Appendice 1: Copie de l’autorisation de fabrication en cours de validité.
— Appendice 2: Liste des formes pharmaceutiques fabriquées, y compris les DCI ou la dénomination commune (le cas échéant) des principes actifs utilisés.
— Appendice 3: Copie d’un certificat BPF en cours de validité.
— Appendice 4: Liste des fabricants et laboratoires sous contrat, y compris leurs adresses et coordonnées, et diagramme des chaînes d’approvisionnement pour ces activités externalisées.
— Appendice 5: Organigrammes.
— Appendice 6: Plans des zones de production, y compris les flux de matières et de personnel et les diagrammes généraux des processus de fabrication de chaque type de produit (forme pharmaceutique), ainsi que les zones d’entreposage et de stockage.
— Appendice 7: Plans schématiques des systèmes d’eau.
— Appendice 8: Liste des principaux équipements de production et de laboratoire.