1. Pour évaluer si leur gestion est saine et prudente, les examinateurs externes vérifient le respect des critères suivants:
a) leurs dispositifs de gouvernance d’entreprise précisent au moins le mode d’organisation, le champ d’action, la finalité et le mode de fonctionnement de leurs organes de gouvernance, ce qui inclut la définition de lignes hiérarchiques claires, des responsabilités liées à chaque rôle et de canaux de communication;
b) un cadre de contrôle interne a été mis en place;
c) les modalités d’organisation garantissent la continuité et la régularité de l’exercice des activités d’évaluation, la protection de la confidentialité et de la sécurité des enregistrements relatifs aux services fournis, l’utilisation de procédures administratives et comptables saines et de systèmes adaptés de traitement de l’information;
d) l’anonymat des lanceurs d’alerte est préservé et les représailles à leur encontre sont interdites;
e) les transactions avec des parties liées, les transactions réalisées par les salariés pour leur propre compte, les activités commerciales externes et l’acceptation de cadeaux et d’offres d’hospitalité sont examinées de manière systématique;
f) l’indépendance des salariés qui relèvent de dispositifs de rémunération variable est garantie;
g) le conseil d’administration de l’examinateur externe adopte les politiques et procédures prévues conformément au présent règlement.
2. Aux fins du paragraphe 1, point b), les examinateurs externes veillent à ce que leur cadre de contrôle interne remplisse les critères suivants:
a) les mécanismes de contrôle interne sont adaptés à la nature, à l’échelle et à la complexité de l’examinateur externe;
b) les personnes responsables des contrôles internes sont en mesure d’obtenir les informations nécessaires à l’exercice de leur fonction et de rendre compte de leurs constatations au conseil d’administration de l’examinateur externe;
c) les fonctions de contrôle interne sont indépendantes et clairement séparées des lignes d’activité qui exercent les activités d’évaluation.
3. L’examinateur externe évalue le respect des critères énoncés aux paragraphes 1 et 2 avant d’exercer des activités d’examen externe, puis au moins une fois tous les 24 mois, ou dès qu’il a connaissance d’écarts importants par rapport à ces critères.