1. Les réunions du conseil d’administration se déroulent conformément à son règlement intérieur et sont convoquées par son président.
2. Le directeur exécutif participe aux délibérations, sauf lorsque sa participation peut donner lieu à un conflit d’intérêts, conformément à la décision du président, ou lorsque le conseil d’administration doit prendre une décision, conformément à l’article 32.
3. Le conseil d’administration se réunit deux fois par an en session ordinaire. Il se réunit en outre soit à l’initiative de son président, soit à la demande de la Commission ou d’un tiers des États membres.
4. Lorsque certains points spécifiques de l’ordre du jour sont confidentiels ou qu’il existe un conflit d’intérêts, le conseil d’administration peut décider d’examiner ces points sans la présence des membres concernés. Cela ne porte pas atteinte au droit des États membres et de la Commission d’être représentés par un suppléant ou par toute autre personne. Les modalités d’application détaillées de la présente disposition sont arrêtées dans le règlement intérieur du conseil d’administration.
5. Le conseil d’administration peut inviter toute personne dont l’avis peut présenter de l’intérêt à assister aux travaux consacrés à certains points spécifiques de l’ordre du jour de ses réunions en qualité d’observateur.
6. Les membres du conseil d’administration peuvent, conformément au règlement intérieur de celui-ci, être assistés par des conseillers ou des experts.
7. Le secrétariat du conseil d’administration est assuré par l’Agence.