CHAPITRE 1
EPRIS
1. Tableau des codes des entités
Les entités requérantes et requises sont identifiées par un code à deux lettres de la norme ISO 3166. Lorsque l’entité n’a pas de code ISO réservé, le présent document en définit un dans le tableau 1.
Tableau 1
Liste des codes des entités utilisés dans les échanges automatisés Prüm II
| Nom de l’entité | Code
| Autriche | AT
| Belgique | BE
| Bulgarie | BG
| Chypre | CY
| Tchéquie | CZ
| Allemagne | DE
| Estonie | EE
| Espagne | ES
| Finlande | FI
| France | FR
| Grèce | GR
| Croatie | HR
| Hongrie | HU
| Irlande | IE
| Italie | IT
| Lituanie | LT
| Luxembourg | LU
| Lettonie | LV
| Malte | MT
| Pays-Bas | NL
| Pologne | PL
| Portugal | PT
| Roumanie | RO
| Suède | SE
| Slovénie | SI
| Slovaquie | SK
| Europol | EP
2. Procédure technique permettant à l’EPRIS d’interroger les index des fichiers de police des États membres
L’EPRIS utilise les interconnexions de réseaux convenues entre Europol et les États membres pour échanger des données avec les entités. L’EPRIS et les entités échangent des données en effectuant des opérations au moyen d’une infrastructure centrale de routage. Ce service, fourni par Europol, est dénommé «infrastructure centrale de routage de l’EPRIS» et ses spécifications techniques sont déterminées par Europol.
Chaque État membre participant met en place: i) au moins un index national des fichiers de police; ii) des microservices chargés de gérer et de consulter le ou les index (services de consultation); et iii) des microservices chargés d’interroger les entités (services d’interrogation).
Europol met en place des services chargés d’interroger les entités (service d’interrogation).
L’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS et les services sont fournis en tenant compte de l’infrastructure des États membres.
Le processus de traitement d’une opération EPRIS comporte les étapes suivantes:
1) l’entité requérante lance une interrogation qui est envoyée à son service d’interrogation;
2) le service d’interrogation de l’entité requérante pseudonymise les paramètres de l’interrogation et envoie une consultation au service de consultation de chaque entité requise, par l’intermédiaire de l’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS;
3) le service de consultation de chacune des entités requises consulte son index national des fichiers de police de manière automatisée. Si une entité requise utilise plusieurs index nationaux, un serveur mandataire de consultation reçoit et envoie l’interrogation aux divers services de consultation nationaux, et collecte les résultats;
4) le service de consultation (ou le serveur mandataire de consultation, le cas échéant) des entités requises envoie les résultats, via l’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS, au service d’interrogation de l’entité requérante;
5) le service d’interrogation de l’entité requérante assemble les résultats dans une réponse.
Chaque interrogation adressée par une entité requérante au service d’interrogation de sa propre infrastructure comprend les paramètres de consultation et les informations concernant les entités requises déterminés par Europol.
Une entité requérante peut lancer plusieurs interrogations dans le cadre d’une seule interaction avec son service d’interrogation.
Chaque consultation envoyée par le service d’interrogation de l’entité requérante comprend des informations de routage spécifiques, définies dans la documentation technique afférente à la mise en œuvre de l’EPRIS. Les informations de routage sont ajoutées à l’interrogation par le service d’interrogation, à partir des données de configuration.
Les paramètres de consultation dans la charge utile des données d’une consultation sont pseudonymisés en application de l’article 25, paragraphe 2, du règlement (UE) 2024/982.
La charge utile des données relatives à la consultation et au résultat obtenu, à l’exception des informations de routage, est cryptée au moyen d’un certificat de sécurité avant d’être échangée.
Le service d’interrogation de l’entité requérante valide la charge utile des données.
L’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS ne doit pas pouvoir lire ou valider la charge utile des données puisque celle-ci est cryptée.
Le service de consultation de l’entité requise valide la charge utile des données pour assurer qu’elle puisse être traitée correctement.
Si le service de consultation de l’entité requise n’est pas capable de traiter correctement la charge utile des données, un code d’erreur est renvoyé à l’entité requérante par l’intermédiaire de l’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS. Le format et le contenu de ces erreurs sont déterminés par Europol, notamment les codes d’erreur liés aux services web et à l’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS.
3. Modes de consultation
L’EPRIS prend en charge au moins deux modes de consultation, qui permettent de comparer les fichiers de police pseudonymisés soit de manière précise (consultation exacte) soit de manière imprécise (consultation tolérante). Les modes de consultation sont déterminés par Europol.
L’entité requérante décide des modes de consultation à utiliser dans chaque affaire individuelle.
4. Le format et le nombre maximal de réponses
Chaque consultation et son résultat consécutif, tels que décrits à l’article 28 du règlement (UE) 2024/982, sont identifiés par un identifiant d’opération (Transaction Identifier, ou TId) composé du code à deux lettres de l’entité requérante suivi d’un code unique qui identifie l’opération, et associé à la date et à l’heure dans les registres des services de consultation. Le service de consultation destinataire enregistre l’opération en conservant son identifiant, pour assurer la traçabilité.
Toutes les consultations envoyées par le service d’interrogation qui proviennent d’une interrogation unique lancée par l’entité requérante portent le même identifiant d’opération.
Chaque résultat renvoyé au service d’interrogation de l’entité requérante mentionne l’identifiant d’opération associé à la consultation.
Chaque entité requise ne renvoie qu’un seul résultat par consultation.
Le résultat comprend le nombre total de concordances, la référence (Data Reference Number, ou DRN) des fichiers de police des entités requises dans lesquels la concordance a été trouvée et des informations sur la qualité de la concordance, notamment pour chaque paramètre utilisé dans la consultation. Les références et les informations relatives à la qualité de la concordance sont transmises pour, au maximum, les 10 meilleures concordances par entité requise.
Le nombre maximal de concordances que chaque index national des fichiers de police transmet par résultat, par l’intermédiaire de l’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS, est de 100. Ce nombre constitue le plafond technique du système. Europol peut encore adapter ce plafond si des motifs opérationnels ou techniques l’exigent. Si le plafond de 100 concordances est dépassé, le service de consultation de l’entité requise ne signale pas de concordance et ne transmet pas de candidat. À la place, l’EPRIS envoie un message d’erreur indiquant qu’il y a trop de candidats. Dans ce cas, l’entité requérante affine son interrogation.
5. Disponibilité du système
L’infrastructure centrale de routage de l’EPRIS est construite et gérée comme un système à haute disponibilité avec redondance complète.
Conformément à l’article 46, paragraphe 1, du règlement (UE) 2024/982, lorsqu’il est techniquement impossible d’utiliser l’EPRIS pour interroger un ou plusieurs index nationaux des fichiers de police, en raison d’une défaillance de l’infrastructure d’Europol, Europol adresse une notification, de manière automatisée, aux États membres. Europol prend des mesures pour remédier sans tarder à l’impossibilité technique d’utiliser l’EPRIS.
Europol vérifie à intervalles réguliers si les services de consultation des entités sont disponibles. Europol détermine le processus de vérification de la disponibilité des services de consultation des entités.
Chaque entité contrôle la disponibilité de ses propres services de consultation et d’interrogation et agit conformément à l’article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2024/982.
Si l’indisponibilité technique d’un service de consultation dure plus de 24 heures, Europol contacte l’entité concernée afin de l’aider et de remédier à cette indisponibilité.
6. Données de configuration
Tous les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de l’EPRIS sont gérés dans les données de configuration globale et dans les données de configuration locale.
Les données de configuration globale sont régulièrement vérifiées et gérées activement par Europol. Elles comprennent la liste des participants, des paramètres de consultation communs (tels que des seuils, des feux de signalisation, un tableau de mélange des couleurs, les nationalités valables), une configuration commune pour la gestion des noms, la fourniture de paramètres de pseudonymisation et d’autres éléments. Les paramètres de consultation communs, la configuration commune pour la gestion des noms, les paramètres de pseudonymisation et les valeurs de temporisation sont déterminés par Europol.
Les données de configuration globale sont publiées au niveau central et mises à la disposition des entités. Toutes les entités utilisent exactement le même ensemble de données de configuration globale. Les paramètres de pseudonymisation sont modifiés selon un calendrier régulier, et sans délai après un incident de sécurité les concernant.
Les données de configuration locale sont gérées par les entités participantes et comprennent les informations de connexion aux services locaux, à l’infrastructure nationale, aux bases de données sources et autres.
7. Délai de traitement cible
Pour la consultation des fichiers de police, les interrogations sont traitées par une procédure entièrement automatisée. Les résultats sont envoyés de manière à parvenir à l’entité requérante dans les délais de réponse qui seront fixés par Europol.
8. Tenue de registres
Toutes les interrogations et réponses sont consignées dans un registre, de manière structurée et uniforme, par chaque entité, qu’il s’agisse d’une entité requérante ou d’une entité requise, au niveau national, suivant une approche décentralisée.
En application de l’article 45, paragraphe 1, du règlement (UE) 2024/982, les registres contiennent:
a) l’entité requérante;
b) les date et heure de la consultation;
c) les date et heure du résultat;
d) le ou les index nationaux auxquels une consultation a été envoyée;
e) le ou les index nationaux qui ont fourni un résultat.
Les champs supplémentaires suivants doivent figurer dans les registres:
f) l’identifiant d’opération (TId);
g) le nombre de concordances ou d’indications d’absence de concordance fournies.
Les éléments du registre énumérés aux points a) à g) sont utilisés pour établir des statistiques.
Pour permettre la production de statistiques à des fins opérationnelles et techniques, d’autres informations peuvent figurer dans les registres, telles que:
h) le mode de consultation utilisé;
i) la couleur de la meilleure concordance trouvée;
j) le ou les index nationaux qui ont affiché une erreur, et le type d’erreur;
k) le ou les index nationaux qui ont affiché trop de candidats;
l) la combinaison de paramètres utilisée dans la consultation.
9. Collecte de statistiques et établissement de rapports
Des données statistiques sont enregistrées au niveau local par toutes les entités.
En application de l’article 72, paragraphe 3 et 4, du règlement (UE) 2024/982, Europol collecte et conserve les données statistiques anonymisées suivantes provenant des entités requérantes:
a) le nombre d’interrogations par entité requérante;
b) le nombre de consultations envoyées à chaque entité requise;
c) le nombre de concordances ou d’indications d’absence de concordance transmises par chaque entité requise.
D’autres données statistiques anonymisées (telles que le délai de réponse, la disponibilité du système, le mode de consultation utilisé, la couleur de la meilleure concordance trouvée, le type d’erreur affiché en cas d’erreur, les trop grands nombres de candidats, la combinaison de paramètres utilisée dans la consultation) peuvent être collectées à des fins opérationnelles et techniques.
Europol crée et gère une plateforme centralisée permettant de collecter ces données statistiques auprès de chaque entité. La plateforme centralisée produit des rapports et des statistiques personnalisables, à la demande des autorités compétentes des États membres, de la Commission et d’Europol.
10. Protocoles et normes à utiliser pour le cryptage
Le protocole TLS avec authentification mutuelle (mTLS) est utilisé pour authentifier les services web et crypter les données. D’autres normes peuvent être utilisées à titre complémentaire pour assurer la sécurité des services web.
11. Normes de sécurité et protection des données
Conformément à l’article 53, paragraphe 3, point g), du règlement (UE) 2024/982, Europol garantit, grâce à l’attribution d’identifiants individuels et à des modes d’accès confidentiels uniquement, que chaque membre du personnel d’Europol autorisé à avoir accès à l’EPRIS n’a accès qu’aux données couvertes par son autorisation d’accès.
Les États membres garantissent, grâce à l’attribution d’identifiants individuels et à des modes d’accès confidentiels uniquement, que le personnel de leurs autorités compétentes autorisé à avoir accès à l’EPRIS n’a accès qu’aux données couvertes par son autorisation d’accès.
CHAPITRE 2
INDEX NATIONAUX DES FICHIERS DE POLICE
1. Procédure de gestion des index
Les États membres actualisent leur index national des fichiers de police au moins toutes les 24 heures, par une procédure entièrement automatisée.
Conformément à l’article 74, paragraphe 7, du règlement (UE) 2024/982, les États membres participants notifient aux autres États membres, à la Commission et à Europol le contenu de leurs index nationaux des fichiers de police (le nombre de fichiers, le nombre de personnes concernées indexées, le statut des personnes concernées, le type d’infractions pénales, l’ensemble de données figurant dans l’index, le numéro de l’index, etc.) et des bases de données sources nationales utilisées pour l’établissement de ces index, ainsi que les conditions applicables aux consultations automatisées.
En outre, Europol centralise et fournit des informations sur le contenu de tous les index nationaux des fichiers de police liés à toutes les entités participantes.
2. Référence
Chaque fichier de police est créé par l’entité dans le ou les index nationaux des fichiers de police et porte une référence (Data Reference Number, ou DRN) unique conformément à l’article 27 du règlement (UE) 2024/982. Cette référence est une séquence unique de caractères alphanumériques qui ne change pas et qui identifie de manière unique le fichier de police.
La référence ne doit révéler aucune donnée à caractère personnel. Les États membres sont responsables de la composition de leurs références. Les États membres utilisent leur code pays au début de toutes leurs références. La référence est associée de manière irrévocable à un fichier unique dans l’index national des fichiers de police.
Conformément à l’article 27 du règlement (UE) 2024/982, les références des fichiers de police consistent en la combinaison des éléments suivants:
a) une référence permettant aux États membres, en cas de concordance, d’extraire des données biographiques et d’autres informations de leurs index nationaux des fichiers de police ou d’une ou plusieurs bases de données sources, afin de les transmettre à un, à plusieurs ou à tous les autres États membres;
b) un code indiquant l’État membre qui détient les fichiers de police.
Conformément à l’article 28, paragraphe 2, point e), du règlement (UE) 2024/982, la référence du fichier de police dans lequel une concordance a été trouvée est incluse dans la réponse.
La référence est utilisée lors de l’introduction d’une demande de suivi au moyen de SIENA.