1. Les IIP et les RRM maintiennent des dispositions administratives efficaces, conçues pour prévenir les conflits d’intérêts avec leurs clients d’IIP et leurs clients de RRM. Ces dispositifs comprennent des politiques et des procédures d’identification, de gestion et de divulgation des conflits d’intérêts existants et potentiels, et permettent:
a) de veiller à ce que les clients d’IIP et les clients de RRM concernés aient connaissance de ces politiques et procédures;
b) de veiller à une séparation des tâches et des fonctions opérationnelles au sein de l’IIP ou du RRM, notamment par:
i) des mesures destinées à empêcher ou contrôler l’échange d’informations lorsqu’il existe un risque de conflit d’intérêts;
ii) une surveillance distincte des personnes concernées dont les fonctions principales comportent des intérêts susceptibles d’être en conflit avec ceux de client d’IIP ou de clients de RRM;
iii) des mesures visant à remédier aux conflits d’intérêts potentiels ou existants;
c) de cartographier tous les conflits d’intérêts existants et potentiels et de les répertorier dans un inventaire contenant leur description, leur identification, les mesures de prévention et de gestion les concernant, et leur divulgation.
2. Les IIP et les RRM mettent en place des politiques visant à garantir le traitement des données déclarées de manière non discriminatoire.