1. Outre l’obligation de tenir un registre prévue à l’article 104, l’Office collecte et conserve dans une base de données électronique toutes les informations fournies par les titulaires ou toute autre partie à la procédure au titre du présent règlement ou des actes adoptés en vertu de celui-ci.
2. La base de données électronique peut contenir des données à caractère personnel en plus de celles figurant dans le registre en vertu de l’article 104, dans la mesure où ces données sont requises par le présent règlement ou par des actes adoptés en vertu de celui-ci. La collecte, la conservation et le traitement des données à caractère personnel servent aux objectifs suivants:
a) la gestion des demandes, des enregistrements, ou les deux, décrits dans le présent règlement et dans les actes adoptés en vertu de celui-ci;
b) l’accès aux informations nécessaires pour conduire plus aisément et plus efficacement la procédure correspondante;
c) la communication avec les demandeurs et les autres parties à la procédure;
d) l’établissement de rapports et de statistiques permettant à l’Office d’optimiser ses activités et d’améliorer le fonctionnement du système.
3. Le directeur exécutif arrête les conditions d’accès à la base de données et les modalités de mise à disposition de son contenu, à l’exception des données à caractère personnel visées au paragraphe 2 du présent article mais y compris les données énumérées à l’article 104.
4. L’accès aux données à caractère personnel visées au paragraphe 2 est limité et ces données ne sont pas rendues publiques, à moins que la partie concernée n’y ait consenti expressément.
5. Toutes les données sont conservées pour une durée illimitée. Cependant, la partie concernée peut demander la suppression de toute donnée à caractère personnel figurant dans la base de données à l’issue d’un délai de dix-huit mois à compter de l’expiration du dessin ou modèle de l’UE enregistré ou de la clôture de la procédure inter partes correspondante. La partie concernée a le droit d’obtenir à tout moment la rectification des données inexactes ou erronées.