Texte d'origine, tel que publié au Journal officiel le 21 septembre 2019. Le droit en vigueur est dans la version consolidée.
La ministre des armées et le ministre de l'intérieur,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le code de la défense, notamment son article L. 4123-9-1 ;
Vu le code du patrimoine, notamment ses articles R. 212-10 et suivants ;
Vu le décret n° 2010-1519 du 8 décembre 2010 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Rhapsodie » du personnel de la marine nationale ;
Vu le décret n° 2011-632 du 7 juin 2011 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Arhmonie », du personnel du service de santé des armées ;
Vu le décret n° 2011-1966 du 26 décembre 2011 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Orchestra Air » du personnel de l'armée de l'air ;
Vu le décret n° 2012-650 du 4 mai 2012 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Concerto », du personnel de l'armée de terre, du service des essences des armées, du service d'infrastructure de la défense et du personnel chargé de la mise en œuvre et de la gestion du service de la justice militaire ;
Vu le décret n° 2012-895 du 19 juillet 2012 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Agorha » relatif à la gestion des ressources humaines de la gendarmerie nationale ;
Vu le décret n° 2012-1287 du 21 novembre 2012 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Alliance » du personnel civil du ministère de la défense et du personnel militaire de la direction générale de l'armement et du contrôle général des armées ;
Vu le décret n° 2015-691 du 18 juin 2015 autorisant le traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Piper » (production d'informations sur les personnels relevant du ministère de la défense),
Arrêtent :
Le dossier individuel du militaire, géré sur support électronique, se compose des documents figurant dans la nomenclature annexée au présent arrêté. Elle permet d'établir une gestion informatisée des documents et des données s'y rattachant, en application de l'article L. 4123-8 du code de la défense. Chaque document du dossier géré sur support électronique est classé par référence à cette nomenclature.
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document.
Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, selon les indications figurant dans la dernière colonne de la nomenclature.
L'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, conformément à la règlementation en vigueur sur les durées de conservation en archivage intermédiaire.
Au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents font l'objet d'un versement dans un service public d'archives au titre des archives définitives, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
Les informations attachées aux documents sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction.
Les observations libres, annexées aux documents, sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu'elles commentent ou complètent.
Les traces de consultation du document sont soumises aux mêmes règles de conservation que le dossier de l'agent auquel se rapporte le document.
La ministre des armées et le ministre de l'intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
ANNEXE NOMENCLATURE DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE
N° rubrique | LIBELLÉ rubrique | N° sous-rubrique | LIBELLÉ sous-rubrique | TYPOLOGIE de documents | DURÉE d'utilisation courante (DUC) | DESTINATION DE LA PIÈCE à l'échéance de la DUC. [Destruction, archivage intermédiaire (DAI)] |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | État civil | Extrait d'acte de naissance du militaire | RDC (1) + 5 ans | DAI pour les naissances à l'étranger | ||
Acte de décès du militaire | RDC + 5 ans | AI (2) | ||||
Certificat de nationalité française ou de naturalisation | RDC + 5 ans | AI | ||||
Jugement portant changement de nom patronymique | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration de choix de nom d'usage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration de domicile / changement d'adresse | Durée de validité | AI | ||||
Décision de régularisation de situation militaire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Titre de séjour | RDC + 5 ans | AI | ||||
2 | Situation de famille | Livret de famille | Durée de validité | AI | ||
Extraits d'acte de naissance du conjoint, de l'ex conjoint | RDC + 5 ans | AI | ||||
Actes de décès (conjoint, enfant) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Extraits d'acte de mariage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Jugements de divorce, conventions temporaires et définitives | RDC + 5 ans | AI | ||||
Actes de séparation | RDC + 5 ans | AI | ||||
Ordonnances de non conciliation | RDC + 5 ans | AI | ||||
Actes d'acquiescement des deux parties | RDC + 5 ans | AI | ||||
Pactes civil de solidarité (PACS) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestations de rupture de PACS | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificats de concubinage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestations de rupture de concubinage | RDC + 5 ans | AI | ||||
Extraits d'acte de naissance ou d'adoption des enfants | RDC + 5 ans | AI | ||||
Imprimé CERFA ou certificat médical du premier examen prénatal | RDC + 5 ans | D (3) | ||||
Attestations de scolarité des enfants | Durée de validité | D | ||||
3 | Engagement | Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) | 3 mois | D | ||
Documents relatifs au renouvellement de contrat active ou réserve (demande et proposition, décision de renouvellement ou de non renouvellement, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Acte (s) d'engagement (active et réserve) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au renouvellement et/ou prolongation de période probatoire (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la dénonciation de contrat (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Avenant et prorogation de contrat (active ou réserve) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la résiliation de contrat active ou réserve (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la réintégration (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au maintien en service des officiers sous contrat au titre de la décote (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
4 | Formation / gestion des compétences | 4.1 | Formation | Copie des diplômes civils et certifications professionnelles (certification professionnelle, équivalence de niveau, etc.) | RDC + 5 ans | AI |
Décisions collectives ou individuelles d'attribution de brevets, de certificats, de diplômes, etc. | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestations de lien au service (au titre d'une formation) ou déclaration à rester au service après formation (DERSI) | RDC + 5 | AI | ||||
Fiche de contrôle de la condition physique du militaire - CCPM (dernier millésime) | Durée de validité | DAI pour la dernière | ||||
Passeport du combattant | Durée de validité | D | ||||
Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques | RDC + 5 ans | D s'il existe une fiche récapitulative archivée | ||||
Abonnements aux préparations pour concours militaires | 10 ans | D | ||||
Abonnements aux plateformes internet spécialisées pour concours langues étrangères | 10 ans | D | ||||
Attestations de stage (conduite d'engins, de véhicules, stages qualifiants par organismes extérieurs,…) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestation de conduite | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la validation des acquis de l'expérience (demande et validation) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'invalidation de certificat | RDC + 5 ans | AI | ||||
4.2 | Orientation | Bilan professionnel de carrière + entretien de carrière ou de gestion | RDC + 5 ans | AI | ||
Rendez-vous d'information des sous-officiers | RDC + 5 ans | D | ||||
5 | Carrière | 5.1 | Parcours de carrière | État signalétique des services (ESS) | Durée de validité | AI pour le dernier |
Documents relatifs au changement de spécialité (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au changement de corps (militaire du rang, sous-officier, officier) (décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à l'accès au statut de carrière pour sous-officier ou officier (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au changement de corps (réorientation officier - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'agrément ou de non agrément de démission du corps des officiers / sous-officiers de carrière | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'attribution d'une prime de fidélisation | 10 ans | D | ||||
Attestation de lien au service (au titre d'une prime de fidélisation) | 10 ans | D | ||||
Documents relatifs au cumul d'activité à titre accessoire (demande, décision et notification) | Cumul + 1 an | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Décision de prise et de cessation de fonction pour les officiers généraux | RDC + 5 ans | AI | ||||
5.2 | NBI | Documents relatifs à la NBI (décisions d'attribution, de modification de taux, de cessation et notifications) | RDC + 5 ans | AI | ||
5.3 | Désertion | Avis de désertion | RDC + 5 ans | AI | ||
Cessation de désertion | RDC + 5 ans | AI | ||||
5.4 | Position particulières | Documents de placement hors cadres (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents de mise en disponibilité (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents de mise en position de détachement dans le cadre des articles R. 4138-34 et 35 du code de la défense | RDC + 5 ans | AI | ||||
5.5 | Changement de grade / échelle / échelon | Décision portant attribution des échelons fonctionnels ou exceptionnels | RDC + 5 ans | AI | ||
5.6 | Aides au départ | Documents relatifs aux dispositifs d'aide au départ (pécules, retraite majorée, etc. - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||
5.7 | Réserve | Convocation (s) du personnel de réserve | Durée du contrat | D | ||
Programme (s) prévisionnel (s) pour le personnel de réserve | Durée du contrat | D | ||||
Agrément collaborateur bénévole du service public | RDC + 5 ans | AI | ||||
Récapitulatif (s) des périodes de réserve effectuées dans l'année | Durée du contrat | AI | ||||
6 | Activité | 6.1 | Activités aériennes, parachutistes, subaquatiques | Relevés individuels de services aériens commandés (RISAC) | RDC + 5 ans | AI |
Attestation de services aériens | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevés individuels de services commandés sous-marin plongée subaquatique ou scaphandrier | RDC + 5 ans | AI | ||||
Attestation pour personnels embarqués : attestation marine | RDC + 5 ans | AI | ||||
6.2 | Service en campagne (OPEX, OPINT, MCD, RFT…) | Toutes attestations de séjour, détachement, OPEX, OPINT, MCD, renfort temporaire DOM-COM, etc… | RDC + 5 ans | AI | ||
Messages de désignation pour OPEX, OPINT | RDC + 5 ans | AI | ||||
Etat récapitulatif des missions effectuées hors métropole | RDC + 5 ans | AI | ||||
Livret de quart | RDC + 5 ans | AI | ||||
6.3 | Autres activités de service | Relevés des activités comptant pour décoration (permanences, gardes, …) | Durée de validité | D | ||
7 | Médico-administratif | 7.1 | Aptitudes et dérogations | Certificat médico-administratif d'aptitude en cours de validité | 10 ans | D |
Certificat d'emploi des militaires du personnel navigant | 10 ans | AI | ||||
Dérogation aux normes médicales d'aptitude | 10 ans | AI | ||||
Certificat d'expertise médicale | 10 ans | AI | ||||
Fiche emploi nuisance | 10 ans | AI | ||||
Extrait des PV de commission de réforme | RDC + 5 | AI | ||||
7.2 | Accident de service / blessures en service, blessures de guerre, maladie professionnelle | Déclaration d'accident - registre de constatations des blessures | RDC + 5 ans | AI | ||
Rapport circonstancié | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificat d'origine des blessures ou de maladies | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décision d'invalidité | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificat de visite d'aptitude à la reprise de service | RDC + 5 ans | AI | ||||
Message GUEREVEN | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration d'affection présumée imputable au service (DAPIAS) | RDC + 5 ans | AI | ||||
8 | Gestion des congés et absences | 8.1 | Congés liés à la santé | Arrêt maladie/travail partie employeur | 3 ans à compter de la date d'effet | D |
Feuillet récapitulatif des congés maladie | 10 ans | D | ||||
Documents relatifs au congé du blessé L. 4138-3-1 (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Certificat congé pathologique | 3 ans à compter de la date d'effet | D | ||||
Documents relatifs aux congés de longue durée pour maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés de longue maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Convention réadaptation professionnelle | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs anciens congés de maladie (type CRT - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
8.2 | Congés liés à la famille | Documents relatifs aux congés maternité (demande, décision d'attribution et notification) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||
Documents relatifs aux congés paternité (demande, décision et notification) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés d'adoption (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés parentaux (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 1 an après la fin du congé | AI | ||||
Documents relatifs aux congés de présence parentale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés de solidarité familiale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
8.3 | Autres congés | Documents relatifs aux congés de fin de campagne (décision d'attribution et de suspension, notification) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||
Documents relatifs aux congés pour convenances personnelles (demande initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux congés du personnel navigant (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Documents relatifs aux permissions cumulées (demande, décision et notification) | Durée de validité | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Don de permissions pour enfant malade | 2 ans à/c de la date du don | D | ||||
Documents relatifs aux passages gratuit de faveur (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | D | ||||
9 | Chancellerie | 9.1 | Notation personnels officiers, sous-officiers et officiers mariniers | Livret de notes ou bulletins de notation | RDC + 5 ans | AI |
Feuillet de notation intermédiaire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevé des indisponibilités | RDC + 5 ans | AI | ||||
Lettre de commandement | RDC + 5 ans | AI | ||||
9.2 | Notation personnels militaires du rang | Livret de notes ou bulletins de notation | RDC + 5 ans | AI | ||
Feuillet de notation intermédiaire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevé des indisponibilités | RDC + 5 ans | AI | ||||
9.3 | Avancement | Décisions d'inscription (ou de radiation) au tableau d'avancement, de nomination ou de promotion et d'ajournement | RDC + 5 ans | AI | ||
Feuillets de communication de l'indice relatif interarmées (IRIS) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Lettre de classement des officiers | RDC + 5 ans | D | ||||
9.4 | Récompenses / décorations | Mémoires de proposition ou exposés détaillés des services | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents relatifs aux ordres nationaux (décrets, procès-verbaux, diplômes, etc.) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevés particuliers des bonifications comptant pour décoration | RDC + 5 ans | AI | ||||
Relevés de points pour médaille de la défense nationale (antérieurs au SIRH) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Citations | RDC + 5 ans | AI | ||||
Témoignages de satisfaction | RDC + 5 ans | AI | ||||
Lettres de félicitations | RDC + 5 ans | AI | ||||
Médailles diverses françaises | Durée de validité | AI | ||||
Lettres et diplômes relatifs aux actes de courage et de dévouement | RDC + 5 ans | AI | ||||
9.5 | Discipline | Sanctions disciplinaires effaçables | Effacement quadriennal | D | ||
Sanctions disciplinaires non effaçables | RDC + 5 ans | AI | ||||
Sanctions professionnelles | Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine | AI | ||||
Fiche individuelle d'appétence pour les toxiques | Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine | D | ||||
10 | Mutation / affectation | Extraits individuels d'ordre de mutation notifiés (EIOM) / ordre de mutation / mise pour emploi | RDC + 5 ans | AI | ||
Fiche de souhaits d'affectation | Durée de validité | D | ||||
Messages de pressenti pour affectation hors métropole | 1 an | D | ||||
Documents relatifs à une affectation pour raison personnelle (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à une situation personnelle difficile (demande de mutation ou maintien, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à une mutation par permutation (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Déclaration de prise de connaissance de mutation par déplacement d'office | RDC + 5 ans | AI | ||||
Message d'imposition de mutation | 10 ans | D | ||||
Documents relatifs à un maintien définitif dans la garnison (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | ||||
Décision de mutation | RDC + 5 ans | AI | ||||
11 | Reconversion / détachement | 11.1 | Reconversion | Documents relatifs au congé de reconversion (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI |
Documents relatifs au congé complémentaire de reconversion (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs au congé pour création ou reprise d'entreprise (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la saisine de la commission de déontologie | RDC + 5 ans | AI | ||||
11.2 | Détachement fonction publique (d'État et/ou territoriale et/ou hospitalière) | Fiche APDR (avis préalable au départ lié à une reconversion) | Durée de validité +1 an | AI | ||
Fiche de candidature au recrutement au sein de la fonction publique | Durée de validité +2 ans | D | ||||
Décision portant inscription sur les listes d'aptitudes aux emplois réservés (art. L. 401 du CPMIVG) | RDC + 5 | AI | ||||
Décisions d'agrément et non agrément | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs à la saisine de la commission nationale d'orientation et d'intégration (R.* 4139-14 du CDD) | RDC + 5 | AI | ||||
Décisions / arrêtés de mise en détachement | RDC + 5 ans | AI | ||||
Décisions de mise en stage probatoire | RDC + 5 ans | AI | ||||
Arrêté portant nomination dans l'administration d'accueil | RDC + 5 ans | AI | ||||
Visa du contrôle budgétaire et comptable pour les détachements | RDC + 5 ans | D | ||||
Lettre de recrutement de l'administration d'origine | RDC + 5 ans | D | ||||
Arrêté portant intégration dans le corps d'accueil | RDC + 5 ans | AI | ||||
12 | Pension | 12.1 | Pension de retraite | Documents relatifs à la radiation des cadres ou des contrôles (demande, décision ou arrêté, notification) | RDC + 5 ans | AI |
État général des services | RDC +5 | AI | ||||
Décompte provisoire des droits à pension | RDC + 5 ans | D | ||||
Certificat de position militaire (dont BSPP) | Durée de validité | AI | ||||
Compte individualisé de retraite | Durée de validité | AI | ||||
12.2 | Pension d'invalidité | Certificat d'inscription au grand livre de la dette publique pour les titulaires d'une pension d'invalidité | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents d'homologation des blessures | RDC + 5 ans | AI | ||||
12.3 | Autres documents relatifs aux droits à pension | Documents relatifs à la validation des services civils (déclaration de recettes de la retenue rétroactive, déclaration de recette IRCANTEC, part agent et employeur, copie de l'état des services à valider) | RDC + 5 ans | AI | ||
Documents relatifs au rachat des années d'études (plan de financement, déclaration de recettes ou facture recette au comptant) | RDC + 5 ans | AI | ||||
Documents relatifs aux périodes de détachement antérieures au 30 juin 2007 (arrêtés, déclarations de recettes relatives aux retenues pension) | RDC + 5 ans | AI | ||||
13 | Sécurité | Décisions d'habilitations | Durée de validité | AI | ||
14 | Evénements divers | 14.1 | Administration | Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques | RDC + 5 ans | AI |
Demande de consultation du dossier | RDC + 5 ans | D | ||||
14.2 | Commandement | Fiche de suivi post opérationnel | RDC + 5 ans | AI | ||
Fiche individuelle de synthèse | Durée de validité | AI | ||||
(1) RDC : Radiation des cadres ou radiation des contrôles. (2) AI : Archivage intermédiaire. (3) D : Destruction. | ||||||
Fait le 29 juillet 2019.
La ministre des armées,
Pour la ministre et par délégation :
Le directeur des ressources humaines du ministère des armées, P. Hello Le ministre de l'intérieur,
Pour le ministre et par délégation :
Le directeur des personnels militaires de la gendarmerie nationale, A. De Oliveira
Lire ce texte dans sa version consolidée : le droit en vigueur, avec les modifications intervenues depuis sa publication.