1. Chaque institution, autre que la Cour de justice de l'Union européenne (ci-après dénommée «Cour») et la Banque centrale européenne (BCE), dépose à l'Institut universitaire européen (IUE) de Florence les documents qui font partie de ses archives historiques et qu'elle a rendus accessibles au public en conformité avec le présent règlement. Le dépôt s'effectue conformément aux dispositions de l'annexe.
Nonobstant le premier alinéa, les institutions déposantes peuvent, pour des raisons juridiques ou administratives, refuser de confier certains documents originaux à l'IUE. Dans ce cas, elles y déposent une copie microforme ou numérique de ces documents.
2. Sur demande, chaque institution met à la disposition des États membres et des autres institutions, pour autant qu'il ne s'agisse pas de l'État membre où elle se trouve ou d'institutions se trouvant dans le même État membre, un jeu complet de copies microformes de ses archives historiques, dans la mesure où celles-ci sont accessibles au public en vertu du présent règlement.
3. La Cour et la BCE peuvent déposer leurs archives historiques à l'IUE sur une base volontaire.
4. Les institutions déposantes restent propriétaires de leurs archives et conservent la responsabilité exclusive de la composition des documents et des dossiers déposés à l'IUE ou mis de quelque autre manière à sa disposition.
5. Le dépôt des archives historiques des institutions à l'IUE n'a aucune incidence sur leur protection au sens de l'article 2 du protocole no 7 sur les privilèges et immunités de l'Union européenne, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
6. L'IUE veille à la conservation et à la protection des archives qui lui sont confiées. Cette conservation et cette protection répondent aux normes reconnues au niveau international en matière de protection physique des archives et respectent au minimum les règles techniques et de sécurité correspondant à celles qui régissent la conservation et la gestion des archives publiques en Italie. Pour ce faire, les documents déposés sont conservés dans un entrepôt spécialement construit à cet effet.
7. L'IUE est seul responsable du personnel appelé à gérer les archives historiques de l'Union déposées à l'IUE. Il veille à ce que le personnel chargé de la gestion des archives historiques dispose des qualifications professionnelles requises pour travailler dans ce domaine.
8. Chaque institution déposante a le droit de recevoir des informations concernant la gestion de ses archives par l'IUE et de procéder à une inspection des archives qu'elle y a déposées.
9. L'IUE met les archives historiques qui lui sont confiées en vertu des paragraphes 1 et 3 à la disposition du public. Les institutions peuvent également rendre accessibles au public une copie de ces mêmes archives historiques.
10. Les coûts liés à la gestion des archives historiques de l'Union sont financés par des contributions de l'ensemble des institutions déposantes versées sur la ligne budgétaire concernée, dans la limite des crédits annuels mis à disposition par l'autorité budgétaire conformément au règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union. Ces contributions financières ne couvrent pas les coûts liés à la mise à disposition et à l'aménagement des bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui y est affecté.
Le montant des contributions visées au premier alinéa est proportionnel à la taille des tableaux des effectifs respectifs des institutions déposantes. Chaque contribution est recalculée lorsqu'une nouvelle institution commence à déposer ses archives historiques à l'IUE, ou au minimum tous les cinq ans.
11. L'IUE agit en qualité de sous-traitant conformément à l'article 2 du règlement (CE) no 45/2001, sur instruction des institutions déposantes. L'IUE traite les éventuelles données à caractère personnel contenues dans les archives historiques des institutions dans le respect des garanties prévues dans ledit règlement.
12. Le contrôleur européen de la protection des données continue de disposer de pouvoirs de surveillance à l'égard des institutions en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques déposées à l'IUE.