Considérants (6)
(1)considérant que, dans le cadre de l'accomplissement de leur mission, les institutions de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique ont constitué en leur sein une vaste collection d'archives; que ces archives constituent un bien de ces Communautés qui ont chacune la personnalité juridique;
(2)considérant qu'il est de pratique constante, tant dans les États membres que dans les organisations internationales, de rendre les archives accessibles au public après l'écoulement d'un certain nombre d'années; qu'il convient d'établir des règles communes concernant l'ouverture au public des archives historiques des Communautés européennes;
(3)considérant qu'une partie des documents et pièces émanant des institutions de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique se trouve matériellement dans les archives des États membres; que ceux-ci appliquent des règles différentes quant au délai et aux conditions dans lesquels leurs archives sont accessibles au public; qu'il convient d'éviter que des documents et pièces classifiés émanant des institutions communautaires ne deviennent accessibles au public à travers les archives nationales dans des conditions moins strictes que celles prévues par le présent règlement;
(4)considérant que l'exploitation et l'analyse critique des archives des Communautés européennes ne servent pas seulement à la recherche historique en général, mais peuvent en même temps faciliter les actions des milieux intéressés sur le plan communautaire et contribuer ainsi à une meilleure réalisation de l'ensemble des objectifs des Communautés;
(5)considérant que les traités n'ont pas prévu de pouvoirs d'action spécifiques pour établir des règles communes en la matière;
(6)considérant qu'il y a lieu de se limiter à fixer certains principes essentiels et de laisser à chaque institution communautaire le soin d'arrêter les modalités d'application qui se révèlent nécessaires pour la mise en oeuvre sur le plan interne de ces principes, A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
1. Le présent règlement vise à garantir que les documents ayant une valeur historique ou administrative sont préservés et rendus accessibles au public, dans toute la mesure du possible.
À cet effet, chaque institution de la Communauté européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique, ainsi que le Comité économique et social européen, le Comité des régions et les agences et organismes similaires créés par le législateur communautaire (ci-après dénommés «les institutions»), établit ses archives historiques et les rend accessibles au public, dans les conditions prévues par le présent règlement et après l'écoulement d'un délai de trente ans à compter de la date de production des documents.
2. Aux fins du présent règlement, on entend par:
a) «archives des institutions des Communautaires européennes», l'ensemble des documents de toute nature, quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par l'une des institutions, par l'un de ses représentants ou par l'un de ses agents dans l'exercice de ses fonctions et qui concernent les activités de la Communauté européenne et/ou de la Communauté européenne de l'énergie atomique (ci-après dénommées «les Communautés européennes»);
b) «archives historiques des institutions des Communautés européennes» la partie des archives des institutions des Communautés européennes qui a été sélectionnée dans les conditions prévues à l'article 7 pour une conservation permanente.
3. Tous les documents rendus accessibles au public avant l'expiration du délai prévu au paragraphe 1 restent accessibles sans restriction.
4. Après l'écoulement du délai de trente ans prévu au paragraphe 1, l'accès aux archives historiques est accordé à toute personne qui en fait la demande et qui accepte de se soumettre aux règles internes arrêtées à cet effet au sein de chaque institution.
5. Les archives historiques sont accessibles sous forme de copies. Toutefois, les institutions peuvent rendre accessibles les originaux de documents ou de pièces si l'utilisateur fait valoir un intérêt particulier et dûment motivé.
1. Dans le cas de documents relevant de l'exception concernant la vie privée et l'intégrité de l'individu, telle qu'elle est définie à l'article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, ainsi que de celle concernant les intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris la propriété intellectuelle, telle qu'elle est définie à l'article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001, ces exceptions peuvent continuer de s'appliquer à la totalité ou à une partie d'un document au-delà de la période de trente ans, si les conditions pertinentes de leur application sont toujours réunies.
2. Les documents relevant de l'exception concernant la vie privée et l'intégrité de l'individu, telle qu'elle est définie à l'article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001, y compris les dossiers du personnel des Communautés européennes, peuvent être divulgués conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données, notamment ses articles 4 et 5.
3. Avant de décider de rendre accessibles au public les documents dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris la propriété intellectuelle, visés à l'article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001, l'institution informe la personne concernée, conformément aux règles à définir par chaque institution, de son intention de rendre accessibles au public les documents en question. Ces documents ne sont pas rendus publics si, compte tenu des observations de la personne concernée, l'institution considère que leur divulgation porterait atteinte à ces intérêts commerciaux, à moins qu'un intérêt public supérieur ne la justifie.
4. Les documents sensibles au sens de l'article 9 du règlement (CE) no 1049/2001 sont accessibles dans les limites fixées par ledit article.
Note : JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.
JO L 8 du 12.1.2002, p. 1.
Sont exclus de l'accès au public, les documents qui ont été classés conformément à l'article 10 du règlement no 3 du Conseil du 31 juillet 1958 portant application de l'article 24 du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et qui n'ont pas fait l'objet d'une déclassification.
Note : JO 17 du 6.10.1958, p. 406/58.
Article supprimé.
[Article supprimé par l'acte CELEX 32003R1700]
Afin de garantir le respect du délai de trente ans prévu à l'article 1er, paragraphe 1, chaque institution procède en temps utile, au plus tard au cours de la vingt-cinquième année suivant la date de leur production, à l'examen des documents classifiés conformément aux règles de l'institution concernée, en vue de décider de leur éventuelle déclassification. Les documents qui n'ont pas été déclassifiés lors d'un premier examen sont réexaminés périodiquement, mais au moins tous les cinq ans.
Lorsque, à l'expiration du délai de trente ans prévu à l'article 1er, paragraphe 1, un État membre se propose de rendre accessibles au public des documents émanant des institutions et relevant de l'article 2 ou 3, il consulte l'institution concernée afin de prendre une décision ne compromettant pas la réalisation des objectifs du présent règlement.
Quinze ans au plus tard après leur production, chaque institution transmet à ses archives historiques tous les documents contenus dans ses archives courantes. Selon des critères à établir par chaque institution en vertu de l'article 9, ces documents font ensuite l'objet d'un tri destiné à séparer ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont dépourvus de tout intérêt administratif ou historique.
1. Chaque institution, autre que la Cour de justice de l'Union européenne (ci-après dénommée «Cour») et la Banque centrale européenne (BCE), dépose à l'Institut universitaire européen (IUE) de Florence les documents qui font partie de ses archives historiques et qu'elle a rendus accessibles au public en conformité avec le présent règlement. Le dépôt s'effectue conformément aux dispositions de l'annexe.
Nonobstant le premier alinéa, les institutions déposantes peuvent, pour des raisons juridiques ou administratives, refuser de confier certains documents originaux à l'IUE. Dans ce cas, elles y déposent une copie microforme ou numérique de ces documents.
2. Sur demande, chaque institution met à la disposition des États membres et des autres institutions, pour autant qu'il ne s'agisse pas de l'État membre où elle se trouve ou d'institutions se trouvant dans le même État membre, un jeu complet de copies microformes de ses archives historiques, dans la mesure où celles-ci sont accessibles au public en vertu du présent règlement.
3. La Cour et la BCE peuvent déposer leurs archives historiques à l'IUE sur une base volontaire.
4. Les institutions déposantes restent propriétaires de leurs archives et conservent la responsabilité exclusive de la composition des documents et des dossiers déposés à l'IUE ou mis de quelque autre manière à sa disposition.
5. Le dépôt des archives historiques des institutions à l'IUE n'a aucune incidence sur leur protection au sens de l'article 2 du protocole no 7 sur les privilèges et immunités de l'Union européenne, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
6. L'IUE veille à la conservation et à la protection des archives qui lui sont confiées. Cette conservation et cette protection répondent aux normes reconnues au niveau international en matière de protection physique des archives et respectent au minimum les règles techniques et de sécurité correspondant à celles qui régissent la conservation et la gestion des archives publiques en Italie. Pour ce faire, les documents déposés sont conservés dans un entrepôt spécialement construit à cet effet.
7. L'IUE est seul responsable du personnel appelé à gérer les archives historiques de l'Union déposées à l'IUE. Il veille à ce que le personnel chargé de la gestion des archives historiques dispose des qualifications professionnelles requises pour travailler dans ce domaine.
8. Chaque institution déposante a le droit de recevoir des informations concernant la gestion de ses archives par l'IUE et de procéder à une inspection des archives qu'elle y a déposées.
9. L'IUE met les archives historiques qui lui sont confiées en vertu des paragraphes 1 et 3 à la disposition du public. Les institutions peuvent également rendre accessibles au public une copie de ces mêmes archives historiques.
10. Les coûts liés à la gestion des archives historiques de l'Union sont financés par des contributions de l'ensemble des institutions déposantes versées sur la ligne budgétaire concernée, dans la limite des crédits annuels mis à disposition par l'autorité budgétaire conformément au règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union. Ces contributions financières ne couvrent pas les coûts liés à la mise à disposition et à l'aménagement des bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui y est affecté.
Le montant des contributions visées au premier alinéa est proportionnel à la taille des tableaux des effectifs respectifs des institutions déposantes. Chaque contribution est recalculée lorsqu'une nouvelle institution commence à déposer ses archives historiques à l'IUE, ou au minimum tous les cinq ans.
11. L'IUE agit en qualité de sous-traitant conformément à l'article 2 du règlement (CE) no 45/2001, sur instruction des institutions déposantes. L'IUE traite les éventuelles données à caractère personnel contenues dans les archives historiques des institutions dans le respect des garanties prévues dans ledit règlement.
12. Le contrôleur européen de la protection des données continue de disposer de pouvoirs de surveillance à l'égard des institutions en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques déposées à l'IUE.
Note : JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.
1. Chaque institution arrête des règles internes pour l'application du présent règlement, notamment des règles régissant la conservation des archives historiques et leur ouverture au public, ainsi que la protection des données à caractère personnel qu'elles contiennent. Dans toute la mesure du possible, les institutions rendent leurs archives accessibles au public par des moyens électroniques, y compris les archives numérisées et d'origine numérique, et facilitent leur consultation sur l'internet. Elles conservent également les documents existant sous des formes adaptées à des besoins particuliers (tels que l'écriture braille, de gros caractères ou des enregistrements).
2. Chaque institution publie annuellement une information concernant ses activités en matière d'archives historiques.
3. Au nom des institutions déposantes, la Commission conclut un accord-cadre de partenariat avec l'IUE. Cet accord-cadre comprend des dispositions détaillées sur le rôle et les responsabilités assumés respectivement par les institutions et l'IUE en matière de gestion des archives historiques de l'Union, y compris leur dépôt, leur conservation, l'accès à celles-ci et leur consultation par le public.
Annexes
ANNEXE
DISPOSITIONS RELATIVES AU DÉPÔT DES ARCHIVES HISTORIQUES DES INSTITUTIONS À L'INSTITUT UNIVERSITAIRE EUROPÉEN DE FLORENCE
1. En ce qui concerne les archives non numériques, les documents originaux, accompagnés d'une copie microforme et/ou numérique de ceux-ci, sont déposés à l'IUE en vue de leur conservation permanente.
En ce qui concerne les archives numériques, l'IUE dispose d'un accès permanent aux documents de manière à pouvoir remplir son obligation de rendre les archives historiques accessibles au public à partir d'un lieu unique et de favoriser leur consultation. Les institutions d'origine demeurent responsables de la conservation permanente de leurs archives numériques.
2. Le dépôt s'effectue par tranches annuelles et, dans la mesure du possible, conformément aux procédures normales de traitement des archives des institutions.
3. L'IUE ne modifie pas la classification établie par les institutions déposantes, ne supprime ni ne modifie des documents ou des fichiers.
4. L'IUE remet l'original de tout document ou fichier qui lui est confié aux institutions déposantes qui en font la demande. Celles-ci restituent les originaux à l'IUE dès qu'elles n'en ont plus l'utilité.
5. L'IUE informe immédiatement les institutions déposantes de toute circonstance susceptible de porter atteinte à l'inviolabilité des archives qu'elles ont déposées.