1. Chaque institution arrête des règles internes pour l'application du présent règlement, notamment des règles régissant la conservation des archives historiques et leur ouverture au public, ainsi que la protection des données à caractère personnel qu'elles contiennent. Dans toute la mesure du possible, les institutions rendent leurs archives accessibles au public par des moyens électroniques, y compris les archives numérisées et d'origine numérique, et facilitent leur consultation sur l'internet. Elles conservent également les documents existant sous des formes adaptées à des besoins particuliers (tels que l'écriture braille, de gros caractères ou des enregistrements).
2. Chaque institution publie annuellement une information concernant ses activités en matière d'archives historiques.
3. Au nom des institutions déposantes, la Commission conclut un accord-cadre de partenariat avec l'IUE. Cet accord-cadre comprend des dispositions détaillées sur le rôle et les responsabilités assumés respectivement par les institutions et l'IUE en matière de gestion des archives historiques de l'Union, y compris leur dépôt, leur conservation, l'accès à celles-ci et leur consultation par le public.