1. Toute demande d’accès à un document est adressée au Centre par le biais du site Internet de ce dernier (www.cdt.eu.int), par courrier électronique (cdt@cdt.eu.int), par courrier [Centre de traduction des organes de l’Union européenne, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg), ou par télécopieur [(352) 421711 220]. Le Centre répond aux demandes d’accès, initiales et confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d’enregistrement de la demande. Dans le cas de demandes complexes ou volumineuses, ce délai peut être prolongé de quinze jours ouvrables. Toute prolongation de délai doit être motivée et communiquée préalablement au demandeur.
2. En cas de demande imprécise visée à l’article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001, le Centre invite le demandeur à fournir des informations complémentaires permettant d’identifier les documents demandés; le délai de réponse ne commence à courir qu’à compter du moment où le Centre dispose de ces informations.
3. Toute décision négative, même partiellement, indique le motif du refus fondé sur l’une des exceptions énumérées à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, et informe le demandeur des voies de recours à sa disposition.