Considérants (3)
(1)(1) Le traité sur l’Union européenne consacre la notion de transparence dans son article 1er, deuxième alinéa, selon lequel le traité marque une nouvelle étape dans le processus créant une union sans cesse plus étroite entre les peuples de l’Europe, dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d’ouverture et le plus près possible des citoyens.
(2)(2) La transparence permet de garantir une plus grande légitimité, efficacité et responsabilité de l’administration à l’égard des citoyens dans un système démocratique et qu’elle contribue à renforcer les principes de démocratie et le respect des droits fondamentaux tels qu’ils sont définis à l’article 6 du traité sur l’Union européenne et dans la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne.
(3)(3) L’article 18 bis du règlement (CE) no 2965/94 dispose que le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission s’applique également aux documents détenus par le Centre. Il dispose également que le conseil d’administration arrête les modalités pratiques d’application du règlement (CE) no 1049/2001,
Bénéficiaires et champ d’application
1. Toute personne physique ou morale a un droit d’accès aux documents du Centre de traduction des organes de l’Union européenne (ci-après dénommé «le Centre»), sous réserve des principes, conditions et limites définis par le règlement (CE) no 1049/2001 et conformément aux dispositions prévues par la présente décision.
2. Les documents se trouvant en possession du Centre aux seules fins de traduction ne sont pas détenus par le Centre au sens de l’article 2, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1049/2001.
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
a) «document»: tout contenu quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une matière relative aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence du Centre;
b) «tiers»: toute personne physique ou morale ou entité extérieure au Centre, y inclus les États membres, les autres institutions et organes communautaires ou non communautaires, et les pays tiers.
Demandes d’accès
1. Toute demande d’accès à un document est adressée au Centre par le biais du site Internet de ce dernier (www.cdt.eu.int), par courrier électronique (cdt@cdt.eu.int), par courrier [Centre de traduction des organes de l’Union européenne, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg), ou par télécopieur [(352) 421711 220]. Le Centre répond aux demandes d’accès, initiales et confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d’enregistrement de la demande. Dans le cas de demandes complexes ou volumineuses, ce délai peut être prolongé de quinze jours ouvrables. Toute prolongation de délai doit être motivée et communiquée préalablement au demandeur.
2. En cas de demande imprécise visée à l’article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001, le Centre invite le demandeur à fournir des informations complémentaires permettant d’identifier les documents demandés; le délai de réponse ne commence à courir qu’à compter du moment où le Centre dispose de ces informations.
3. Toute décision négative, même partiellement, indique le motif du refus fondé sur l’une des exceptions énumérées à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, et informe le demandeur des voies de recours à sa disposition.
Traitement des demandes initiales
1. Dès l’enregistrement de la demande, un accusé de réception est envoyé au demandeur, sauf si la réponse est envoyée par retour de courrier. L’accusé de réception et la réponse sont envoyés par écrit, éventuellement par voie électronique.
2. Sans préjudice de l’article 9 de la présente décision, le département administration est compétent pour décider de la suite à donner aux demandes initiales. À cet effet, un agent est désigné pour instruire les demandes d’accès et coordonner la prise de position.
Le demandeur est informé de la suite réservée à sa demande.
Toute réponse, même partiellement négative, devra informer le demandeur de son droit de présenter, dans un délai de quinze jours ouvrables après la réception de la réponse, une demande confirmative auprès du Centre.
3. En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut adresser, dans un délai de quinze jours ouvrables suivant la réception de la réponse du Centre, une demande confirmative tendant à ce que celui-ci révise sa position.
4. L’absence de réponse du Centre dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative.
Traitement des demandes confirmatives
1. Le directeur du Centre adopte les décisions relatives aux demandes confirmatives. Il en informe le conseil d’administration du Centre.
2. La décision est communiquée au demandeur par écrit, éventuellement par la voie électronique, l’informant de son droit d’introduire un recours devant le Tribunal de première instance, ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen.
Consultations
1. Lorsque le Centre est saisi d’une demande d’accès à un document qu’il détient mais qui émane d’un tiers, le Centre vérifie l’applicabilité de l’une des exceptions prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001.
2. Si, au terme de cet examen, le Centre estime que l’accès au document demandé doit être refusé en vertu de l’une des exceptions prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, la réponse négative est envoyée au demandeur sans consultation du tiers auteur.
3. Sans préjudice des dispositions du quatrième alinéa du présent article, le Centre donne une suite favorable à la demande sans consulter le tiers lorsque:
a) le document demandé a déjà été divulgué, soit par son auteur, soit en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 ou de dispositions analogues;
b) la divulgation, éventuellement partielle, de son contenu ne porte manifestement pas atteinte à l’un des intérêts visés à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001.
Dans tous les autres cas, le tiers est consulté.
4. Dans l’hypothèse où une demande d’accès porte sur un document qui émane d’un État membre, le Centre consulte l’autorité d’origine sous réserve du paragraphe 3, point a), du présent article.
5. Le tiers consulté dispose d’un délai de réponse qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrables mais qui doit permettre au Centre de respecter ses propres délais de réponse. En l’absence de réponse dans le délai fixé, ou lorsque le tiers est introuvable ou non identifiable, le Centre statue conformément au régime d’exceptions de l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments dont il dispose.
6. Dans l’hypothèse où le Centre envisage de donner accès à un document contre l’avis explicite de son auteur, il informe celui-ci de son intention de divulguer le document après une période de dix jours ouvrables et attire son attention sur les voies de recours qui sont à sa disposition en vue de s’opposer à cette divulgation.
Exercice du droit d’accès
1. Les documents sont envoyés par courrier, télécopieur ou, si disponible, par courrier électronique. En cas de gros volumes ou de documents difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à consulter les documents sur place. Cette consultation est gratuite.
2. Si le document a été publié, la réponse consiste à donner les références de publication et/ou l’endroit où le document est disponible et, le cas échéant, l’adresse du document sur le site http://www.cdt.eu.int.
3. Si le volume des documents demandés dépasse vingt pages, une redevance de 0,10 euro par page, augmentée des frais de port, peut être mise à charge du demandeur. Le montant de cette redevance peut être révisé par le directeur du Centre. Les frais afférents à d’autres supports seront décidés au cas par cas sans que ceux-ci n’excèdent un montant raisonnable.
Mesures facilitant l’accès aux documents
1. Pour permettre aux citoyens de jouir de manière concrète des droits résultant du règlement (CE) no 1049/2001, le Centre rend accessible un registre de documents. Le registre sera accessible sous format électronique.
2. Le registre contient le titre du document (dans les langues dans lesquelles il est disponible), y compris, le cas échéant, d’autres références utiles, une indication quant à son auteur et la date de sa création ou de son adoption.
3. Une page d’aide (dans toutes les langues officielles) informe le public de la façon dont le document peut être obtenu. Si le document est publié, un lien est établi avec le texte original.
Documents accessibles d’office au public
1. Les dispositions du présent article ne s’appliquent qu’aux documents établis ou reçus après la date de mise en application du règlement (CE) no 1049/2001.
2. Les documents suivants sont automatiquement remis sur demande et, dans la mesure du possible, rendus directement accessibles par voie électronique:
a) les textes adoptés par le directeur ou le conseil d’administration du Centre qui sont destinés à être publiés au Journal officiel de l’Union européenne ou sur le site du Centre;
b) les documents originaires de tiers qui ont déjà été divulgués par leur auteur ou avec son consentement;
c) les documents déjà divulgués à la suite d’une demande antérieure.
Rapports
Le Centre publie un rapport annuel portant sur l’année écoulée, dans lequel sont mentionnées les informations relatives à la mise en œuvre de la présente décision, notamment les statistiques sur le nombre de demandes d’accès à des documents du Centre, le nombre de refus d’accès et les motifs de ces refus, conformément à l’article 17, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001.
Entrée en vigueur
La présente décision entre en vigueur avec effet au 1er avril 2004.
Publication
La présente décision est publiée au Journal officiel de l’Union européenne.