1. Aux fins de l'application de l'article 2, paragraphe 2, les autorités compétentes des États membres, avant de délivrer les autorisations d'importation, notifient à la Commission les quantités correspondant aux demandes d'autorisation d'importation qu'elles ont reçues, attestées par les licences originales d'exportation. La Commission confirme par retour du courrier que la ou les quantités requises sont disponibles pour des importations, dans l'ordre chronologique de réception des notifications des États membres.
2. Pour être valables, les demandes incluses dans les notifications à la Commission doivent contenir, dans chaque cas, des indications précises concernant le pays exportateur, le groupe de produits en cause, les quantités à importer, le numéro de la licence d'exportation, l'année contingentaire et l'État membre dans lequel la mise en libre pratique des produits est prévue.
3. Dans la mesure du possible, la Commission confirme aux autorités des États membres la quantité intégrale figurant dans les demandes notifiées pour chaque groupe de produits. En outre, la Commission se met immédiatement en rapport avec les autorités ukrainiennes compétentes lorsque les demandes notifiées dépassent les limites quantitatives, afin d'obtenir des explications et de trouver rapidement une solution.
4. Les autorités compétentes des États membres préviennent la Commission dès qu'elles sont informées qu'une quantité donnée n'a pas été utilisée pendant la période de validité de l'autorisation d'importation. Cette quantité inutilisée est automatiquement transférée et reportée sur les quantités restantes du total des limites quantitatives communautaires pour chaque groupe de produits.
5. Sauf si des raisons techniques impératives imposent le recours temporaire à d'autres modes de communication, les notifications visées aux paragraphes 1, 2, 3 et 4 sont effectuées par voie électronique, par l'intermédiaire du réseau intégré constitué à cet effet.
6. Les autorisations d'importation ou les documents équivalents sont délivrés conformément aux dispositions du chapitre II.
7. Les autorités compétentes des États membres informent la Commission de toute annulation d'autorisations d'importation ou de documents équivalents déjà délivrés lorsque les licences d'exportation correspondantes ont été retirées ou annulées par les autorités ukrainiennes compétentes. Toutefois, si la Commission ou les autorités compétentes d'un État membre ont été informées par les autorités ukrainiennes compétentes de l'annulation ou du retrait d'une licence d'exportation après l'importation des produits concernés dans la Communauté, les quantités en cause sont imputées sur la limite quantitative fixée pour l'année au cours de laquelle l'expédition des produits a eu lieu.