MANDAT DE L'AUDITEUR INDÉPENDANT DU SYSTÈME (AIS)
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
L'audit indépendant du système de vérification de la légalité (SVL) a pour objectif d'apporter à toutes les parties prenantes les garanties de fiabilité et de crédibilité des autorisations FLEGT émises en RCA.
II. MISSIONS
L'AIS a pour missions générales:
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d'évaluer régulièrement le bon fonctionnement de tous les aspects du SVL, notamment:
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le respect des principes et critères de la grille de légalité,
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l'efficacité de la vérification de la chaîne d'approvisionnement,
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l'efficacité des vérifications et des contrôles de la vérification,
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la fiabilité du système de délivrance des autorisations FLEGT,
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le mécanisme de gestion des plaintes (enregistrement des doléances des parties prenantes concernant: i) la mise en œuvre du SVL et ii) les activités de l'AIS,
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la synergie entre tous les éléments du SVL,
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la synergie entre tous les acteurs concernés et impliqués dans le processus (flux de communication, archivage, procédures, etc.),
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2) |
d'évaluer l'adéquation des systèmes de gestion de données sur lesquels repose le SVL,
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d'identifier les faiblesses et les défaillances du système (la proposition des actions correctives est du ressort du comité conjoint),
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de vérifier, le cas échéant, la mise en œuvre des actions correctives décidées par le comité conjoint suite aux faiblesses et défaillances identifiées, et évaluer leur efficacité,
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de vérifier l'utilisation des autorisations FLEGT lors de la mise en libre pratique dans l'Union des produits bois issus de la RCA,
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de rédiger et présenter un rapport au comité conjoint à l'issue de chaque audit.
III. QUALIFICATIONS REQUISES
L'AIS est une fonction indépendante de l'administration centrafricaine, du secteur privé centrafricain, des organisations non-gouvernementales (ONG) locales et de l'Union.
L'AIS peut être un bureau d'étude, un consortium de bureaux d'étude, une société, un cabinet ou une organisation reconnue au niveau international pour ses expériences et sa crédibilité dans les missions d'audit.
La structure doit avoir une équipe pluridisciplinaire composée d'experts spécialistes en audit et posséder une bonne connaissance du fonctionnement des exploitations forestières, des entreprises forestières, des procédures d'exportation du bois des pays de la sous-région d'Afrique centrale. La structure doit également avoir mis en place un système de contrôle interne performant.
Les prestataires de services commerciaux sous contrat avec le gouvernement centrafricain pour la fourniture d'autres services de gestion, de contrôle des ressources forestières ou toute activité présentant ou susceptible de positionner le prestataire dans une situation de conflit d'intérêt ne sont pas admissibles pour les activités d'audit.
Les critères de recrutement de l'AIS sont les suivants:
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une expertise avérée dans le secteur forestier dans la sous-région de l'Afrique centrale,
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une bonne connaissance de la législation forestière, fiscale, environnementale, sociale, commerciale des pays de la sous-région de l'Afrique centrale. Avoir une connaissance de la législation forestière de la RCA est un atout,
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au moins dix ans d'expérience dans l'évaluation de la gestion forestière et la vérification de la chaîne de contrôle dans les pays de la sous-région de l'Afrique centrale,
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la capacité à produire des rapports d'audit conformes aux standards internationaux,
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l'indépendance et la crédibilité internationale de l'AIS.
IV. MÉTHODOLOGIE
L'AIS doit couvrir tout le processus aboutissant à la délivrance des autorisations FLEGT, selon un manuel de procédures qu'il doit développer et soumettre au comité conjoint pour approbation dans les trois mois suivant son recrutement.
La méthodologie de l'AIS doit couvrir l'ensemble des points présentés dans la section II relative aux missions.
L'AIS travaille selon une procédure documentée basée sur l'existence de preuves. Pour cela, tous les documents en vue de la délivrance d'une autorisation FLEGT doivent être vérifiés à partir de plusieurs sources croisées, quand cela est possible sur la base d'échantillonnages et d'activités de vérification sur le terrain pour compléter et croiser les informations issues des vérifications documentaires. L'AIS peut entreprendre des investigations sur la base des plaintes ou observations reçues par le comité conjoint de mise en œuvre de l'accord.
Au début de la mise en œuvre du présent accord, la fréquence des interventions de l'AIS est de trois fois par an la première année, de deux fois par an la deuxième et la troisième années, puis d'une fois par an à partir de la quatrième année. Sur demande du comité conjoint, l'AIS pourra réaliser des audits supplémentaires.
Un calendrier détaillé comprenant les dates des missions et de remise des rapports correspondants sera fourni par l'AIS avant le début de sont mandat et approuvé par le comité conjoint.
V. SOURCE D'INFORMATION
L'AIS devra avoir un accès libre à toutes les informations et sources d'information qu'il jugera pertinentes. Les parties facilitent l'accès à l'information.
Les principales sources d'information de l'AIS auprès des acteurs impliqués dans le processus de la délivrance des autorisations FLEGT sont les suivantes:
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l'autorité de délivrance des autorisations (ministère des eaux et forêts),
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l'inspection centrale des eaux et forêts où sont réalisées les dernières vérifications avant la délivrance de l'autorisation FLEGT,
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le centre de données forestières où sont archivées les autorisations FLEGT et les données d'exportation de chaque société forestière,
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la société de sécurisation des recettes d'exportation (qui est actuellement BIVAC),
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les structures de l'administration impliquées dans la vérification du respect des indicateurs de légalité:
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ministère des eaux et forêts,
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ministère du commerce,
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ministère des finances,
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ministère de la fonction publique, de la sécurité sociale et du travail,
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ministère de la justice,
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ministère de l'environnement et de l'écologie,
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ministère de la santé publique,
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ministère de l'agriculture,
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ministère des transports,
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les entreprises forestières, les attributaires de permis artisanaux, des forêts communautaires en exploitation et des exploitants ou les propriétaires des plantations forestières,
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tous les services impliqués dans les différents contrôles: la direction générale des eaux et forêts, la direction des exploitations et industries forestières, la direction des inventaires et aménagement forestier, la direction régionale des eaux et forêts, la brigade mobile mixte d'intervention et de vérification, les services des douanes centrafricaines, les services des impôts, la direction de l'environnement cadre de vie et de la planification environnementale au ministère de l'environnement, l'inspection de travail, les services phytosanitaires, le bureau d'affrètement routier centrafricain (BARC), les services du ministère du commerce, les services du ministère de la justice,
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les autorités compétentes de l'Union,
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la société d'exploitation des parcs à bois du Cameroun (Douala),
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les membres de la société civile (ONG),
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les populations riveraines des PEA et autres permis forestiers,
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les personnels de projets de développement ou d'appui en lien avec le développement forestier,
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toutes autres sources jugées pertinentes.
Des plaintes provenant des parties prenantes du système pour la délivrance des autorisations FLEGT peuvent être adressées au comité conjoint. Celui-ci peut les mettre à la disposition de l'AIS. Ainsi, ces plaintes peuvent également être une source d'information pour l'AIS.
L'accès aux informations se fait dans un premier temps par la mise à disposition de l'AIS des rapports de contrôle, des procès-verbaux issus des contrôles et des rapports de vérification du respect des indicateurs de légalité.
L'AIS se déplace sur le terrain, à sa convenance, pour obtenir les informations qu'il juge pertinentes.
L'AIS doit également consulter les principales bases de données telles que celles du CDF et des douanes centrafricaines.
VI. RAPPORTS
Les rapports de l'AIS contiennent toutes les informations pertinentes ayant retenu l'attention des auditeurs.
Un canevas de rapport d'audit est fourni par l'AIS dans le cadre des procédures documentées et approuvées par le comité conjoint.
Après chaque audit, l'AIS produit, dans un délai de trois semaines, un rapport provisoire en français en huit exemplaires: quatre exemplaires sont adressés au ministre en charge des forêts et quatre autres à l'Union en plus de la copie électronique envoyée aux deux parties.
En vérifiant que toutes les exigences liées au SVL sont respectées par toutes les composantes du système, le rapport doit présenter des analyses sur tous les éléments du système.
Les commentaires des deux parties, y compris les plaintes relatives à la manière dont l'auditeur remplit sa mission, sur le rapport provisoire sont analysés au niveau du comité conjoint qui les transmet à l'AIS pour la production du rapport final. Le rapport final contiendra une réponse de l'AIS aux commentaires formulés par le comité conjoint.
L'AIS produira systématiquement un rapport synthétique qui sera rendu public. Ce rapport résumera le rapport final et couvrira les principaux résultats, les faiblesses et défaillances identifiées et les préoccupations des parties prenantes.
Selon les cas, à la demande du comité conjoint, l'AIS produira également un rapport spécifique complémentaire lors de l'identification d'infractions graves, ou de défaillances graves du SVL.
VII. MODALITÉS DE RECRUTEMENT ET MONTAGE INSTITUTIONNEL
L'AIS est recruté par une procédure compétitive parmi des candidats nationaux ou internationaux suite à un appel d'offre du ministre en charge des forêts pour une durée de trois ans, renouvelable une seule fois sous condition de l'approbation formelle du comité conjoint.
L'appel d'offre de l'AIS devra être diffusé dans des publications nationales et internationales et sur les sites Internet.
Le contrat de prestation de service signé entre l'AIS et le ministre en charge des forêts prévoit:
Pour le gouvernement:
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la non-ingérence dans la conduite des activités de l'AIS,
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l'accès aux informations publiques et privées en rapport avec le SVL dans le respect de la législation nationale,
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l'accès au domaine forestier et aux installations de transport, de stockage, de transformation et d'exportation du bois, nécessaire pour le SVL,
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le paiement des factures correspondant aux prestations de l'AIS sera effectué quelques soient les conclusions de l'audit.
Le gouvernement centrafricain facilitera administrativement les déplacements de l'AIS sur le territoire centrafricain et assurera sa sécurité lors de ses déplacements sur le territoire national.
Pour le prestataire:
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une prestation de qualité en conformité avec le mandat,
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des garanties relatives à la protection et à l'utilisation d'informations confidentielles à caractère commercial.
Dans ce contrat, seront également précisées les activités à exécuter par l'AIS, les modalités de paiement et les responsabilités respectives des signataires du contrat.