1. Les licences délivrées conformément au chapitre III de la directive 2012/34/UE sont basées sur la présentation uniforme définie aux annexes I et II du présent règlement.
Lorsqu'une nouvelle licence est délivrée, l'autorité responsable des licences attribue un numéro de notification CE de licence conformément au système de numérotation harmonisé, appelé numéro d'identification européen (NIE), tel que défini à l'appendice 2 de la décision 2007/756/CE de la Commission.
Chaque fois qu'une licence est octroyée, modifiée d'une manière affectant le document délivré, suspendue, retirée ou remplacée par une licence temporaire, l'autorité responsable des licences établit une licence basée sur cette présentation.
2. Les autorités responsables des licences informent l'Agence ferroviaire européenne conformément à l'article 24, paragraphe 8, de la directive 2012/34/UE, en fournissant une copie de la licence comme stipulé dans le protocole de communication convenu entre elles.
3. Les informations concernant la couverture financière de la responsabilité civile visée à l'article 22 de la directive 2012/34/UE sont indiquées dans l'annexe de la licence, en utilisant la présentation uniforme décrite à l'annexe II du présent règlement. L'autorité qui délivre la licence doit joindre une annexe à la licence. Cette annexe porte le numéro un (1).
4. En consultant les informations fournies dans les annexes «responsabilité», définies à l'annexe II du présent règlement, l'autorité responsable des licences dans un État membre donné ou un gestionnaire d'infrastructure peut vérifier si la couverture de la responsabilité civile souscrite par l'entreprise ferroviaire et approuvée par d'autres autorités responsables des licences est suffisante dans l'État membre donné en cause. Si l'autorité responsable des licences établit que le niveau de couverture est insuffisant, elle peut demander à l'entreprise ferroviaire de souscrire une couverture complémentaire. L'entreprise ferroviaire fournit à l'autorité responsable des licences les informations demandées concernant sa couverture.
5. Une fois que l'autorité responsable des licences est satisfaite de la couverture, elle informe l'Agence ferroviaire européenne avec la mise à jour d'une annexe existante communiquée par une autorité responsable des licences du même État membre ou avec l'ajout d'une nouvelle annexe à la licence, en utilisant la présentation uniforme décrite à l'annexe II, et donne à cette nouvelle annexe le numéro suivant (2, 3, 4, etc.).
6. Chaque annexe «responsabilité» mentionne le montant, l'étendue (par exemple la couverture géographique ou les types de services) et la date de début de la couverture, ainsi que sa date d'expiration, le cas échéant. Le numéro de notification de la licence est mentionné dans chaque annexe afin d'établir un lien clair avec l'entreprise ferroviaire titulaire de la licence. L'autorité responsable des licences établit une annexe mise à jour lorsqu'elle est informée d'une modification de la couverture de la responsabilité civile et communique l'annexe à l'Agence ferroviaire européenne.