PROCÉDURE DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS TIERS INDÉPENDANTS DE SYSTÈMES D'ENTREPÔTS DE STOCKAGE DES DONNÉES
PARTIE A
Les procédures suivantes s'appliquent à la sélection d'un fournisseur tiers indépendant chargé de la gestion d'un entrepôt primaire de stockage des données:
1) chaque fabricant et importateur de cigarettes et de tabac à rouler notifie à la Commission, au plus tard dans les deux mois suivant l'entrée en vigueur du règlement délégué (UE) 2018/573:
a) l'identité du tiers qu'il propose de désigner pour gérer un entrepôt primaire de stockage des données (ci-après le «fournisseur proposé»);
b) un projet de contrat de stockage de données contenant les éléments clés énoncés dans le règlement délégué, pour approbation par la Commission;
1 bis) lorsque plusieurs personnes morales forment un même fabricant ou importateur, la notification est présentée conjointement par toutes les personnes morales;
1 ter) dans les cas où l’importateur concerné coopère avec un seul fabricant établi en dehors de l’Union ou appartient au même groupe de sociétés que ce dernier, le contrat de stockage de données peut être cosigné par l’importateur et le fabricant établi en dehors de l’Union. Dans les cas où l’importateur concerné coopère avec plusieurs fabricants établis en dehors de l’Union ou est lui-même un fabricant établi dans l’Union, le contrat de stockage de données est signé uniquement par l’importateur;
2) sont joints à la notification:
a) la déclaration écrite de l'expertise technique et opérationnelle, visée à l'article 4 du règlement délégué (UE) 2018/573;
b) la déclaration écrite d'indépendance juridique et financière, visée à l'article 8 du règlement délégué (UE) 2018/573;
c) un tableau indiquant la correspondance entre les clauses contractuelles et les exigences énoncées dans le règlement délégué (UE) 2018/573;
3) la Commission, dans un délai de trois mois à compter de la date de réception de la notification, et sur la base d'un examen de l'adéquation du fournisseur proposé, notamment en ce qui concerne son indépendance et ses capacités techniques, telles que visées à l'article 15, paragraphe 8, de la directive 2014/40/UE, approuve ou rejette le fournisseur proposé ainsi que le projet de contrat. En l'absence de réponse de la Commission dans ce délai, le fournisseur et le projet de contrat sont réputés approuvés;
4) lorsque la Commission n'approuve pas le fournisseur proposé ou le projet de contrat, ou lorsqu'elle estime que le contrat ne comprend pas les éléments essentiels énoncés dans le règlement délégué (UE) 2018/573, le fabricant ou l'importateur concerné, dans un délai d'un mois après en avoir été informé par la Commission, propose un autre fournisseur et/ou apporte les modifications nécessaires au projet de contrat en vue d'un examen plus approfondi par la Commission;
5) une fois que le fournisseur proposé et le projet de contrat ont été approuvés, les fabricants et importateurs, dans un délai de deux semaines à compter de cette approbation, transmettent sous format électronique:
a) une copie du contrat signé par les deux parties;
b) les déclarations à fournir dans le cadre du contrat en vertu des articles 4 et 8 du règlement délégué (UE) 2018/573;
6) les fabricants et les importateurs de produits du tabac autres que les cigarettes et le tabac à rouler notifient à la Commission, au plus tard le 31 décembre 2022, l'identité du fournisseur proposé, un projet de contrat de stockage de données contenant les éléments clés énoncés dans le règlement délégué (UE) 2018/573 pour approbation par la Commission, et la documentation supplémentaire visée au point 2);
7) le fournisseur désigné pour gérer l'entrepôt primaire de stockage des données intègre son entrepôt de stockage des données dans le système de traçabilité uniquement après la conclusion du contrat approuvé;
8) une liste des tiers notifiés et approuvés est publiée par la Commission sur un site internet;
9) toute modification des éléments essentiels du contrat, tels qu’ils sont définis dans le règlement délégué (UE) 2018/573, est soumise à l’approbation de la Commission. En l’absence de réponse de la Commission dans un délai de trois mois à compter de la date de notification de la modification, la modification est réputée approuvée. Ce délai peut être prolongé une fois par la Commission d’un maximum de trois mois supplémentaires, au moyen d’une lettre adressée à l’opérateur qui lui a envoyé la notification. Toute modification du contrat portant sur des éléments non essentiels requiert une simple communication préalable à la Commission.
PARTIE B
Les procédures suivantes s'appliquent à la sélection d'un tiers indépendant chargé de la gestion du système d'entrepôt secondaire de stockage des données:
1) la Commission désigne, parmi les fournisseurs des entrepôts primaires de stockage des données qui ont été approuvés conformément à la partie A , un fournisseur chargé de la gestion de l'entrepôt secondaire de stockage des données (ci-après le «gestionnaire de l'entrepôt secondaire de stockage des données») aux fins de l'exécution des services prévus au chapitre V du présent règlement;
2) la désignation du gestionnaire de l’entrepôt secondaire de stockage des données est fondée sur une analyse des critères objectifs et s’effectue au moyen d’un contrat de concession conclu par écrit entre la Commission et chaque nouveau gestionnaire de l’entrepôt secondaire de stockage des données;
3) le résultat de la désignation du gestionnaire de l'entrepôt secondaire de stockage des données est publié par la Commission sur un site internet;
4) chaque fournisseur d'un entrepôt primaire de stockage des données désignées conformément à la partie À conclut un contrat individuel avec le fournisseur désigné pour gérer l'entrepôt secondaire de stockage des données aux fins de l'exécution des services prévus au chapitre V du présent règlement;
5) les contrats conclus entre chaque fournisseur d’entrepôt primaire de stockage des données et le gestionnaire de l’entrepôt secondaire de stockage des données sont signés et soumis à la Commission dans un délai de trois mois à compter de la date de la désignation de chaque nouveau gestionnaire de l’entrepôt secondaire de stockage des données.
PARTIE C
Les exigences suivantes s’appliquent en complément aux procédures de sélection décrites dans les parties A et B:
1) lorsque la relation contractuelle entre un fabricant ou un importateur et le fournisseur d’un entrepôt primaire de stockage des données est résiliée, ou susceptible d’être résiliée, par l’une des parties au contrat, pour quelque raison que ce soit, y compris le non-respect des critères d’indépendance définis à l’article 35, le fabricant ou l’importateur informe immédiatement la Commission de cette résiliation, ou de la résiliation attendue, de la date de notification de cette résiliation au fournisseur et de la date à laquelle la résiliation prend ou devrait prendre effet. Le fabricant ou l’importateur propose et notifie à la Commission un fournisseur de remplacement au plus tard trois mois avant la date de résiliation du contrat existant. La désignation du fournisseur de remplacement est effectuée conformément à la partie A;
2) dans le cas où le gestionnaire de l’entrepôt secondaire de stockage des données fait part de son intention de cesser la gestion de cet entrepôt en vertu des contrats de concession visés au point 2 de la partie B, il informe immédiatement la Commission de son intention et de la date à laquelle la résiliation doit prendre effet. Le délai de préavis ne peut être inférieur à neuf mois. Le contrat prévoit la possibilité pour la Commission de prolonger ce délai unilatéralement de six mois au maximum, si c’est nécessaire pour assurer le remplacement du gestionnaire de l’entrepôt secondaire de stockage des données et l’entrée en fonction de son remplaçant. La Commission informe les autorités compétentes des États membres du délai de préavis et de son éventuelle prolongation;
3) lorsque le point 1 s’applique, le contrat visé au point 4 de la partie B est à son tour résilié par les parties immédiatement après la fermeture de l’entrepôt primaire de stockage des données concerné.