Article premier
Dénomination du comité mixte
Le comité mixte institué en vertu de l'article 18 du protocole à l'accord relatif au transport international occasionnel de voyageurs par autocar ou par autobus (accord Interbus) en ce qui concerne le transport international régulier et régulier spécial de voyageurs par autocar ou par autobus (ci-après dénommé «protocole») est dénommé ci-après le «comité».
Article 2
Présidence
1. La présidence du comité est exercée par le chef de la délégation de l'Union ou, le cas échéant, par son suppléant (ci-après dénommé «président»), au nom de l'Union européenne. Le président est un représentant de la Commission européenne (ci-après dénommée «Commission»).
2. Le président dirige les travaux du comité.
Article 3
Délégations
1. Les parties contractantes pour lesquelles le protocole est entré en vigueur (ci-après dénommées «parties») nomment leurs représentants au comité. La délégation de l'Union est composée de représentants de la Commission, assistés par des représentants des États membres.
2. Chaque partie nomme le chef et, le cas échéant, le chef suppléant de sa délégation.
3. Chaque partie peut désigner de nouveaux représentants au comité. Le secrétaire du comité (ci-après dénommé «secrétaire») est informé sans tarder de ces changements par écrit.
4. Des représentants du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne peuvent assister en tant qu'observateurs aux réunions du comité. Le président, en accord avec les autres chefs de délégation, peut inviter des personnes qui ne sont pas membres des délégations à assister à une réunion du comité afin de fournir des informations sur des sujets déterminés.
5. Les parties informent le secrétaire, au moins une semaine avant la réunion du comité, de la composition de leur délégation.
Article 4
Secrétariat
1. Un représentant la Commission assure le secrétariat du comité. Le secrétaire est désigné par le président et exerce ses fonctions jusqu’à la nomination d'un nouveau secrétaire. Le président communique le nom et les coordonnées du secrétaire aux autres parties.
2. Le secrétaire est responsable de la communication entre les délégations, y compris la transmission des documents, et supervise les fonctions de secrétariat.
Article 5
Réunions du comité
1. Le comité se réunit à la demande d'au moins une partie. Il est convoqué par le président.
2. Le président adresse la convocation aux autres chefs de délégation, accompagnée du projet d'ordre du jour et des documents de séance, au moins quinze jours ouvrables avant le début de la réunion.
3. L'une des parties peut demander au président de réduire le délai visé au paragraphe 2 afin de tenir compte de l'urgence d'un cas particulier.
4. Sauf décision contraire des chefs de délégation, les réunions du comité ne sont pas publiques.
5. Le comité se réunit à Bruxelles, sauf si les parties conviennent d'un autre lieu de réunion ou de se réunir à distance.
Article 6
Ordre du jour des réunions du comité
1. Le président, assisté du secrétaire, établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion du comité et fixe, après consultation des autres chefs de délégation, la date et le lieu de la réunion. Le président transmet le projet d'ordre du jour aux autres chefs de délégation au moins quinze jours ouvrables avant le début de la réunion. Le projet d'ordre du jour est assorti de tous les documents de travail nécessaires.
2. Le délai fixé au paragraphe 1 du présent article ne s'applique pas aux réunions urgentes convoquées conformément à l'article 5, paragraphe 3.
3. Chaque partie peut proposer d’inscrire un ou plusieurs points supplémentaires au projet d'ordre du jour, au plus tard vingt-quatre heures avant le début de la réunion. Les demandes d'inscription de points supplémentaires à l'ordre du jour doivent être adressées par écrit au président et être motivées.
4. Au début de la réunion, le comité adopte l'ordre du jour. Le comité peut décider d'inscrire à l'ordre du jour un point qui ne figure pas dans le projet d'ordre du jour.
Article 7
Adoption d’actes
1. Les décisions du comité sont arrêtées à l'unanimité des parties représentées, conformément à l'article 23, paragraphes 5 et 6, de l'accord Interbus. Les recommandations, notamment celles visées à l'article 24, paragraphe 2, point g), de l'accord Interbus, applicables mutatis mutandis au comité, sont prises par consensus entre les délégations des parties représentées. Les décisions et les recommandations du comité portent le titre de «décision» ou de «recommandation» suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet.
2. Les décisions et les recommandations du comité sont revêtues de la signature du président et du secrétaire. Elles sont transmises par le secrétaire aux autres chefs de délégation.
3. Chaque partie peut décider de publier tout acte adopté par le comité.
4. Les actes du comité peuvent être adoptés par procédure écrite lorsque les chefs de délégation en sont convenus. Le président soumet le projet d'acte aux autres chefs de délégation, qui répondent en indiquant s'ils acceptent ou non le projet, s'ils proposent des modifications du projet ou s'ils demandent un temps de réflexion supplémentaire. Si le projet est adopté, le président met au point la décision ou la recommandation conformément aux paragraphes 1 et 2.
5. Les recommandations et les décisions sont rédigées en langues allemande, anglaise et française, tous les textes faisant également foi. Chaque partie assure la traduction correcte des décisions et des recommandations dans sa ou ses langues officielles. La traduction dans les autres langues de l'Union est assurée par la Commission.
Article 8
Procès-verbal des réunions du comité
1. Le secrétaire établit, sous la responsabilité du président, un projet de procès-verbal de chaque réunion du comité, dans les quinze jours ouvrables suivant la réunion.
2. Le procès-verbal comprend en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:
a) la mention des documents soumis au comité;
b) les déclarations dont une partie a demandé l'inscription; et
c) les décisions prises, les recommandations formulées et les conclusions adoptées.
3. Le projet de procès-verbal est soumis au comité pour approbation selon la procédure écrite visée à l'article 7, paragraphe 4. Si cette procédure n'aboutit pas, le procès-verbal est adopté par le comité lors de sa réunion suivante.
4. Une fois adopté par le comité, le procès-verbal est signé par le président et par le secrétaire et conservé par ce dernier. Le secrétaire en transmet copie aux autres chefs de délégation.
Article 9
Confidentialité
Sans préjudice de la disposition relative à la publication des actes prévue à l'article 7, paragraphe 3, les délibérations des réunions et les documents du comité relèvent du secret professionnel.
Article 10
Dépenses
1. Chaque partie prend à sa charge les dépenses qu'elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité.
2. Le comité statue sur le remboursement des dépenses liées à la participation aux réunions des personnes invitées par le président en vertu de l'article 3, paragraphe 4.
Article 11
Correspondance
Toute la correspondance destinée au président ou émanant de celui-ci est envoyée au secrétaire. Celui-ci transmet copie de toute correspondance relative au protocole à l'ensemble des délégations.
Article 12
Langues
Les langues utilisées dans les réunions du comité et dans ses documents sont arrêtées par le comité. La partie qui organise la réunion n'a aucune obligation de fournir une interprétation pour les autres langues.