1. Les examinateurs externes utilisent le formulaire et le modèle normalisés figurant à l’annexe du présent règlement pour notifier à l’AEMF une modification substantielle telle que visée à l’article 24, paragraphe 1, du règlement (UE) 2023/2631.
Les examinateurs externes communiquent les informations requises dans un format lisible par machine qui permet:
a) de garder ces informations accessibles à l’AEMF pendant 45 jours ouvrés,
b) et la reproduction exacte de ces informations.
Lorsqu’ils soumettent le formulaire et le modèle normalisés, les examinateurs externes veillent:
a) à identifier clairement comme contenant les informations requises les documents transmis avec le formulaire normalisé,
b) à assigner un numéro de référence unique à chacun de ces documents,
c) à préciser à quelle exigence du règlement d’exécution (UE) 2025/2179 de la Commission ou du règlement délégué (UE) 2026/544 de la Commission ces informations répondent et dans quel document elles sont contenues.
Lorsqu’une exigence du règlement (UE) 2023/2631 ne s’applique pas à la notification, les examinateurs externes l’indiquent dans le formulaire normalisé en précisant pour quelle raison.
2. Les examinateurs externes accompagnent le formulaire normalisé d’une lettre signée par un membre de leur direction générale, dans laquelle celui-ci atteste que, à sa connaissance, à la date à laquelle ledit formulaire est soumis, les informations fournies sont exactes et complètes.
3. L’AEMF conserve les données à caractère personnel liées aux notifications de modifications substantielles des informations fournies aux fins de l’enregistrement en tant qu’examinateur externe aussi longtemps que nécessaire pour évaluer la notification et pendant une période n’excédant pas cinq ans après que l’examinateur externe a cessé d’exercer sa fonction. Les examinateurs externes conservent les données à caractère personnel liées aux notifications de modifications substantielles des informations fournies aux fins de l’enregistrement aussi longtemps que nécessaire et pas plus de cinq ans.