ANNEXE — DES RÈGLES FINANCIÈRES ET PROCÉDURES DE VÉRIFICATION DES COMPTES APPLICABLES À LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS
1. PRÉAMBULE
La présente annexe s'applique au secrétariat permanent de la Communauté des transports (ci-après dénommé "secrétariat") lorsqu'il achète des biens, des travaux ou des services pour son propre compte en dessous du seuil fixé dans la directive 2014/24/UE. Elle ne couvre pas des opérations telles que le recrutement de personnel auquel s'appliquent des règles différentes.
2. SECTION 1
2. 1. Champ d'application et principes applicables aux marchés
Toutes les procédures de passation de marchés conclues par le secrétariat pour son propre compte doivent respecter les principes budgétaires de transparence, de proportionnalité, d'égalité de traitement et de non-discrimination ainsi que de bonne gestion financière. Cela garantit une concurrence loyale entre les opérateurs économiques.
Les marchés sont planifiés sur la base d'objectifs clairement définis qui soutiennent la réalisation des objectifs du traité instituant la Communauté des transports (ci-après dénommé "traité") et de ses organes établis, et qui permettent au secrétariat de remplir son mandat conformément à l'article 28 du traité.
La valeur estimée d'un marché n'est pas établie dans l'intention de contourner les règles en vigueur; aucun marché n'est scindé à cette fin.
Le secrétariat divise un marché en lots, le cas échéant, en tenant dûment compte du principe de large concurrence.
Le secrétariat n'a pas recours aux contrats-cadres de façon abusive ou de telle sorte que ceux-ci aient pour objet ou pour effet d'empêcher, de restreindre ou de fausser la concurrence.
En général, la participation aux procédures de passation de marchés est ouverte à toutes les personnes physiques ressortissantes d'un État membre de l'Union européenne, d'un État membre de l'Espace économique européen ou d'une partie d'Europe du Sud-Est signataire du traité, ainsi qu'à toutes les personnes morales qui sont effectivement établies dans un État membre de l'Union européenne, un État membre de l'Espace économique européen ou une partie signataire d'Europe du Sud-Est du traité. Les personnes physiques ressortissantes d'un pays tiers, d'une part, et toutes les personnes morales établies dans un pays tiers, d'autre part, ayant conclu avec l'Union un accord particulier dans le domaine de la passation de marché peuvent participer à une procédure de passation de marché dans les conditions prévues par cet accord. La participation est également ouverte aux organisations internationales.
Toutes les étapes de chaque procédure de passation de marché sont dûment documentées et consignées par écrit pour chaque dossier de passation de marché, afin de garantir la transparence et l'auditabilité.
Le secrétariat n'est pas juridiquement lié vis-à-vis d'un opérateur économique tant que le marché n'est pas signé. Cela doit être précisé dans tous les contacts avec les opérateurs économiques. Jusqu'à la signature, le secrétariat peut annuler la procédure sans que les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. La décision doit être motivée et notifiée par écrit aux soumissionnaires dans un délai de 15 jours à compter du jour où la décision a été prise.
Les tâches confiées aux contractants ne peuvent impliquer de mission de puissance publique ni relever de l'exécution du budget.
Des procédures de passation de marchés d'un montant inférieur au seuil fixé par la directive 2014/24/UE peuvent être utilisées pour les types d'achat suivants:
— l'achat de "services", qui couvre toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, les marchés de travaux et les marchés immobiliers.
— l'achat de "fournitures", qui couvre l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de biens (y compris la pose, l'installation et l'entretien); et
— l'achat de "travaux", qui couvre soit la construction, soit la conception et la construction d'ouvrages répondant aux besoins précisés par le secrétariat. Un "ouvrage" est le résultat d'un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.
3. SECTION 2
3. 1. Contrats-cadres et publicité
3. 1.1. Contrats-cadres et contrats spécifiques
Un contrat-cadre est conclu entre le pouvoir adjudicateur et un ou plusieurs opérateurs économiques pour fixer les conditions de base d'une série de contrats spécifiques à conclure sur une période donnée, notamment la durée, l'objet, le prix, les conditions d'exécution et les quantités envisagées. La signature d'un contrat-cadre n'engage pas l'ordonnateur à acheter.
3. 1.2. Publicité des procédures pour les marchés d'une valeur inférieure aux seuils visés à l'article 49 des règles financières du traité et formes de publicité
Les marchés d'une valeur supérieure à 20 000 EUR et inférieure aux seuils visés dans la directive 2014/24/UE sont considérés comme étant de valeur moyenne. Le secrétariat applique une procédure d'appel d'offres simplifiée et au moins cinq candidats/soumissionnaires doivent être invités à y participer. La demande de manifestation d'intérêt est publiée sur le site internet du secrétariat, au moins un mois avant le lancement de la procédure de passation de marché envisagée.
Un marché dont la valeur ne dépasse pas 20 000 EUR est considéré comme étant de faible valeur. Le secrétariat applique une procédure d'appel d'offres simplifiée et doit inviter à y participer au moins trois candidats/soumissionnaires de son choix. La publicité ex ante mentionnée au point 3.1.2 n'est pas obligatoire.
Les paiements pour des dépenses d'un montant ne dépassant pas 2 500 EUR peuvent être effectués simplement comme remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre.
Au plus tard le 31 mars de chaque année, le secrétariat publie sur son site internet un plan de passation de marchés contenant la liste des marchés prévus pour l'année en cours d'une valeur supérieure à 20 000 EUR, indiquant: l'objet, la valeur estimée et l'heure de lancement estimée.
4. SECTION 3
4. 1. Procédures de passation de marchés de moyenne et de faible valeur
4. 1.1. Consultation préalable du marché
Le pouvoir adjudicateur peut procéder à une analyse de marché préliminaire en vue de préparer la procédure de passation de marché.
4. 1.2. Documents de marché
Les documents de marché comprennent au minimum:
a) le cas échéant, la publicité ex ante;
b) l'invitation à soumissionner;
c) le cahier des charges, y compris les spécifications techniques et les critères applicables;
d) le projet de contrat.
Dans les documents de marché, le secrétariat définit l'objet de la procédure de passation de marché en fournissant une description de ses besoins et des caractéristiques des travaux, fournitures ou services à acquérir. Ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations dont les candidats ont besoin pour soumettre une offre: la procédure à suivre, les documents à fournir, les critères d'exclusion, de sélection et d'attribution, ainsi que la durée et la valeur estimée du marché. Le secrétariat indique également quels éléments définissent les exigences minimales que doivent respecter toutes les offres. Au nombre des exigences minimales figure le respect des obligations du droit de l'environnement, du droit social et du droit du travail, établies par le droit de l'Union, le droit national, les conventions collectives ou les conventions internationales applicables dans le domaine social et environnemental énumérées à l'annexe X de la directive 2014/24/UE.
Les trois documents mentionnés ci-dessus [points b) à d)] peuvent être envoyés par courrier électronique aux candidats/soumissionnaires potentiels.
4. 1.3. Invitation à soumissionner
Une invitation à soumissionner:
a) détermine les modalités de soumission des offres, notamment les conditions du maintien de leur confidentialité jusqu'à l'ouverture, la date et l'heure de clôture pour la réception et l'adresse à laquelle elles doivent être envoyées ou remises ou l'adresse internet si la soumission s'effectue par voie électronique;
b) indique que la soumission d'une offre vaut acceptation des clauses et conditions énoncées dans les documents de marché et que cette soumission lie le contractant pendant l'exécution du contrat, s'il en devient l'attributaire;
c) précise la période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;
d) interdit tout contact entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire pendant le déroulement de la procédure, sauf à titre exceptionnel, dans les conditions prévues dans les documents de marché ainsi que les conditions de visite exactes, lorsqu'une visite sur place est prévue;
e) précise les éléments de preuve du respect du délai fixé pour la réception des offres; et
f) indique que la soumission d'une offre vaut acceptation de la réception, par voie électronique, de la notification du résultat de la procédure.
4. 1.4. Cahier des charges
Le cahier des charges précise:
a) les critères d'exclusion et de sélection;
b) les critères d'attribution du marché et leur pondération relative ou, lorsque la pondération n'est pas possible pour des raisons objectives, l'ordre décroissant d'importance de ces critères, également applicables aux variantes si elles sont autorisées dans l'avis de marché;
c) les spécifications techniques visées au point 4.1.6; et
d) l'obligation d'indiquer le pays dans lequel les soumissionnaires sont établis et de présenter les preuves normalement requises en la matière selon le droit de ce pays.
4. 1.5. Projet de contrat
Le projet de contrat comprend au minimum:
a) des informations relatives aux parties contractantes;
b) à l'objet du marché;
c) à la durée;
d) aux délais de paiement;
e) aux exigences en matière de garanties (le cas échéant);
f) à la protection des données;
g) aux droits de propriété intellectuelle;
h) au droit applicable au contrat et à la juridiction compétente pour connaître des litiges.
4. 1.6. Spécifications techniques
Les spécifications techniques sont complètes, claires et précises et n'ont pas pour effet de créer des obstacles injustifiés à la mise en concurrence. Elles définissent (lot par lot le cas échéant) les caractéristiques requises des fournitures, des services ou des travaux, en tenant compte de l'usage auquel le secrétariat les destine. Elles sont proportionnées à l'objectif et/ou au budget des services, fournitures et travaux requis.
Les spécifications techniques ne mentionnent ni ne décrivent un produit d'une marque ou d'une origine donnée et ne peuvent avoir pour effet de créer un obstacle injustifié à la mise en concurrence.
Les spécifications techniques comprennent, au minimum:
a) les critères d'exclusion et de sélection;
b) les critères d'attribution;
c) les preuves en matière d'accès aux procédures de passation de marché;
d) l'objet de la procédure de passation de marché;
e) les informations générales;
f) le type de tâches;
g) l'étendue des travaux;
h) la durée et les résultats escomptés;
i) les hypothèses de départ et les risques;
j) la logistique et le calendrier;
k) les exigences; et
l) les rapports et le suivi du marché.
Les spécifications techniques servent de mandat au contractant pendant l'exécution du marché. Elles sont jointes en annexe au contrat qui en résulte.
4. 1.7. Critères d'exclusion
Ces critères sont applicables dans toutes les procédures de passation de marchés et doivent être annoncés. Aucune modification des critères n'est autorisée au cours de la procédure.
Les critères d'exclusion ont pour objectif de déterminer si un opérateur économique est autorisé à participer à la procédure de passation de marché ou si le marché peut lui être attribué. Les soumissionnaires potentiels sont tenus de déclarer qu'ils ne se trouvent dans aucune des situations d'exclusion au moyen d'une déclaration sur l'honneur, signée et datée. À cette fin, le secrétariat doit fournir un modèle de déclaration sur l'honneur.
L'article 136, paragraphe 1, et l'article 137, paragraphes 1 à 4, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 relatifs aux critères d'exclusion et à la décision relative aux exclusions, ainsi qu'à la déclaration et aux preuves de l'absence de situation d'exclusion, s'appliquent.
Les critères d'exclusion sont vérifiés en appliquant le principe de réussite/échec sur la base des preuves requises appropriées.
4. 1.8. Critères de sélection
4. 1.8.1. L'objectif des critères de sélection est de déterminer si un soumissionnaire a la capacité nécessaire pour mettre en œuvre le marché. À cette fin, les critères de sélection doivent être clairs, non discriminatoires, appropriés et proportionnés à l'objet et à la valeur du marché. Le secrétariat veille également à imposer des critères facilement vérifiables.
4. 1.8.2. Le pouvoir adjudicateur indique dans les documents de marché les critères de sélection, les niveaux minimaux de capacité et les éléments requis pour faire la preuve de cette capacité. Toutes les conditions sont liées et proportionnées à l'objet du marché.
4. 1.8.3. Le pouvoir adjudicateur précise, dans les documents de marché, la manière dont les groupements d'opérateurs économiques doivent remplir les critères de sélection.
4. 1.8.4. Lorsqu'un marché est divisé en lots, le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux minimaux de capacité pour chaque lot. Il peut fixer des niveaux minimaux de capacité supplémentaires au cas où plusieurs lots sont attribués au même contractant.
4. 1.8.5. En ce qui concerne la capacité à exercer l'activité professionnelle, le pouvoir adjudicateur peut exiger d'un opérateur économique qu'il remplisse au moins l'une des conditions suivantes:
a) être inscrit au registre professionnel ou au registre du commerce qui convient, sauf lorsque l'opérateur économique est une organisation internationale;
b) pour les marchés de services, être titulaire d'une autorisation spéciale prouvant qu'il est autorisé à exécuter le contrat dans le pays dans lequel il est établi ou être affilié à une organisation professionnelle déterminée.
4. 1.8.6. Lorsqu'il reçoit des demandes de participation ou des offres, le pouvoir adjudicateur accepte une déclaration sur l'honneur mentionnant que le candidat ou le soumissionnaire remplit les critères de sélection.
4. 1.8.7. Le pouvoir adjudicateur peut demander à des soumissionnaires et des candidats, à tout moment de la procédure, de fournir une déclaration actualisée ou tout ou partie des documents justificatifs, si cela est nécessaire pour assurer le bon déroulement de la procédure.
4. 1.8.8. Le pouvoir adjudicateur exige des candidats ou des soumissionnaires retenus qu'ils présentent des pièces justificatives mises à jour, sauf s'il les a déjà reçues aux fins d'une autre procédure et à condition que ces documents soient toujours valables ou s'il peut y avoir accès gratuitement en consultant une base de données nationale.
4. 1.8.9. Le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son évaluation des risques, décider de ne pas exiger la preuve de la capacité juridique, réglementaire, financière, économique, technique et professionnelle des opérateurs économiques dans les procédures de passation de marché d'une valeur ne dépassant pas les seuils visés au point 3.1.2.
4. 1.8.10. Lorsque le pouvoir adjudicateur décide de ne pas exiger la preuve de la capacité juridique, réglementaire, financière, économique, technique et professionnelle des opérateurs économiques, aucun préfinancement n'est effectué, sauf dans les cas dûment justifiés.
4. 1.8.11. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il prouve, dans ce cas, au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché par la production de l'engagement de ces entités à cet effet.
4. 1.8.12. En ce qui concerne les critères techniques et professionnels, un opérateur économique n'a recours aux capacités d'autres entités que lorsque ces dernières exécuteront les travaux ou fourniront les services pour lesquels ces capacités sont requises.
4. 1.8.13. Lorsqu'un opérateur économique a recours aux capacités d'autres entités en ce qui concerne des critères ayant trait à la capacité économique et financière, le pouvoir adjudicateur peut exiger que l'opérateur économique et les autres entités en question soient solidairement responsables de l'exécution du marché.
4. 1.8.14. Le pouvoir adjudicateur peut demander des informations sur la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et sur l'identité des sous-traitants.
4. 1.8.15. Pour les travaux ou services fournis dans un local placé directement sous sa surveillance, le pouvoir adjudicateur demande au contractant d'indiquer les noms, les coordonnées et les représentants autorisés de tous les sous-traitants participant à l'exécution du marché, y compris les changements de sous-traitants.
4. 1.8.16. Le pouvoir adjudicateur vérifie si les entités aux capacités desquelles l'opérateur économique entend avoir recours et les sous-traitants envisagés, lorsque la sous-traitance représente une part importante du marché, remplissent les critères de sélection applicables. Le pouvoir adjudicateur exige que l'opérateur économique remplace une entité ou un sous-traitant qui ne remplit pas un critère de sélection applicable.
4. 1.8.17. Pour les marchés de travaux, les marchés de services et les travaux de pose ou d'installation dans le cadre d'un marché de fournitures, le pouvoir adjudicateur peut exiger que certaines tâches essentielles soient effectuées directement par le soumissionnaire lui-même ou, si l'offre est soumise par un groupement d'opérateurs économiques, par un participant du groupement.
4. 1.8.18. Pour la soumission d'une offre ou d'une demande de participation, le pouvoir adjudicateur ne peut exiger qu'un groupement d'opérateurs économiques ait une forme juridique déterminée, mais le groupement retenu peut être contraint de revêtir une forme juridique déterminée lorsque le marché lui a été attribué, dans la mesure où cette transformation est nécessaire pour la bonne exécution du marché.
4. 1.8.19. Les critères de sélection sont vérifiés en appliquant le principe de réussite/échec.
4. 1.8.20. Les critères de sélection restent applicables tout au long de l'exécution du marché, c'est-à-dire que le contractant doit à tout moment respecter ces critères.
4. 1.9. Capacité économique et financière
Pour garantir que les opérateurs économiques possèdent la capacité économique et financière nécessaire pour exécuter le marché, le pouvoir adjudicateur peut exiger en particulier que:
a) les opérateurs économiques réalisent un chiffre d'affaires annuel minimal donné, notamment un chiffre d'affaires minimal donné dans le domaine concerné par le marché;
b) les opérateurs économiques fournissent des informations sur leurs comptes annuels indiquant les ratios entre les éléments d'actif et de passif; et
c) les opérateurs économiques disposent d'un niveau approprié d'assurance des risques professionnels.
Aux fins du premier alinéa, point a), le chiffre d'affaires annuel minimal ne dépasse pas le double de la valeur annuelle estimée du marché, sauf dans des cas dûment justifiés ayant trait à la nature de l'achat, que le pouvoir adjudicateur explique dans les documents de marché.
Aux fins du premier alinéa, point b), le pouvoir adjudicateur explique les méthodes et les critères applicables à ces ratios dans les documents de marché.
Le pouvoir adjudicateur définit, dans les documents de marché, les éléments que doit fournir un opérateur économique pour prouver sa capacité économique et financière. Il peut notamment demander un ou plusieurs des documents suivants:
a) déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, preuve d'une assurance des risques professionnels pertinents;
b) états financiers ou extraits d'états financiers couvrant une période ne dépassant pas les trois derniers exercices clos;
c) déclaration concernant le chiffre d'affaires global de l'opérateur économique et, le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activité faisant l'objet du marché, portant au maximum sur les trois derniers exercices disponibles.
Si, pour une raison justifiée, l'opérateur économique n'est pas en mesure de produire les éléments de référence demandés par le pouvoir adjudicateur, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre document considéré comme approprié par le pouvoir adjudicateur.
4. 1.10. Capacité technique et professionnelle
Le pouvoir adjudicateur vérifie si les candidats ou les soumissionnaires remplissent les critères de sélection minimaux relatifs à la capacité technique et professionnelle conformément aux paragraphes suivants.
Le pouvoir adjudicateur définit, dans les documents de marché, les éléments que doit fournir un opérateur économique pour prouver sa capacité technique et professionnelle. Il peut demander un ou plusieurs des documents suivants:
a) pour l'exécution de travaux:
i) les fournitures nécessitant des travaux de pose ou d'installation ou la prestation de services, des informations sur les titres d'études et professionnels, avec l'indication du savoir-faire, de l'expérience et de l'expertise des personnes chargées de l'exécution, une liste des éléments suivants:
1) les principaux services fournis et les principales livraisons effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et leur client, public ou privé, assortie, sur demande, de déclarations émanant des clients;
2) les travaux exécutés au cours des cinq dernières années, assortie de certificats de bonne exécution pour les travaux les plus importants;
3) une déclaration indiquant l'équipement technique, l'outillage et le matériel dont disposera l'opérateur économique pour exécuter un marché de services ou de travaux;
4) une description de l'équipement technique et des moyens dont dispose l'opérateur économique pour s'assurer de la qualité, et une description de ses moyens d'étude et de recherche;
5) la mention des techniciens ou des organismes techniques dont dispose l'opérateur économique, qu'ils soient ou non intégrés à lui, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité;
b) pour les fournitures:
i) des échantillons, descriptions ou photographies authentiques ou des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant la conformité des produits bien identifiée par des références à des spécifications ou normes techniques;
c) pour les travaux ou services:
i) une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels de l'opérateur économique et l'importance de son personnel d'encadrement pendant les trois dernières années;
ii) l'indication des systèmes de gestion et de suivi de la chaîne d'approvisionnement que l'opérateur économique pourra mettre en œuvre lors de l'exécution du marché;
iii) l'indication des mesures de gestion environnementale que l'opérateur économique pourra appliquer lors de l'exécution du marché.
Aux fins des points a) et b), le cas échéant, afin de garantir un niveau de concurrence suffisant, le pouvoir adjudicateur peut indiquer que les éléments de preuve relatifs à des produits ou services pertinents fournis il y a plus de trois ans seront pris en compte.
Aux fins du point c), le cas échéant, afin de garantir un niveau de concurrence suffisant, le pouvoir adjudicateur peut indiquer que les éléments de preuve relatifs à des travaux pertinents exécutés il y a plus de cinq ans seront pris en compte.
Un pouvoir adjudicateur peut conclure qu'un opérateur économique ne possède pas les capacités professionnelles requises pour exécuter le marché en assurant un niveau de qualité approprié lorsqu'il a établi que l'opérateur économique se trouve dans une situation de conflit d'intérêts qui pourrait avoir une incidence négative sur l'exécution dudit marché.
4. 1.11. Critères d'attribution
Les critères d'attribution ont pour objet d'évaluer l'offre technique et financière en vue de choisir l'offre économiquement la plus avantageuse qui est celle dont le prix est le plus bas ou qui présente le meilleur rapport qualité/prix après vérification de la conformité de l'offre avec les exigences minimales des documents de marché.
Le secrétariat annonce dans le document d'appel d'offres que chaque critère sera évalué, et précise l'importance relative de chacun des critères qualitatifs d'attribution et du prix (si une formule de pondération entre la qualité et le prix est appliquée).
Les critères de qualité peuvent inclure des éléments tels que la valeur technique, les caractéristiques esthétiques et fonctionnelles, l'accessibilité, la conception pour tous les utilisateurs, les caractéristiques sociales, environnementales et innovantes, le processus de production, de prestation et de commercialisation et tout autre processus spécifique à tout stade du cycle de vie de travaux, de fournitures ou de services, l'organisation du personnel assigné à l'exécution du marché, le service après-vente, l'assistance technique ou les conditions de livraison, telles que la date de livraison, le mode de livraison et le délai de livraison ou d'exécution.
Le pouvoir adjudicateur précise, dans les documents de marché, la pondération relative qu'il attribue à chacun des critères choisis pour déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse, sauf lorsqu'il applique la méthode d'attribution selon le prix le plus bas. Ces pondérations peuvent être exprimées au moyen d'une fourchette dont l'écart maximal doit être approprié.
La pondération relative du critère prix ou coût par rapport aux autres critères ne conduit pas à neutraliser le critère prix ou coût.
Si la pondération n'est pas possible pour des raisons objectives, le pouvoir adjudicateur indique les critères par ordre décroissant d'importance.
Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux de qualité minimaux. Les offres inférieures à ces niveaux de qualité sont rejetées.
4. 1.12. Délais
Délais de réception des offres
Le délai de réception des offres pour les marchés de faible valeur est d'au moins 10 jours calendaires à compter du lendemain de l'envoi de l'invitation à soumissionner aux soumissionnaires potentiels.
Le délai de réception des offres pour le marché de valeur moyenne est d'au moins 15 jours calendaires à compter du lendemain de l'envoi de l'invitation à soumissionner aux soumissionnaires potentiels.
Délais en cas d'urgence
En cas d'urgence, si elle est dûment justifiée et documentée, le délai minimal peut être réduit.
4. 1.13. Ouverture des offres
L'ordonnateur décide de l'organisation appropriée de la séance d'ouverture par le comité d'évaluation. La ou les personnes chargées de l'ouverture vérifient si les offres ont été reçues dans le délai imparti.
La procédure demeure valable dans le cas où tous les candidats invités ne soumettent pas d'offre, pour autant qu'au moins une offre satisfasse à tous les critères.
À titre exceptionnel, lorsqu'aucune offre, ou aucune offre appropriée, n'a été soumise après la clôture de cette procédure initiale, pour autant que les documents de marché originaux ne soient pas substantiellement modifiés, la procédure peut être répétée avec un candidat invité.
4. 1.14. Évaluation des offres
Les offres sont ouvertes et évaluées par un comité d'évaluation désigné formellement et rapidement par le pouvoir adjudicateur.
Un comité d'évaluation doit être désigné pour les marchés de valeur moyenne. Pour les marchés de faible valeur, un comité d'évaluation peut être mis en place lorsque plusieurs offres ont été reçues. Le comité d'évaluation doit compter au minimum trois évaluateurs.
Le contenu de l'évaluation est consigné dans un rapport d'évaluation, qui est signé par tous ses membres; le rapport devrait constituer un document distinct de la décision d'attribution (il constitue la base du retour d'information au soumissionnaire). Le rapport d'évaluation devrait inclure la conclusion relative à l'attribution du marché.
Les offres doivent être évaluées à temps pour permettre de mener à bien la procédure pendant la période de validité des offres. Une fois l'évaluation terminée, l'ordonnateur peut prendre la décision d'attribution.
4. 1.15. Contact avec les soumissionnaires
Une boîte aux lettres fonctionnelle est mise à disposition des opérateurs économiques pour leur permettre de manifester leur intérêt ou de demander des informations sur les procédures de passation de marché qui ont été lancées.
Les contacts entre le secrétariat et les soumissionnaires potentiels sont interdits tout au long de la procédure, sauf à titre exceptionnel, c'est-à-dire pendant la phase de soumission.
Les contacts avec les soumissionnaires sont autorisés au cours de la phase de soumission, à titre exceptionnel, dans les cas suivants: à la demande des opérateurs économiques, le secrétariat peut fournir des renseignements complémentaires ayant strictement pour but de clarifier les documents de marché; de sa propre initiative, le secrétariat peut informer les parties intéressées s'il constate une erreur, une imprécision, une omission ou toute autre erreur matérielle dans les documents de marché. Si, pour corriger les documents de marché, le secrétariat doit les modifier de manière significative, il prolonge le délai de réception des offres ou des demandes de participation afin que les soumissionnaires puissent tenir compte de ces changements.
Les contacts ont toujours lieu par écrit (de préférence par voie électronique pour garantir une réponse rapide et éviter tout risque de retard en rapport avec les services postaux).
Toute information complémentaire fournie à la demande d'un soumissionnaire et toute information fournie par le secrétariat de sa propre initiative doivent être accessibles simultanément à tous les soumissionnaires par les mêmes moyens que pour les documents de marché.
Les soumissionnaires peuvent demander des renseignements complémentaires au plus tard 4 jours calendaires avant la date limite de soumission des offres. Le secrétariat fournit les renseignements demandés dès que possible et au plus tard 3 jours calendaires avant la date limite de soumission des offres.
Si les informations sont fournies moins de 3 jours calendaires avant la date limite, le secrétariat prolonge le délai de réception des offres.
Le secrétariat n'est pas tenu de répondre aux demandes d'informations complémentaires présentées moins de 4 jours calendaires avant la date limite de réception des offres, mais il peut le faire si cela est faisable. Si le délai de réception des demandes d'informations complémentaires tombe un jour férié, un dimanche ou un samedi, le délai prend fin à l'expiration de la dernière heure du jour ouvrable suivant.
Selon les principes de la bonne administration, il est obligatoire de contacter les soumissionnaires pour demander les informations ou les documents manquants concernant les critères d'exclusion ou de sélection ou les signatures manquantes. L'absence de contact dans ces cas doit être dûment justifiée et documentée par une note dans le dossier de passation de marché. Toutefois, la demande d'éclaircissements ne doit pas entraîner de modification du contenu ou du prix de l'offre déjà soumise.
4. 1.16. Résultats de l'évaluation et décision d'attribution
À l'issue de l'évaluation, l'ordonnateur décide à qui le marché doit être attribué, dans le respect des critères de sélection et d'attribution précisés dans les documents de marché, et signe une décision d'attribution.
Le secrétariat informe l'attributaire ainsi que les soumissionnaires écartés des motifs sur lesquels la décision repose, ainsi que de la durée des délais d'attente visés au point 4.1.18 des présentes règles. Par la suite, l'ordonnateur peut signer le contrat avec l'attributaire. L'attributaire signe le contrat en premier.
4. 1.17. Information des candidats et des soumissionnaires
Les marchés d'un montant compris entre 20 001 EUR et le seuil visé dans la directive 2014/24/UE attribués au cours d'un exercice sont publiés sur le site internet du secrétariat permanent de la Communauté des transports avant le 30 juin de l'année suivante.
4. 1.18. Délai d'attente avant la signature du contrat
Un délai d'attente d'au moins 7 jours calendaires s'applique aux procédures impliquant plus d'un soumissionnaire. Le délai d'attente commence à courir le jour suivant l'envoi simultané, par voie électronique, de la notification du résultat de la procédure de sélection à tous les soumissionnaires (retenus et non retenus). L'ordonnateur ne signe pas le contrat avant la fin du délai d'attente.
Le cas échéant, le secrétariat peut suspendre la signature du contrat pour examen complémentaire si les demandes ou commentaires formulés par des soumissionnaires écartés pendant la période d'attente ou toute autre information pertinente reçue au cours de cette période le justifient.
4. 1.19. Annulation des procédures de passation de marchés
Le secrétariat peut, jusqu'à la signature du contrat, annuler la procédure, sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation.
L'annulation est décidée lorsque le marché n'est pas attribué (par exemple parce qu'aucune offre n'était acceptable, qu'aucune offre ne satisfaisait aux critères de sélection ou aux spécifications techniques, qu'aucune offre n'avait atteint les seuils minimaux de qualité, etc.), que les besoins qui ont déclenché la procédure de passation de marché sont obsolètes (par exemple en raison d'un changement de priorités politiques) ou lorsque le financement du marché prévu n'est pas garanti.
La décision d'annulation est signée par l'ordonnateur.
Au plus tard 15 jours après la signature de la décision d'annulation, le secrétariat informe tous les soumissionnaires par écrit (par courrier électronique ou postal) des motifs de l'annulation.