ANNEXE — RÈGLEMENT INTÉRIEUR
LE COMITÉ MIXTE,vu l’accord sur le transport aérien entre le Canada et la Communauté européenne et ses États membres, et notamment son article 17,A ADOPTÉ LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SUIVANT:
Article premier
Chefs de délégation
1. Le comité mixte est composé de représentants des parties.
2. Le comité mixte est présidé conjointement par les chefs de délégation des parties.
Article 2
Réunions
1. Le comité mixte se réunit au moins une fois par an, les parties ayant la charge d’accueillir les réunions à tour de rôle. Chaque partie peut en outre demander la convocation d’une réunion du comité mixte en vertu de l’article 17, paragraphe 3, de l’accord.
2. Les réunions du comité mixte peuvent avoir lieu en face-à-face ou se tenir à l’aide d’autres moyens (conférences téléphoniques ou vidéoconférences).
Article 3
Délégations
1. Avant chaque réunion, les chefs de délégation s’informent mutuellement de la composition prévue de leur délégation pour cette réunion.
2. Des représentants des parties prenantes du secteur du transport aérien peuvent être invités à assister aux réunions en qualité d’observateurs, si le comité mixte en convient.
3. Le comité mixte peut convenir d’inviter d’autres parties intéressées ou des experts à assister aux réunions afin de communiquer des informations sur des sujets particuliers.
Article 4
Secrétariat
Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire du gouvernement canadien exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte.
Article 5
Ordre du jour des réunions
1. Les chefs de délégation établissent d’un commun accord l’ordre du jour provisoire de chaque réunion. Dans la mesure du possible, cet ordre du jour provisoire est établi au plus tard quinze jours avant la date de la réunion afin d’en faciliter la diffusion auprès des membres de chaque délégation et de pouvoir consulter ces derniers.
2. Le comité mixte adopte l’ordre du jour au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l’ordre du jour provisoire est possible si le comité mixte en convient.
3. Les chefs de délégation peuvent réduire le délai prévu au paragraphe 1 afin de tenir compte de l’urgence d’un sujet particulier.
Article 6
Procès-verbal de réunion
1. Un projet de procès-verbal de réunion est rédigé à la fin de chaque réunion du comité mixte. Il indique les points discutés et les éventuelles conclusions conjointes, notamment les recommandations et décisions éventuellement adoptées.
2. Les chefs de délégation approuvent le procès-verbal de réunion par écrit dans les trente jours suivant la date de la réunion ou dans tout autre délai fixé par les parties.
3. Une fois approuvé, le procès-verbal de réunion est signé par les chefs de délégation et chacune des parties en conserve un exemplaire original. Les parties peuvent décider que la signature et l’échange d’exemplaires par voie électronique satisfont à cette exigence.
4. Sauf disposition contraire, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques. Les procès-verbaux de réunions et les échanges de correspondance, selon le cas, sont publics, à moins que l’une des parties ne demande qu’il en soit autrement. Si nécessaire, le comité mixte peut convenir de recommander la publication d’un communiqué de presse conjoint.
Article 7
Procédure écrite
En cas de nécessité dûment motivée, les décisions et recommandations du comité mixte peuvent être adoptées par procédure écrite. À cette fin, les chefs de délégation procèdent à l’échange des projets de mesures sur lesquels l’avis du comité mixte est demandé, lequel peut ensuite être confirmé par un échange de correspondance.
Article 8
Délibérations
1. Le comité mixte adopte ses décisions et formule ses recommandations par consensus.
2. Les décisions et les recommandations du comité mixte portent respectivement le titre de «décision» et de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une description de leur objet.
3. Les décisions et les recommandations du comité mixte sont revêtues de la signature des chefs de délégation et jointes au procès-verbal de réunion.
4. Toute décision prise par le comité mixte est mise en œuvre par les parties conformément à leurs propres procédures internes.
Article 9
Groupes de travail
1. Le comité mixte peut convenir de constituer des groupes de travail chargés d’étudier des questions spécifiques présentant un intérêt pour l’accord. Le mandat d’un groupe de travail est approuvé par le comité mixte et inclus dans le procès-verbal de réunion approprié.
2. Le comité mixte détermine la composition des groupes de travail.
3. Les groupes de travail font rapport au comité mixte. Ils ne peuvent pas prendre de décisions mais peuvent formuler des recommandations au comité mixte.
4. Le comité mixte peut décider à tout moment de supprimer des groupes de travail existants, de modifier leur mandat ou de créer de nouveaux groupes de travail afin de l’aider dans l’accomplissement de ses tâches.
Article 10
Dépenses
1. Les membres de chaque délégation assument les dépenses qu’ils ont effectuées pour leur participation à une réunion ou à un groupe de travail.
2. La partie qui accueille la réunion prend en charge les autres dépenses relatives à l’organisation matérielle de celle-ci.
Article 11
Modifications du règlement intérieur
Le comité mixte peut modifier le présent règlement intérieur à tout moment, par décision prise conformément à l’article 8.