ANNEXE — Règlement intérieur du comité mixte adopté conformément à l'article 14, paragraphe 3, de l'accord entre l'Union européenne, d'une part, et la Nouvelle-Zélande, d'autre part, relatif à la participation de la Nouvelle-Zélande aux programmes de l'Union
Règle 1
Tâches
Le comité mixte institué par l'article 14, paragraphe 1, de l'accord entre l'Union européenne (ci-après dénommée «Union»), d'une part, et la Nouvelle-Zélande, d'autre part, relatif à la participation de la Nouvelle-Zélande aux programmes de l'Union (ci-après dénommé «accord»), s'acquitte des tâches et des missions prévues à l'article 14, paragraphe 1, de l'accord.
Règle 2
Composition et présidence
1. Le comité mixte est composé de représentants de l'Union et de la Nouvelle-Zélande.
2. Le comité mixte est coprésidé par des hauts fonctionnaires, ou des personnes désignées par ceux-ci, agissant en qualité de représentants de l'Union européenne et de la Nouvelle-Zélande, respectivement.
3. L'Union et la Nouvelle-Zélande se communiquent le nom, la fonction et les coordonnées du fonctionnaire qui copréside le comité mixte pour l'Union ou pour la Nouvelle-Zélande, respectivement. Ce fonctionnaire est considéré comme continuant à agir en qualité de coprésident pour l'Union ou pour la Nouvelle-Zélande, respectivement, jusqu'à la date à laquelle l'Union ou la Nouvelle-Zélande informe l'autre partie de son choix d'un nouveau coprésident.
4. Un coprésident est réputé avoir l'autorisation de représenter l'Union ou la Nouvelle-Zélande, respectivement, jusqu'à la date à laquelle le choix d'un nouveau coprésident est notifié à l'autre partie.
Règle 3
Secrétariat
1. Le secrétariat du comité mixte (ci-après dénommé «secrétariat») est composé d'un fonctionnaire de l'Union et d'un fonctionnaire de la Nouvelle-Zélande. Le secrétariat s'acquitte des tâches qui lui sont confiées par le présent règlement intérieur.
2. L'Union et la Nouvelle-Zélande se communiquent le nom, la fonction et les coordonnées du fonctionnaire qui est membre du secrétariat du comité mixte pour l'Union ou pour la Nouvelle-Zélande, respectivement. Ce fonctionnaire est réputé continuer à agir en qualité de membre du secrétariat pour l'Union ou pour la Nouvelle-Zélande, respectivement, jusqu'à la date à laquelle l'Union ou la Nouvelle-Zélande informe l'autre partie de son choix d'un nouveau membre.
Règle 4
Réunions
1. Conformément à l'article 14, paragraphe 5, de l'accord, le comité mixte se réunit au moins une fois par an et, chaque fois que des circonstances particulières le requièrent, à la demande de l'une des parties.
2. En principe, il se réunit alternativement en Belgique et en Nouvelle-Zélande, à moins que les coprésidents n'en décident autrement. Les réunions peuvent également se tenir par vidéoconférence ou téléconférence si les coprésidents en conviennent.
3. Entre ses réunions, le comité mixte poursuit ses travaux en utilisant tous les moyens de communication, notamment les messages électroniques.
Règle 5
Participation aux réunions
1. Avant chaque réunion et suffisamment à l'avance, l'Union et la Nouvelle-Zélande s'informent mutuellement, par l'intermédiaire du secrétariat, de la composition prévue de leurs délégations respectives et précisent le nom et la fonction de chaque membre de la délégation.
2. Le cas échéant, les coprésidents peuvent, d'un commun accord, inviter des experts (c'est-à-dire des personnes qui ne sont pas des agents d'État) à assister aux réunions du comité mixte afin d'obtenir de leur part des informations sur un sujet spécifique, et ces experts pourront assister aux parties de la réunion lors desquelles de tels sujets spécifiques sont examinés.
3. Le représentant de la partie qui organise et accueille la réunion, après avoir obtenu l'approbation de l'autre partie, fixe la date et le lieu de la réunion.
Règle 6
Documents
Les documents sur lesquels s'appuient les délibérations du comité mixte sont numérotés et transmis par le secrétariat à l'Union et à la Nouvelle-Zélande.
Règle 7
Correspondance
1. L'Union et la Nouvelle-Zélande envoient au secrétariat leur correspondance adressée au comité mixte. Cette correspondance peut être envoyée sous toute forme de communication écrite, y compris par courrier électronique.
2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au comité mixte soit remise aux coprésidents et diffusée, s'il y a lieu, conformément à la règle 6.
3. Toute correspondance émanant des coprésidents ou adressée directement à ceux-ci est transmise au secrétariat et diffusée, s'il y a lieu, conformément à la règle 6.
Règle 8
Ordre du jour
1. Le secrétariat établit, pour chaque réunion, un projet d'ordre du jour provisoire. À cette fin, quatre semaines au moins avant la date de la réunion, le premier projet d'ordre du jour provisoire, accompagné des documents relatifs à chaque point y figurant, est préparé par le fonctionnaire agissant en qualité de membre du secrétariat de la partie accueillant la réunion et transmis pour observations au membre du secrétariat de l'autre partie. Une fois préparé par le secrétariat, le projet d'ordre du jour provisoire, accompagné des éventuels documents pertinents, est transmis aux coprésidents pour approbation au plus tard 10 jours avant la date de la réunion.
2. L'ordre du jour provisoire comprend les points qui ont été demandés par les parties. Cette demande est présentée au secrétariat, avec les éventuels documents pertinents, au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.
3. Dans des cas exceptionnels, les coprésidents peuvent convenir de réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 ci-dessus.
4. Le comité mixte adopte son ordre du jour au début de chaque réunion.
5. Il est possible, sous réserve de l'accord des deux parties, d'ajouter au projet d'ordre du jour des points qui n'y figuraient pas, et de supprimer, reporter ou modifier d'autres points du projet d'ordre du jour, en cours de réunion.
Règle 9
Transparence et accès aux documents
1. Sauf décision contraire des coprésidents, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques.
2. Chacune des parties peut décider de publier, dans son journal officiel ou en ligne, les décisions du comité mixte, après avoir consulté l'autre partie.
3. Si l'Union ou la Nouvelle-Zélande communique au comité mixte des informations confidentielles ou protégées contre la divulgation en vertu de ses dispositions législatives et réglementaires applicables, l'autre partie traite ces informations comme étant confidentielles.
4. Si la Commission européenne communique au comité mixte des informations confidentielles ou protégées contre la divulgation en vertu de sa législation applicable en matière de sécurité des informations, la Nouvelle-Zélande veille à ce que les informations reçues bénéficient d'un niveau comparable de confidentialité et de protection. Si la Nouvelle-Zélande communique au comité mixte des informations confidentielles ou protégées contre la divulgation en vertu de ses dispositions législatives et réglementaires applicables, la Commission européenne traite ces informations comme étant confidentielles.
5. Chaque partie traite les demandes d'accès aux documents du comité mixte conformément à ses dispositions législatives et réglementaires applicables.
Règle 10
Procès-verbal
1. Il est établi un procès-verbal de chaque réunion du comité mixte.
2. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le fonctionnaire agissant en qualité de membre du secrétariat pour la partie qui organise la réunion, dans un délai de 15 jours à compter de la fin de la réunion, sauf décision contraire des coprésidents. Le projet de procès-verbal est transmis pour observations au membre du secrétariat pour l'autre partie. Ce dernier peut présenter des observations dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception du projet de procès-verbal.
3. Le procès-verbal résume chaque point de l'ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) les documents soumis au comité mixte;
b) toute déclaration dont l'une des parties a demandé qu'elle soit portée au procès-verbal; et
c) les décisions et déclarations adoptées, ainsi que les conclusions opérationnelles adoptées sur des points spécifiques.
4. Le procès-verbal comprend une liste de présence indiquant le nom, le titre et la fonction de tous les participants à la réunion.
5. Le procès-verbal est approuvé et signé par les coprésidents dans les deux mois suivant la réunion, ou à toute autre date fixée par les coprésidents. Les coprésidents peuvent convenir que la signature et l'échange d'exemplaires électroniques satisfont à cette exigence. La version faisant foi du procès-verbal est conservée dans les dossiers de chaque partie.
6. Dans un délai de deux jours ouvrables après la réunion du comité mixte, le secrétariat du comité mixte prépare également un résumé du procès-verbal, qui doit être approuvé au plus vite par les coprésidents. Une fois que les coprésidents du comité mixte ont approuvé le texte du résumé, les parties peuvent le rendre public.
Règle 11
Décisions
1. Lorsque l'article 14 de l'accord le prévoit, le comité mixte prend des décisions par consensus. Le secrétariat enregistre toute décision sous un numéro d'ordre et avec une référence à la date de son adoption.
2. Le comité mixte peut prendre des décisions par procédure écrite, au moyen d'un échange de notes entre les coprésidents, si les parties à l'accord en conviennent. Le texte d'un projet de décision est présenté par écrit par un coprésident à l'autre coprésident dans la langue officielle du comité mixte, conformément à la règle 14. L'autre partie dispose d'un délai d'un mois, ou de tout autre délai plus long fixé par la partie dont émane la proposition, pour donner son accord sur le projet de décision. Si l'autre partie n'exprime pas son accord, le projet de décision fait l'objet de discussions et peut être adopté lors de la prochaine réunion du comité mixte. Le projet de décision est réputé adopté une fois que l'autre partie a exprimé son accord et est consigné dans le procès-verbal de la prochaine réunion du comité mixte.
3. Chaque décision est signée par les coprésidents du comité mixte. Les coprésidents peuvent convenir que la signature et l'échange d'exemplaires électroniques satisfont à l'exigence de signature.
4. Les décisions adoptées par le comité mixte précisent la date à laquelle elles prennent effet.
Règle 12
Protection des données à caractère personnel
La publication des documents visés aux règles 9, 10 et 11 est effectuée conformément aux règles en vigueur de chaque partie sur la protection des données, notamment la protection des données à caractère personnel.
Règle 13
Groupes de travail et organes consultatifs
1. Conformément à l'article 14, paragraphe 4, de l'accord, le comité mixte peut décider de créer ou de dissoudre un groupe de travail ou un organe consultatif composé d'experts. Le comité mixte détermine la composition et les missions de chaque groupe de travail ou organe consultatif et peut les modifier si besoin est.
2. Le groupe de travail ou l'organe consultatif contribue aux travaux du comité mixte et l'assiste dans l'accomplissement de ses tâches, notamment, si le comité mixte l'en charge, en préparant des rapports ou des projets de décisions soumis à l'approbation du comité mixte.
3. Le groupe de travail ou l'organe consultatif se réunit dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches et fait rapport au comité mixte.
4. L'établissement et le fonctionnement d'un groupe de travail ou d'un groupe consultatif n'empêchent pas les parties de saisir directement le comité mixte.
5. Le règlement intérieur du comité mixte s'applique mutatis mutandis aux groupes de travail et organes consultatifs institués par le comité mixte.
Règle 14
Langues
1. La langue officielle et de travail du comité mixte est l'anglais.
2. Les délibérations du comité mixte ont lieu en anglais. L'ordre du jour de la réunion, les documents soumis au comité mixte et le procès-verbal de la réunion sont rédigés en anglais.
3. Les décisions du comité mixte sont adoptées en anglais.
Règle 15
Dépenses
Chaque partie prend en charge les dépenses qu'elle encourt pour participer aux réunions du comité mixte, des groupes de travail et des organes consultatifs établis.
Les dépenses liées à l'organisation des réunions sont prises en charge par la partie qui accueille la réunion.
Règle 16
Modifications du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié d'un commun accord entre les parties, conformément à la règle 11.
Fait à …, le
Par le comité mixte
Les coprésidents