Considérants (9)
(1)(1) Pour être solides, les dispositifs de gouvernance des administrateurs d’indices de référence devraient prévoir une structure organisationnelle qui précise, d’une manière claire et documentée, les procédures de décision en matière de gestion, les niveaux hiérarchiques internes et la répartition des fonctions et des responsabilités des personnes participant à la fourniture d’un indice de référence.
(2)(2) Des dispositifs de gouvernance solides devraient permettre de déceler et de gérer les éventuels conflits d’intérêts susceptibles de survenir au sein de la structure organisationnelle des administrateurs d’indices de référence. Par conséquent, les dispositifs de gouvernance des administrateurs d’indices de référence devraient en particulier préciser la structure de l’organe de direction ainsi que ses rôles et responsabilités.
(3)(3) Une circonstance susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts n’empêche pas automatiquement qu’une personne impliquée dans ce conflit d’intérêts participe à la fourniture d’un indice de référence. Les administrateurs d’indices de référence devraient néanmoins recenser toutes les circonstances pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts potentiel ou réel, les évaluer et décider, le cas échéant, de mesures d’atténuation.
(4)(4) Les administrateurs d’indices de référence qui font partie d’un groupe devraient dûment évaluer toute répercussion de la structure du groupe sur leurs propres dispositifs de gouvernance. Il y a lieu, lors de cette évaluation, d’examiner si les conflits d’intérêts résultant de cette structure sont susceptibles de compromettre la capacité des administrateurs à s’acquitter de leurs obligations réglementaires. Il convient également d’évaluer si l’indépendance des administrateurs pourrait être compromise par la structure du groupe ou par le fait qu’un membre de l’organe de direction des administrateurs est également un membre du conseil d’administration d’autres entités du même groupe. Ces administrateurs d’indices de référence devraient adopter des procédures spécifiques pour prévenir et gérer les conflits d’intérêts susceptibles de découler de la structure de ce groupe.
(5)(5) Les administrateurs qui agissent en tant que membres d’un groupe devraient pouvoir rechercher des synergies au niveau du groupe. Toutefois, les fonctions externalisées au sein d’un groupe devraient être conformes aux dispositions de l’article 10 du règlement (UE) 2016/1011 et à toutes les autres dispositions pertinentes dudit règlement.
(6)(6) Conformément au principe de proportionnalité, les administrateurs d’indices de référence d’importance non significative ne devraient pas être soumis à une charge administrative excessive. En ce qui concerne leurs indices de référence d’importance non significative, ces administrateurs devraient donc avoir la possibilité de déroger à certaines exigences relatives à leur structure organisationnelle. En outre, lorsque cela se justifie compte tenu de la nature, de l’ampleur et de la complexité de leurs activités, de la probabilité d’un conflit d’intérêts entre la fourniture de l’indice de référence et toute autre activité de l’administrateur, et de la marge discrétionnaire associée au processus de fourniture de l’indice de référence, certains administrateurs d’indices de référence devraient pouvoir déroger à l’obligation de préciser dans leurs dispositifs de gouvernance la procédure de désignation de l’organe de direction.
(7)(7) Le présent règlement se fonde sur les projets de normes techniques de réglementation soumis à la Commission par l’Autorité européenne des marchés financiers (AEMF).
(8)(8) L’AEMF a procédé à des consultations publiques ouvertes sur les projets de normes techniques de réglementation sur lesquels se fonde le présent règlement, analysé les coûts et avantages potentiels que ceux-ci impliquent et sollicité l’avis du groupe des parties intéressées au secteur financier institué en application de l’article 37 du règlement (UE) no 1095/2010 du Parlement européen et du Conseil.
(9)(9) Afin d’assurer la cohérence avec la date d’application de l’article 5 du règlement (UE) 2019/2175 du Parlement européen et du Conseil, lequel a introduit dans le règlement (UE) 2016/1011 l’article 4, paragraphe 9, dudit règlement, le présent règlement devrait s’appliquer à partir du 1er janvier 2022,
Procédures de décision, répartition des fonctions et des responsabilités et niveaux hiérarchiques internes
1. Les dispositifs de gouvernance des administrateurs d’indices de référence sont approuvés par l’organe de direction, le cas échéant, et précisent, d’une manière claire et bien documentée, l’ensemble des éléments suivants:
a) les procédures de décision de la direction;
b) un organigramme de l’administrateur de l’indice de référence indiquant comment les fonctions et les responsabilités sont attribuées aux personnes participant directement à la fourniture d’un indice de référence;
c) les niveaux hiérarchiques internes.
2. Les procédures visées au paragraphe 1, point a), couvrent l’ensemble des éléments suivants, le cas échéant:
a) la composition, les rôles et les responsabilités de l’organe de direction et de tout comité connexe;
b) la structure de l’organe de direction;
c) la désignation de l’organe de direction.
3. L’organigramme visé au paragraphe 1, point b), précise toutes les fonctions externalisées au sein et en dehors du groupe de l’administrateur, ainsi que les membres du personnel partagés au sein du groupe de l’administrateur. Concernant la répartition des fonctions et des responsabilités, les dispositifs de gouvernance des administrateurs garantissent que, lorsque des personnes exercent des fonctions multiples ou participent à divers comités, elles sont en mesure de consacrer suffisamment de temps aux fonctions et aux responsabilités qui leur sont confiées et ne sont pas empêchées d’exercer leurs fonctions de manière convenable, honnête et professionnelle.
Aux fins du premier alinéa, les administrateurs tiennent compte du nombre de réunions auxquelles la personne concernée doit assister, de la nature du poste spécifique et des responsabilités qui y sont attachées, ainsi que du fait que la personne concernée exerce ou non une autre fonction ou activité.
4. Les dispositifs de gouvernance des administrateurs d’indices de référence prévoient un cadre de rémunération clair pour toutes les personnes participant directement à la fourniture de l’indice de référence, en tenant compte des fonctions et des responsabilités qui leur sont attribuées.
5. Les administrateurs d’indices de référence peuvent choisir de ne pas appliquer les dispositions du paragraphe 2, point c), et du paragraphe 4 en ce qui concerne leurs indices de référence d’importance non significative.
6. Les administrateurs d’indices de référence peuvent choisir de ne pas appliquer les dispositions du paragraphe 2, point c), et du paragraphe 4 lorsque cette renonciation est appropriée et proportionnée, compte tenu des éléments suivants:
a) la nature, l’ampleur et la complexité des activités de l’administrateur;
b) la probabilité d’un conflit d’intérêts entre la fourniture de l’indice de référence et toute autre activité de l’administrateur;
c) la marge discrétionnaire associée au processus de fourniture de l’indice de référence.
Responsabilité
1. Les dispositifs de gouvernance des administrateurs d’indices de référence précisent dans le cadre de leur structure organisationnelle, de manière claire et bien documentée, la responsabilité des personnes suivantes:
a) les personnes responsables des décisions susceptibles d’avoir une incidence significative sur la fourniture de l’indice de référence, en particulier lorsque ces décisions sont déléguées;
b) les personnes chargées de rendre public ou de communiquer tout conflit d’intérêts existant ou potentiel conformément à l’article 4, paragraphe 5, du règlement (UE) 2016/1011;
c) les personnes responsables de l’établissement de procédures de contrôle interne spécifiques visant à assurer l’intégrité et la fiabilité du membre du personnel ou de la personne qui détermine l’indice de référence, visées à l’article 4, paragraphe 8, du règlement (UE) 2016/1011;
d) les personnes responsables du signalement interne de toute circonstance pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts.
2. Les administrateurs d’indices de référence peuvent choisir de ne pas appliquer les dispositions du paragraphe 1, point d), en ce qui concerne leurs indices de référence d’importance non significative.
Obligations de transparence
1. Les dispositifs de gouvernance des administrateurs d’indices de référence garantissent que l’ensemble des dirigeants ou des membres du personnel ainsi que toute autre personne physique dont les services sont mis à la disposition ou placés sous le contrôle des administrateurs et qui participent directement à la fourniture d’un indice de référence ont connaissance de leurs responsabilités et des procédures à suivre pour s’acquitter correctement de ces responsabilités.
2. Lorsqu’un administrateur d’indices de référence fait partie d’un groupe, les dispositifs de gouvernance de cet administrateur décrivent de manière détaillée les fonctions liées aux services et activités en rapport avec la fourniture de l’indice de référence qui ont été externalisés, y compris auprès d’entités du groupe, conformément à l’article 10 du règlement (UE) 2016/1011.
Entrée en vigueur et application
Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.
Il s’applique à partir du 1er janvier 2022.