ANNEXE
RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ MIXTE
Article premier
Chefs de délégation
1. Le comité mixte est composé de représentants des parties. Chaque partie nomme le chef et, le cas échéant, le chef suppléant de sa délégation. Le chef de délégation peut être remplacé par le chef suppléant ou par une personne désignée pour une réunion particulière.
2. La présidence du comité mixte est exercée à tour de rôle par un représentant de l’Union et par un représentant de l’Ukraine. Le chef de la délégation concernée ou, en son absence, le chef suppléant ou la personne désignée pour les remplacer assure la présidence.
Article 2
Réunions
1. Le comité mixte se réunit en fonction des besoins. Chaque partie peut demander la convocation d’une réunion. Le comité mixte se réunit également au plus tard trois mois avant l’expiration de l’accord, afin d’évaluer et de décider de la nécessité de reconduire l’accord conformément à son article 6, paragraphe 2.
2. Les réunions du comité mixte ont lieu en personne ou se tiennent à l’aide d’autres moyens (conférences téléphoniques ou vidéoconférences, par exemple).
3. Les réunions se tiennent, dans la mesure du possible, en alternance dans un État membre de l’Union européenne et en Ukraine, à moins que les parties n’en conviennent autrement.
4. La langue de travail est l’anglais.
5. Une fois que la date et le lieu des réunions ont été convenus entre les parties, les réunions sont convoquées par la Commission européenne pour l’Union européenne et par le ministère compétent en matière de transport routier pour l’Ukraine.
6. Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques. Si nécessaire, un communiqué de presse peut être rédigé d’un commun accord à l’issue de la réunion.
Article 3
Délégations
1. Avant chaque réunion, les chefs de délégation s’informent mutuellement de la composition prévue de leur délégation pour cette réunion.
2. Des représentants des parties prenantes du secteur du transport routier peuvent être invités à assister aux réunions ou à des parties de réunions en qualité d’observateurs, si le comité mixte en convient par consensus.
3. S’il en a été convenu ainsi par consensus, le comité mixte peut inviter d’autres parties intéressées ou des experts à assister aux réunions ou à des parties de réunions afin de communiquer des informations sur des sujets particuliers.
4. Les observateurs ne participent pas au processus décisionnel du comité mixte.
Article 4
Secrétariat
Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire du ministère compétent en matière de transports routier de l’Ukraine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte.
Article 5
Ordre du jour des réunions
1. Les chefs de délégation établissent d’un commun accord l’ordre du jour provisoire de chaque réunion. L’ordre du jour provisoire est envoyé par les secrétaires aux membres des délégations au plus tard quinze jours avant la date de la réunion.
2. Le comité mixte adopte l’ordre du jour au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible si le comité mixte en convient.
3. Les chefs de délégation peuvent raccourcir le délai indiqué au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences ou des impératifs d’un sujet particulier.
Article 6
Procès-verbal
1. Un projet de procès-verbal est rédigé après chaque réunion du comité mixte. Il indique les points discutés et les décisions adoptées.
2. Dans le mois qui suit la réunion, le chef de la délégation hôte soumet le projet de procès-verbal à l’autre chef de délégation, par l’intermédiaire des secrétaires du comité mixte, pour approbation par procédure écrite.
3. Une fois approuvé, le procès-verbal est signé en double exemplaire par les chefs de délégation et chacune des parties en conserve un exemplaire original. Les chefs de délégation peuvent décider que la signature et l’échange d’exemplaires par voie électronique satisfont à cette exigence.
4. Le procès-verbal des réunions du comité mixte est public, à moins que l’une des parties ne demande qu’il en soit autrement.
5. Les chefs de délégation peuvent raccourcir le délai indiqué au paragraphe 2 et convenir d’une date en ce qui concerne l’approbation visée au paragraphe 3 afin de tenir compte des exigences ou des impératifs liés à un sujet particulier.
Article 7
Procédure écrite
En cas de nécessité dûment motivée, les décisions du comité mixte peuvent être adoptées par procédure écrite’’. À cette fin, les chefs de délégation procèdent à l’échange des projets de mesures sur lesquels la décision du comité mixte est demandée, qui peut ensuite être confirmé par un échange de courriers. Les parties peuvent toutefois demander que le comité mixte se réunisse pour examiner la question.
Article 8
Délibérations
1. Les décisions du comité mixte sont adoptées par consensus entre les parties.
2. Les décisions du comité mixte portent le titre de «décision», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une description de leur objet.
3. Les décisions du comité mixte sont revêtues de la signature des chefs de délégation et jointes au procès-verbal.
4. Les décisions adoptées par le comité mixte sont mises en œuvre par les parties conformément à leurs propres procédures internes.
5. Les décisions adoptées par le comité mixte peuvent être publiées par les parties dans leurs journaux officiels respectifs. Chacune des parties conserve un exemplaire original des décisions.
Article 9
Groupes de travail
1. Le comité mixte peut créer des groupes de travail afin de l’assister dans l’accomplissement de ses tâches. Le mandat d’un groupe de travail est approuvé par le comité mixte conformément à l’article 7, paragraphe 5, de l’accord et figure dans une annexe de la décision relative à la création dudit groupe.
2. Les groupes de travail sont composés de représentants des parties.
3. Les groupes de travail travaillent sous l’autorité du comité mixte, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions. Ils ne prennent pas de décisions mais peuvent formuler des recommandations au comité mixte.
4. Le comité mixte peut, à tout moment, décider de supprimer des groupes de travail existants, de modifier leur mandat ou de créer de nouveaux groupes de travail afin de l’aider dans l’accomplissement de ses tâches.
Article 10
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte et des groupes de travail, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. La partie qui accueille la réunion prend en charge les autres dépenses relatives à l’organisation matérielle de celle-ci.
Article 11
Modification du règlement intérieur
Le comité mixte peut modifier le présent règlement intérieur à tout moment, par décision prise conformément à l’article 7, paragraphe 5, de l’accord.