Décret n° 2022-1446 du 21 novembre 2022 fixant les modalités d'utilisation du traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé Espace numérique sécurisé des agents publics (ENSAP)

Article 1 LEGIARTI000055022195

1. La direction générale des finances publiques met en œuvre le traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé " Espace numérique sécurisé des agents publics " (ENSAP).

2. a) Ce traitement, nécessaire au respect d'une obligation légale, conformément au c du 1 de l'article 6 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, a pour finalité de mettre à la disposition des agents publics un espace numérique sécurisé offrant des services personnalisés relatifs aux pensions de l'Etat, à la paye, à la carrière et aux élections des représentants du personnel dans la fonction publique.

3. A ce titre, il permet à l'agent public, le cas échéant :

4. 1° De disposer d'un outil d'échange et de communication avec l'administration ;

5. 2° De disposer d'un espace d'archivage de documents relatifs aux pensions de l'Etat, à la paye et à la carrière ;

6. 3° D'obtenir la simulation du montant de sa retraite servie par le régime des retraites de l'Etat ;

7. 4° D'effectuer des démarches en ligne ;

8. 5° De consulter et mettre à jour ses données personnelles ;

9. 6° De transmettre à des tiers, au moyen d'un lien sécurisé, des informations relatives à la paye, aux pensions et à la carrière ;

10. 7° De participer aux élections professionnelles dans la fonction publique, par la mise à disposition de la carte électorale.

11. b) Pour l'exécution d'une mission d'intérêt public, conformément au e du 1 de l'article 6 du règlement (UE) n° 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, ce traitement permet également la communication :

12. - d'informations administratives relatives à la carrière et à la protection sociale complémentaire des agents publics et des retraités, par les administrations ou organismes employeurs ou le ministère en charge de la fonction publique, coresponsables de cette communication ;

13. - d'informations relatives à l'action sociale à destination des retraités, par des organismes ou associations intervenant en la matière, coresponsables de cette communication.

14. c) Aux fins des intérêts légitimes des employeurs, conformément au f du 1 de l'article 6 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, ce traitement permet la mise à disposition et la conservation des bulletins de paye sous forme électronique des agents de droit privé mentionnés à l'article 7 du décret du 3 août 2016 susvisé, dans les conditions prévues par le code du travail.

15. A ce titre, il permet à l'agent de droit privé :

16. 1° De disposer d'un espace d'archivage de documents relatifs à la paye ;

17. 2° De consulter et mettre à jour les données personnelles de son profil ENSAP.

Article 2 LEGIARTI000046583948

1. Les informations et catégories de données à caractère personnel enregistrées dans le traitement sont énumérées à l'annexe au présent décret.

Article 3 LEGIARTI000046583946

1. Les données de connexion des usagers font l'objet d'une journalisation qui se traduit par la conservation des éléments d'identification de l'usager, des date et heure de la connexion et de la nature de l'intervention.

Article 4 LEGIARTI000054421314

1. I. - Les données relatives à la paye des agents publics sont conservées dans les conditions prévues à l'article 3 du décret du 3 août 2016 susvisé.

2. Le numéro de compte bancaire utilisé dans le cadre de la procédure d'identification à l'ENSAP n'est pas conservé au-delà de la première connexion à l'espace. Il est mis à jour à chaque collecte d'un bulletin de paye pour permettre à l'agent de procéder à sa demande de départ à la retraite en ligne et demander le paiement de sa pension sur ce compte ou d'en changer dans sa demande.

3. II. - Les données relatives aux pensions sont conservées pendant cinq ans à compter de la date de décès de l'agent.

4. III. - Les données relatives à la carte électorale pour les élections professionnelles par vote électronique sont conservées jusqu'à l'épuisement des délais de recours contre le résultat desdites élections.

5. IV. - Les données relatives à la carrière issues des documents de carrière mis à la disposition de l'agent public sont conservées dans les conditions prévues par l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.

6. IV. bis. - Les données relatives à la paye des agents de droit privé sont conservées dans les conditions prévues à l'article D. 3243-8 du code du travail.

7. Le numéro de compte bancaire utilisé dans le cadre de la procédure d'identification à l'ENSAP n'est pas conservé au-delà de la première connexion à l'espace.

8. V. - Les données de connexion mentionnées à l'article 3 sont conservées pendant douze mois à compter de leur enregistrement.

Article 5 LEGIARTI000054421320

1. Seuls les usagers ont accès à l'espace numérique sécurisé des agents publics.

2. Peuvent être destinataires de tout ou partie des données mentionnées à l'article 2, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître :

3. - les agents des services gestionnaires des rémunérations dont l'agent dépend ;

4. - les agents des services de gestion des ressources humaines dont l'agent dépend ;

5. - les agents des services liaison-rémunération ;

6. - les agents des services gestionnaires de retraite ;

7. - les agents en charge de l'assistance informatique des utilisateurs ;

8. - les agents des organismes membres du groupement mentionné au VI de l'article L. 161-17 du code de la sécurité sociale ;

9. - les destinataires désignés par l'agent pour les documents qu'il décide de communiquer.

10. Sont destinataires des informations mentionnées à l'article 3 les agents de la direction générale des finances publiques en charge des statistiques et de la sécurité informatique.

11. Sous réserve de l'accord préalable des agents publics, peuvent être destinataires des adresses électroniques collectées par le présent traitement, à raison de leurs attributions respectives et uniquement pour la communication d'informations administratives sur la carrière, la protection sociale complémentaire ou l'action sociale :

12. - le ministère en charge de la fonction publique ;

13. - les administrations ou organismes employeurs des agents publics ;

14. - les organismes ou associations en charge de l'action sociale pour les retraités de la fonction publique.

15. La mise à disposition des adresses électroniques est conditionnée à la signature avec la direction générale des finances publiques d'une convention de coresponsabilité du traitement, dans laquelle sont précisés les droits et engagements en matière de protection des données à caractère personnel des agents publics.

Article 6 LEGIARTI000054421325

1. Les droits d'accès et de rectification du traitement prévus aux articles 15 et 16 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé s'exercent :

2. - pour les données concernant la paye : auprès du service gestionnaire dont l'agent relève ;

3. - pour les données concernant la solde : auprès des services du ministère de la défense ;

4. - pour les données concernant les pensions : auprès du service des retraites de l'Etat, Mission risques et audit, 10, boulevard Gaston-Doumergue, 44964 Nantes Cedex 9 ;

5. - pour les données concernant la carte électorale : auprès du service gestionnaire dont l'agent relève ;

6. - pour les données concernant la carrière et la gestion des ressources humaines : auprès du service gestionnaire dont l'agent relève.

7. Pour les agents publics, les droits à l'effacement, à la limitation et d'opposition prévus aux articles 17,18 et 21 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé ne s'appliquent pas au présent traitement, sauf pour ce qui concerne la communication d'informations administratives prévue au dernier alinéa de l'article 1er du présent décret. Dans le cadre de cette finalité, l'agent public dispose de l'ensemble des droits d'accès, de rectification, à la limitation du traitement et d'opposition, qu'il exerce auprès du service des retraites de l'Etat et de l'autre administration ou organisme à l'origine de la communication. Les agents publics peuvent à tout moment également refuser de recevoir ces communications.

8. Pour les agents de droit privé, les droits à la limitation et d'opposition prévus aux articles 18 et 21 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, s'exercent auprès de l'employeur, dans les conditions prévues, concernant le droit d'opposition, à l'article D. 3243-7 du code du travail.

9. Le droit à l'effacement prévu à l'article 17 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé est exercé prioritairement auprès de l'employeur et subsidiairement auprès du service des retraites de l'Etat.

Article 7 LEGIARTI000046583950

A abrogé :

• Arrêté du 23 décembre 2016 : art. 1, art. 2, art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 7, art. 8, art. null
  Divisions : Annexe

Article 8 LEGIARTI000046583952

1. Le ministre de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique et le ministre délégué auprès du ministre de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, chargé des comptes publics, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Annexe LEGIARTI000054421329

1. INFORMATIONS ET CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT ENSAP

2. I. - Les données relatives à l'identification de l'usager.

3. A. - Les données relatives à l'identification de l'agent public.

4. Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR).

5. Nom de naissance.

6. Nom d'usage.

7. Prénoms.

8. Sexe.

9. Date et lieu de naissance. Nationalité.

10. Date du décès.

11. Coordonnées : numéro(s) de téléphone(s), adresse de l'agent et, le cas échéant, celle de ses ayants cause, adresse(s) de messagerie(s) électronique(s).

12. Numéro de compte bancaire.

13. B. - Les données relatives à l'identification de l'agent de droit privé.

14. Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR).

15. Nom de naissance.

16. Nom d'usage.

17. Prénoms.

18. Sexe.

19. Date de naissance.

20. Coordonnées : numéro(s) de téléphone(s) et adresse(s) de messagerie(s) électronique(s).

21. Numéro de compte bancaire.

22. II. - Les données relatives à la vie personnelle et à la vie professionnelle dans le cadre des pensions de l'Etat.

23. A. - Situation familiale.

24. Nature et date de début de la situation conjugale actuelle.

25. Etat civil des enfants : nom et prénom, sexe, date et lieu de naissance, lien de filiation avec l'assuré et l'autre parent, date de décès éventuel, périodes d'éducation.

26. B. - Représentant légal : identité, adresse de messagerie électronique principale et secondaire, adresse postale, numéro de téléphone principal et secondaire.

27. C. - Situation militaire : service national (périodes et formes).

28. D. - Situation professionnelle, scolarité-formation, déroulement de carrière.

29. Matricule.

30. Fonctions et poste.

31. Dates de nomination.

32. Dates des services accomplis.

33. Catégories de services.

34. Positions statutaires.

35. Positions statutaires successives.

36. Quotité de temps de travail dans les différentes positions.

37. Affectation, classement et position statutaire actuels et historiques.

38. Périodes de congés et absences.

39. Périodes ouvrant droit à bonification : nature et valeur.

40. Majoration de durée d'assurance.

41. Périodes pouvant être prises en compte pour la retraite en vertu de textes particuliers.

42. Temps d'étude ouvrant droit au bénéfice d'études préliminaires.

43. III. - Les informations d'ordre économique et financier.

44. A. - Données économiques et financières.

45. Revenus : montant des payes, soldes et pensions, montant des salaires imposables sur l'année.

46. Coordonnées bancaires.

47. Informations relatives aux pensions :

48. - emplois, corps, grades et échelons ;

49. - date d'entrée dans la fonction publique ;

50. - indices de rémunération et bonifications indiciaires ;

51. - périodes de services de non-titulaires validés ;

52. - périodes d'études rachetées ;

53. - périodes de services à temps partiel ayant donné lieu à surcotisation ;

54. - éléments calculés dans le cadre inter-régimes et permettant notamment l'édition des documents du droit à l'information retraite ;

55. - données relatives à l'invalidité du fonctionnaire ou militaire : taux d'invalidité, degré d'incapacité professionnelle ;

56. - données relatives à l'invalidité des enfants : taux d'invalidité, degré d'incapacité ;

57. - données relatives à l'invalidité du conjoint : taux d'invalidité, degré d'incapacité.

58. B. - Données sociales.

59. Données sociales contenues dans les bulletins de paye, de solde et titres de pension.

60. Montants et taux des cotisations agent et des contributions employeur.

61. IV. - Données contenues dans les documents figurant dans le dossier individuel de l'agent public géré sur support électronique et listés dans la nomenclature cadre annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé à l'exception des documents relevant des points 1, 4.1, 4.3, 6 à 9, 12, 15 et 16 et 19 et 20.

62. V. - Toute pièce comportant ces données transmises par l'usager, par l'employeur et par le service gestionnaire de retraite.

63. VI. - Données contenues dans les cartes électorales destinées aux élections professionnelles électroniques.

64. Nom d'usage.

65. Prénom.

66. Identifiant de connexion au système de vote électronique.

67. VI. bis. - Données contenues dans les bulletins de paye des agents de droit privé et listées à l'article R. 3243-1 du code du travail.

68. VII. - Données d'authentification et de connexion.