Acte en vigueur, consolidée au 30/07/2008.
Version consolidée au 30/07/2008 (consolidation EUR-Lex 02004R1653-20080730, la plus récente en français ; acte d'origine du 21/09/2004).
(1) Le règlement (CE) no 58/2003 a établi le statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires, agences exécutives dont la création a été confiée à la Commission.
(2) Ces agences exécutives (ci-après dénommées «les agences») seront dotées de la personnalité juridique et d’un budget de fonctionnement propre dont l’exécution est régie par le présent règlement financier type, conformément à l’article 15 du règlement (CE) no 58/2003. En revanche, lorsque la Commission a délégué aux agences des tâches d’exécution budgétaire de crédits opérationnels relatifs à des programmes communautaires, ces crédits restent inscrits au budget général et sont régis par le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (ci-après dénommé «le règlement financier général»).
(3) Conformément à l'article 15 du règlement (CE) no 58/2003, le budget de fonctionnement des agences exécutives couvre les dépenses de fonctionnement de l'agence exécutive pour l'exercice budgétaire.
(4) Conformément au règlement (CE) no 58/2003, il y a lieu d’arrêter un règlement financier type que les agences doivent appliquer pour l’exécution de leurs crédits de fonctionnement, et dont le contenu doit être aussi proche que possible du règlement financier général. En l'absence de règles expressément établies par ledit règlement financier type, s'appliquent les dispositions du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 du 23 décembre 2002 de la Commission établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.
(5) Il convient de réaffirmer le respect des principes fondamentaux du droit budgétaire (unité, universalité, spécialité et annualité) ainsi que les principes de vérité budgétaire, d’équilibre, d’unité de compte, de bonne gestion financière et de transparence.
(6) En ce qui concerne leur personnel, les agences devront distinguer entre les emplois temporaires, qui feront l’objet d’un tableau des effectifs soumis à l’approbation de l’autorité budgétaire, et les crédits permettant la rémunération d’autres catégories d’agents, recrutés sur contrat renouvelable.
(7) S’agissant des acteurs financiers, il est nécessaire de définir les compétences et les responsabilités du comptable et de l’ordonnateur de l’agence, qui doivent être des fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires des Communautés européennes, ainsi que les conditions suivant lesquelles ce dernier pourra déléguer ses pouvoirs d’exécution budgétaire.
(8) Il y a lieu de doter l’ordonnateur de l’agence d’une large autonomie de gestion. En ce qui concerne le régime des virements, une liberté complète doit lui être reconnue, sous réserve d’informer le comité de direction, qui doit pouvoir faire opposition dans un délai d'un mois.
(9) Conformément à l’article 20, paragraphe 2 du règlement (CE) no 58/2003, la fonction d’auditeur interne est exercée dans les agences exécutives par l’auditeur interne de la Commission. Dès lors, l’auditeur interne de la Commission doit exercer à l’égard des agences exécutives les mêmes fonctions que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission par le règlement financier général. En outre, comme c’est le cas pour les ordonnateurs au sein de la Commission, l’ordonnateur de l’agence doit pouvoir être conseillé dans la maîtrise des risques par une fonction d’audit interne propre.
(10) Pour chaque agence exécutive, le calendrier d’établissement de son budget de fonctionnement, de la reddition de ses comptes et de décharge doit respecter les dispositions du règlement (CE) no 58/2003, du règlement financier général. L’autorité de décharge pour le budget de fonctionnement des agences exécutives doit être la même que pour le budget général.
(11) Les règles comptables appliquées par les agences doivent permettre une consolidation avec les comptes de la Commission. Elles doivent être arrêtées par le comptable de la Commission par analogie avec l’article 133 du règlement financier général. La Cour des comptes assurera le contrôle des comptes de l’agence.
(12) Il est opportun que l’instance visée à l’article 66, paragraphe 4, du règlement financier général, mise en place par la Commission pour apprécier les irrégularités, puisse être également celle à laquelle chaque agence ait recours de manière à ce qu’une même appréciation soit portée sur des comportements identiques.
(13) Pour leur budget de fonctionnement, les agences doivent respecter les mêmes exigences que la Commission en matière de marchés publics passés pour son propre compte. Il suffit à cet égard de renvoyer au règlement financier général.
(14) Il n’y a pas lieu de prévoir des dispositions en matière d’octroi de subventions car les agences ne peuvent pas accorder des subventions sur leur budget de fonctionnement, qui doit exclusivement leur permettre de faire face aux dépenses de fonctionnement administratif.
Le présent règlement spécifie les règles essentielles applicables à l’établissement et à l'exécution du budget de fonctionnement (ci-après dénommé «le budget») des agences visées au règlement (CE) no 58/2003 (ci-après dénommées «les agences» ou «l’agence»).
Pour tout aspect relatif au fonctionnement des agences exécutives qui n’est pas expressément défini par le présent règlement, s’appliquent mutatis mutandis les dispositions du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 (ci-après dénommé «le règlement financier général») et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.
Dans les conditions définies au présent règlement, l'établissement et l'exécution du budget respectent les principes d'unité et de vérité budgétaire, d'annualité, d'équilibre, d'unité de compte, d'universalité, de spécialité, de bonne gestion financière — qui suppose un contrôle interne efficace et efficient — et de transparence.
Le budget est l'acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, l’ensemble des recettes et des dépenses estimées nécessaires de l'agence.
Les recettes de l’agence comprennent une subvention accordée par les Communautés et d’autres recettes éventuelles, y compris des recettes affectées au sens de l’article 15.
Les dépenses comprennent les dépenses de fonctionnement de l’agence ainsi que, le cas échéant, les dépenses financées par des recettes affectées conformément au premier alinéa.
Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à une ligne du budget.
Aucun crédit ne peut être inscrit au budget s’il ne correspond pas à une dépense estimée nécessaire.
Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget.
Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d'un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.
Les crédits inscrits au budget sont des crédits non dissociés.
Les dépenses de fonctionnement résultant de contrats couvrant des périodes dépassant la durée de l’exercice, soit conformément aux usages locaux, soit relatifs à la fourniture de matériel d'équipement, sont imputées au budget de l’exercice au cours duquel elles sont effectuées.
Les recettes de l'agence sont prises en compte au titre d’un exercice sur la base des montants perçus au cours de l'exercice. Elles donnent lieu à l’ouverture à la même hauteur de crédits.
Les crédits alloués au budget au titre d’un exercice ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice, et pour couvrir les montants dus au titre d’engagements qui remontent à l’exercice antérieur.
Les crédits non utilisés à la fin de l'exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés.
Les crédits correspondant à des obligations régulièrement contractées à la clôture de l'exercice, sont reportés de droit au seul exercice suivant. Les crédits reportés non utilisés au 31 mars de l’exercice N+1 sont automatiquement annulés. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.
Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l’objet d’un report.
Les crédits disponibles au 31 décembre au titre de recettes affectées visées à l'article 15 font l'objet d'un report de droit. Les crédits disponibles correspondant aux recettes affectées reportées doivent être utilisés en priorité. Au plus tard le 1er juin de l'année N+1, l'agence informe la Commission de l'exécution des recettes affectées reportées.
Les crédits figurant au budget peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès que le budget devient définitif.
Toutefois, les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant. Ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits arrêtés par le comité de direction figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l'exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.
En outre, les dépenses qui, tels les loyers, doivent être effectuées par anticipation, peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l’exercice suivant.
Si le budget n'est pas adopté à l'ouverture de l'exercice, le régime des douzième provisoires établi par le règlement financier général s’applique mutatis mutandis.
Le budget doit être équilibré en recettes et en dépenses. L'agence ne peut souscrire des emprunts.
Les crédits ne peuvent dépasser le montant de la subvention visée à l’article 5, augmenté des recettes affectées et des autres recettes éventuelles visées à l’article 5.
Si le solde découlant du compte de résultat au sens de l'article 56 est positif, il est remboursé à la Commission jusqu’à concurrence de la subvention versée au cours de l’exercice.
La différence entre la subvention visée à l’article 5 et celle qui a été effectivement versée à l’agence fait l’objet d’une annulation.
Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros.
Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable de l’agence exécutive peut dans des cas dûment justifiés effectuer des opérations dans les monnaies nationales et, le cas échéant, dans les monnaies de pays tiers.
L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses à l’exception des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques. Les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles sous réserve de l'article 16.
Les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs, ainsi que les recettes provenant d’États membres, de pays tiers ou d’organismes divers pour l’exécution de programmes financés par des sources autres que le budget général des Communautés européennes (ci-après dénommées «le budget général»), constituent des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques.
Toute recette affectée doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l’action ou la destination en question. Le budget prévoit la structure d'accueil des catégories de recettes affectées ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.
Le comité de direction décide, après avoir obtenu l'accord de la Commission, de l'acceptation de tous dons, legs et subventions provenant d'autres sources que la Communauté.
Les prix des produits ou prestations fournis à l'agence, sont imputés budgétairement pour leur montant intégral hors taxes lorsqu'ils incorporent des charges fiscales qui font l'objet d'un remboursement, soit par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes, soit par un État membre ou les pays tiers sur la base d’autres conventions pertinentes.
Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par l'agence à titre temporaire en application du premier alinéa sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États en cause. Un solde négatif éventuel est inscrit en tant que dépense au budget.
Les crédits dans leur totalité sont spécialisés par titre et chapitre; les chapitres sont subdivisés en articles et postes.
Le directeur décide les virements de crédits à l'intérieur du budget de fonctionnement. Il en informe au préalable le comité de direction, qui peut s’opposer à ces virements. Si le comité de direction les approuve ou s’il ne réagit pas dans un délai de trois semaines après en avoir été informé, le directeur peut procéder aux virements prévus.
Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l’objet de virement que pour autant qu’elles conservent leur affectation.
1. Les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d'économie, d’efficience et d’efficacité.
2. Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l'agence en vue de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.
Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.
Le principe d’efficacité vise à atteindre les objectifs spécifiques fixés et à obtenir les résultats escomptés. Ces résultats doivent faire l'objet d'une évaluation.
3. Le programme de travail annuel de l'agence exécutive adopté par le comité de direction contient des objectifs détaillés et des indicateurs de performance.
1. Le budget est exécuté selon le principe d'un contrôle interne efficace et efficient.
2. Aux fins de l'exécution du budget, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:
a) l'efficacité, l'efficience et l'économie des opérations;
b) la fiabilité des informations;
c) la préservation des actifs et de l'information;
d) la prévention et la détection de la fraude et des irrégularités;
e) la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.
Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.
Le budget et les budgets rectificatifs, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, sont transmis pour information à l’autorité budgétaire, à la Cour des comptes et à la Commission, et publiés sur le site internet de l’agence concernée. Un résumé des budgets et des budgets rectificatifs est publié au Journal officiel de l’Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption.
Ce résumé contient les cinq principales lignes budgétaires de recettes et les cinq principales lignes budgétaires de dépenses, le tableau des effectifs et une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés. Elle mentionne également les chiffres de l'exercice précédent.
L'agence communique, sur son site internet, des informations sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget, notamment les noms des experts engagés conformément à l'article 50 ter. Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2001 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et la libre circulation de ces données et des exigences de sécurité.
Lorsque les informations ne sont publiées que sous une forme anonyme, l'agence communique au Parlement européen de manière appropriée, sur demande, les informations relatives aux bénéficiaires concernés.
L'agence transmet à la Commission, au plus tard le 5 mars de chaque année, un état prévisionnel de ses recettes et de ses dépenses pour l'année N+1, établi par son directeur et adopté par le comité de direction, et des orientations générales le justifiant, de même que son projet de programme de travail.
L'état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'agence inclut:
a) un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie;
b) en cas de variation d'effectifs, un état justificatif motivant les demandes d'emplois nouveaux;
c) une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements;
d) les effectifs en personnel contractuel et experts nationaux détachés qui travaillent pour l'agence, ainsi qu'une estimation de ces effectifs pour l'année N+1;
e) une estimation des recettes affectées;
f) des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités ainsi que les nouveaux objectifs mesurés par des indicateurs.
Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu'une hausse ou une réduction du budget de fonctionnement proposé de l'agence est susceptible d'apporter par rapport à son budget de l'année n.
La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l'adoption du budget général, transmet à l'autorité budgétaire l'état prévisionnel de l'agence, et propose le montant de la subvention destiné à l'agence et les effectifs qu'elle estime nécessaires pour celle-ci. La Commission établit le projet de tableau des effectifs de l'agence et une estimation des effectifs en personnel contractuel exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont proposés.
Le budget de fonctionnement de l'agence ne peut être adopté de manière définitive qu'après l'arrêt définitif du budget général de l'Union européenne, conformément à la procédure prévue à l’article 13 du règlement (CE) no 58/2003.
L’autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs de toutes les agences, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l'article 24. Le tableau des effectifs est publié dans une annexe de la section III — Commission — du budget général.
Toute modification au budget, y compris au tableau des effectifs, fait l'objet d'un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial, sous réserve des articles 18 et 24.
Le budget comporte un état des recettes et un état des dépenses. Il fait apparaître:
1) dans l’état des recettes:
a) les prévisions de recettes de l'agence pour l’exercice concerné;
b) les recettes prévues de l'exercice précédent, et les recettes de l'exercice N–2, y compris les recettes affectées;
c) les commentaires appropriés pour chaque ligne de recette;
2) dans l’état des dépenses:
a) les crédits pour l’exercice concerné;
b) les crédits pour l’exercice précédent, et les crédits pour l’exercice n–2;
c) les commentaires appropriés pour chaque subdivision.
1. Le tableau des effectifs visé à l'article 21 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent, ainsi que le nombre d'emplois réellement pourvus. Il constitue, pour l'agence, une limite impérative; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.
Toutefois, le comité de direction peut procéder à des modifications du tableau des effectifs, jusqu’à concurrence de 10 % des postes autorisés en dessous du grade AD13 pour autant que cela n’affecte pas le volume des crédits du personnel correspondant à un plein exercice et reste dans la limite du nombre total de postes autorisés par tableau des effectifs.
2. Par dérogation au paragraphe 1, les cas d’exercice d’activité à temps partiel autorisés par l’autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut des fonctionnaires et au régime applicable aux autres agents des Communautés européennes (ci-après dénommé «le statut») peuvent être compensés.
Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur. Il est un fonctionnaire soumis au statut. Il exécute le budget en recettes et en dépenses conformément au présent règlement, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.
Sans préjudice des responsabilités de l'ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, l'agence participe aux activités de prévention de la fraude de l'Office européen de lutte antifraude.
Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents de l'agence soumis au statut. Ces agents ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.
Il est interdit à tout acteur financier au sens du chapitre 2 du présent titre et à toute autre personne participant à l'exécution, à la gestion, à l'audit ou au contrôle du budget d'adopter tout acte à l'occasion duquel ses propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l'agence ou des Communautés. Si un tel cas se présente, la personne concernée a l'obligation de s’abstenir et d'en référer à son supérieur. Le directeur doit en référer au comité de direction.
Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions d'un acteur financier de l'exécution du budget ou d'un auditeur interne est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le bénéficiaire.
Les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont séparées et incompatibles entre elles.
1. L'ordonnateur est chargé d'exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière et d'en assurer la légalité et la régularité. Il conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l'exécution du budget. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu'elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l'audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l'article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.
2. L'ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par la Commission pour ses propres services et en tenant compte des risques spécifiques associés à son environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les procédures de gestion et de contrôle internes adaptées à l'exécution de ses tâches, y compris, le cas échéant, des vérifications ex post.
En fonction de la nature et de la portée des tâches, l'ordonnateur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d'expertise et de conseil destinée à l'assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.
Avant qu'une opération soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l'agent ayant initié l'opération.
Aux fins de la vérification ex ante, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux. Dans ce cas, l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue la vérification ex post appropriée.
L'initiation et la vérification ex ante et ex post d'une opération sont des fonctions séparées.
3. Conformément à l'article 9, paragraphe 7, du règlement (CE) no 58/2003, l'ordonnateur rend compte, avant le 15 mars de chaque année, au comité de direction de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activités, accompagné des informations financières et de gestion confirmant que les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation, sauf disposition contraire dans une réserve formulée en liaison avec des domaines précis de recettes et de dépenses.
1. Le comité de direction nomme un comptable, qui est un fonctionnaire détaché ou un agent temporaire directement recruté par l'agence et qui est chargé des aspects suivants:
a) la bonne exécution des paiements, l’encaissement des recettes et le recouvrement des créances constatées;
b) l'établissement des comptes de l'agence conformément au titre VI;
c) la tenue de la comptabilité conformément au titre VI;
d) la mise en œuvre des règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;
e) définir et valider le système comptable ainsi que, le cas échéant, valider les systèmes définis par l’ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables; le comptable est habilité à vérifier le respect des critères de validation;
f) la gestion de la trésorerie.
2. Avant leur approbation par le comité de direction, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu'il a une assurance raisonnable quant au fait qu'ils présentent une image fidèle de la situation financière de l'agence.
À cet effet, le comptable s’assure que les comptes ont été élaborés conformément aux règles, méthodes et systèmes comptables établis, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.
L’ordonnateur transmet toutes les informations dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.
L'ordonnateur demeure pleinement responsable de l'utilisation appropriée des fonds qu'il gère, ainsi que de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous son contrôle.
Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.
Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.
Le comptable obtient de l'ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine de l'agence et de l'exécution budgétaire.
3. Sauf dérogation prévue au présent règlement, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Il est responsable de leur conservation.
Pour l'exercice de ses tâches, le comptable peut déléguer certaines de ses fonctions à des agents temporaires placés sous sa responsabilité hiérarchique.
Tout agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations qui estime qu'une décision que son supérieur lui impose d'appliquer ou d'accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu'il est tenu de respecter en informe par écrit le directeur et, en cas d’inaction de ce dernier dans un délai raisonnable, l'instance visée à l'article 35 ainsi que le comité de direction. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, il informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur.
Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, les ordonnateurs délégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation par l’autorité qui les a nommés, par décision motivée et après avoir été entendus. Le directeur peut à tout moment retirer son accord sur une délégation spécifique.
Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, le comptable peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement, par le comité de direction, par décision motivée et après avoir été entendu. Celui-ci nomme un comptable intérimaire.
Les dispositions du présent chapitre ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager l'ordonnateur ainsi que ses délégués dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers des Communautés et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés ou des États membres.
Tout ordonnateur et comptable engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, les autorités et instances désignées par la législation en vigueur seront saisies.
1. L'ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions du statut.
1a.
La responsabilité pécuniaire de l’ordonnateur est engagée notamment si:
a) l'ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement financier;
b) l'ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, omet d'établir un acte engendrant une créance, omet ou retarde l'émission d'un ordre de recouvrement, ou retarde l'émission d'un ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilité civile de l'agence à l'égard de tiers.
2. Lorsqu’un ordonnateur délégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il doit le signaler par écrit à l'autorité délégante. Si l'autorité délégante donne par écrit l'instruction motivée d'exécuter la décision susvisée à l'ordonnateur délégué, ce dernier, qui doit l'exécuter, est dégagé de sa responsabilité.
1. L’instance mise en place par la Commission conformément à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier général afin de déterminer l’existence d’une irrégularité financière et ses conséquences éventuelles exerce à l’égard de l'agence les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission.
Sur la base de l’avis de cette instance, le directeur décide de l’engagement d’une procédure disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l'instance le transmet au comité de direction et à l'auditeur interne de la Commission.
Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l'instance dans son rapport annuel d'activités et décrit les mesures de suivi adoptées.
2. Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l'agence en raison de fautes personnelles graves qu'il aurait commises dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. La décision motivée est prise par l'autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.
Constitue notamment une faute susceptible d’engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire du comptable le fait de:
a) perdre ou détériorer des fonds, valeurs et documents dont il a la garde ou causer cette perte ou détérioration par sa négligence;
b) modifier des comptes bancaires ou des comptes courants postaux sans notification préalable à l'ordonnateur;
c) effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants;
d) omettre d’encaisser des recettes dues.
Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance de l'agence fait préalablement l’objet d’une prévision de créance de la part de l’ordonnateur compétent.
La constatation d’une créance est l’acte par lequel l’ordonnateur:
a) vérifie l’existence des dettes du débiteur;
b) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette;
c) vérifie les conditions d’exigibilité de la dette.
Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible doit être constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, accompagné d'une note de débit envoyée au débiteur. Ces deux actes sont établis et adressés par l'ordonnateur compétent.
Les contrats conclus par l'agence avec des opérateurs économiques prévoient que toute créance non remboursée à sa date d'échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission. Les conditions dans lesquelles des intérêts de retard sont dus à l'agence, notamment le taux de ces intérêts, figurent explicitement dans les contrats.
L’ordonnancement des recouvrements est l’acte par lequel l'ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de recouvrement, l’instruction de recouvrer une créance qu’il a constatée.
Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l’ordonnateur compétent. Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer la rentrée des recettes de l'agence et doit veiller à la conservation des droits de celles-ci.
Les montants indûment payés sont recouvrés.
Lorsque l'ordonnateur compétent envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière et de proportionnalité. Il fait rapport au comité de direction de son intention de renoncer à une créance constatée. Cette renonciation à recouvrer une créance constatée s’exprime par une décision de l'ordonnateur, qui doit être motivée. L'ordonnateur ne peut déléguer cette décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 EUR. La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.
L’ordonnateur compétent annule une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur de droit ou de fait met en évidence qu’une créance n’avait pas été correctement constatée. L’ordonnateur ne peut déléguer cette décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 euros. Cette annulation s’exprime par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.
L’ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d’une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur factuelle entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n’entraîne pas l’abandon du droit constaté au bénéfice de l'agence. Cet ajustement est effectué par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.
Le recouvrement effectif par le comptable donne lieu de la part du comptable à l’établissement d'un enregistrement dans les comptes et à l'information de l'ordonnateur compétent. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d’un récépissé.
Si à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l'ordonnateur compétent, et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation, et si celle-ci n'est pas possible, par l'exécution forcée.
Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances de l'agence à l'égard de tout débiteur lui-même titulaire d'une créance certaine, liquide et exigible à l'égard de l'agence.
Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et pour autant que le débiteur s’engage au paiement d'intérêts pour toute la période du délai accordé à compter de l'échéance mentionnée dans la note de débit et qu'il constitue, afin de protéger les droits de l'agence, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu'en intérêts.
Le comptable tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l'agence sont regroupées dans la liste selon la date d'émission de l'ordre de recouvrement. Il précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l'objet d'une renonciation totale ou partielle. Il établit une liste indiquant le montant dû par date de mise en recouvrement. L’agence établit une liste des créances de l'agence relatives à son budget administratif, indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été enjoint de payer à la suite d'une décision de justice ayant autorité de la chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.
Les créances détenues par l’agence sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’agence, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans, qui est stipulé dans les contrats conclus par l'agence.
Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.
Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget, l’ordonnateur compétent doit procéder préalablement à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.
Les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l’année N. Le solde non couvert par un engagement juridique de ces engagements budgétaires est dégagé par l’ordonnateur compétent.
Lors de l’adoption d’un engagement budgétaire, l’ordonnateur compétent s’assure de l'exactitude de l'imputation budgétaire, de la disponibilité des crédits et de la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, y compris le respect du principe de bonne gestion financière.
La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent vérifie l’existence des droits du créancier, les conditions d’exigibilité de la créance et détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance. Toute liquidation d’une dépense est appuyée sur des pièces justificatives attestant les droits du créancier.
La décision de liquidation s'exprime par la signature d'un «bon à payer» par l'ordonnateur compétent. Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l'ordonnateur compétent. Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l'ordonnateur compétent.
L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l'ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’instruction de payer une dépense dont il a effectué la liquidation. L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur compétent et, le cas échéant, il est accompagné d’une attestation certifiant l’inscription des biens aux inventaires visés à l’article 64.
Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services ou des livraisons de biens, et en fonction de son analyse du risque, l'ordonnateur peut décider l'application d'un système de débit direct.
Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.
Les opérations de liquidation, d’ordonnancement et de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions du règlement financier général et de ses modalités d'exécution.
La fonction d’auditeur interne est exercée dans les agences exécutives par l’auditeur interne de la Commission.
L'auditeur interne de la Commission exerce, à l’égard des agences exécutives, les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission conformément aux articles 85 et 86 du règlement financier général. Il fait rapport au comité de direction et au directeur de ses constatations et recommandations. Ceux-ci assurent le suivi des recommandations issues des audits et en informent la Commission. L'auditeur interne indique, dans son rapport annuel présenté à la Commission conformément à l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier général, le nombre et le type des audits portant sur les agences, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations. Ces informations sont également transmises à l'agence concernée.
La responsabilité de l’auditeur interne, dans l’exercice de ses fonctions, est déterminée conformément à l’article 87 du règlement financier général.
Le directeur établit annuellement un rapport résumant le nombre et le type des audits internes effectués par l'auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations. Il transmet ce rapport à la Commission après en avoir préalablement informé le comité de direction. La Commission inclut ce rapport dans son rapport conformément à l'article 86, paragraphe 4, du règlement financier général.
1. En ce qui concerne la passation de marchés dans le cadre du fonctionnement de l'agence, les dispositions du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’appliquent, sous réserve des paragraphes 3 à 5 du présent article.
2. Les agences peuvent demander à être associées, en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels.
3. Lorsque la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction sont en mesure d'assurer la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux, les agences font, à titre prioritaire, appel à eux. Il en est de même lorsque ces instances sont en mesure d'effectuer ces tâches par le biais de contrats passés avec des opérateurs économiques et qu'elles fournissent d'importants services complémentaires qui vont au-delà d'une fonction de simple intermédiaire ou de consultant. L'agence conclut des conventions avec ces instances.
4. Aux fins de l'application de l'article 101 du règlement financier général, l'appel d'offres prévoit que l'agence peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation.
5. Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les appels d'offres lancés par l'agence prévoient que cette dernière peut suspendre la procédure et prendre toutes les mesures nécessaires, y compris l'annulation de la procédure, conformément aux conditions fixées par ledit article.
Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les contrats conclus par l'agence stipulent que cette dernière peut prendre les mesures visées dans ledit article, conformément aux conditions qui y sont fixées.
Le comité de direction informe, dès que possible, l'autorité budgétaire de son intention d'exécuter un projet qui peut avoir des incidences financières significatives pour le financement de son budget de fonctionnement, en particulier les projets de nature immobilière, tels que la location ou l'acquisition d'immeubles. Il en informe la Commission.
Si une branche de l'autorité budgétaire a l'intention de délivrer un avis, elle notifie à l'agence concernée, dans les deux semaines suivant la réception de l'information sur le projet, son intention de délivrer un tel avis. À défaut de réaction, l'agence peut procéder à l'opération projetée.
Cet avis est transmis à l'agence concernée dans un délai de deux semaines à compter de la notification visée au deuxième alinéa.
L'article 265 bis du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’applique mutatis mutandis à la sélection des experts qui seront chargés, contre une rémunération fixe, d'assister l'agence, notamment dans l'évaluation des propositions et des demandes de subventions ou des soumissions, ainsi que de fournir une assistance technique aux fins du suivi et de l'évaluation finale des projets. Les agences peuvent également recourir aux listes d'experts établies par la Commission.
Les comptes de l'agence comprennent les états financiers et les états sur l'exécution du budget. Ils sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice, qui rend compte, notamment, du taux d'exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.
Les comptes doivent être réguliers, sincères et complets et présenter une image fidèle:
a) en ce qui concerne les états financiers, des éléments d'actif, de passif, des charges et produits, des droits et obligations non repris à l'actif et au passif, ainsi que des flux de trésorerie;
b) en ce qui concerne les états sur l'exécution budgétaire, des éléments de l'exécution du budget en recettes et en dépenses.
Les états financiers sont établis sur la base des principes comptables généralement admis, tels que précisés dans le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002, à savoir la continuité des activités, la prudence, la permanence des méthodes comptables, la comparabilité des informations, l'importance relative, la non-compensation, la prééminence de la réalité sur l'apparence, la comptabilité d'exercice.
Selon le principe de la comptabilité d'exercice, les états financiers tiennent compte des charges et produits afférents à l'exercice, sans considération de la date de paiement ou d'encaissement.
La valeur des éléments d'actif et de passif est déterminée en fonction des règles d'évaluation fixées par les méthodes comptables visés à l’article 59.
Les états financiers sont présentés en euros et comprennent:
a) le bilan et le compte de résultat économique qui représentent la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat économique au 31 décembre de l’exercice écoulé; ils sont présentés suivant la structure établie par la directive du Conseil concernant les comptes annuels de certaines formes de sociétés, en tenant toutefois compte de la nature particulière des activités de l'agence;
b) le tableau des flux de trésorerie faisant apparaître les encaissements et les décaissements de l'exercice ainsi que la situation de trésorerie finale;
c) l'état de variation des capitaux propres présentant de manière détaillée les augmentations et les diminutions, intervenues durant l'exercice, de chacun des éléments des comptes de capitaux.
L'annexe aux états financiers complète et commente l'information présentée et fournit toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités de l’agence.
Les états sur l'exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent:
a) le compte de résultat de l’exécution budgétaire qui récapitule la totalité des opérations budgétaires de l’exercice en recettes et en dépenses; il est présenté suivant la même structure que le budget lui-même.
b) l'annexe au compte de résultat de l'exécution budgétaire qui complète et commente l'information donnée par celui-ci.
Les comptes de l’agence sont consolidés avec ceux de la Commission, selon la procédure prévue à l’article 14 du règlement (CE) no 58/2003 et conformément aux dispositions suivantes:
a) le comité de direction notifie, pour le 1er mars suivant l'exercice clos, ses comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice au comptable de la Commission et à la Cour des comptes, et transmet pour la même date le rapport sur la gestion budgétaire et financière au Parlement européen et au Conseil;
b) le comité de direction approuve, sur la base du projet établi par le directeur, les comptes définitifs de l'agence et les transmet au plus tard le 1er juillet suivant l’exercice clos au comptable de la Commission et à la Cour des comptes, ainsi qu'au Parlement européen et au Conseil;
c) les comptes définitifs de l'agence, consolidés avec ceux de la Commission, sont publiés au Journal officiel de l'Union européenne pour le 15 novembre suivant l'exercice clos;
d) le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations éventuelles formulées par celle-ci dans le cadre du rapport visé à l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) no 58/2003 le 30 septembre au plus tard.
1. La comptabilité de l’agence est le système d’organisation de l’information budgétaire et financière permettant de saisir, classer et enregistrer des données chiffrées.
La comptabilité se compose d’une comptabilité générale et d’une comptabilité budgétaire. Ces comptabilités sont tenues par année civile en euros.
Les données de la comptabilité générale et budgétaire sont arrêtées à la clôture de l’exercice budgétaire en vue de l’établissement des comptes visés au chapitre 1.
2. Le paragraphe 1 ne fait pas obstacle à la tenue, par l’ordonnateur, d’une comptabilité analytique.
Les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable harmonisé à appliquer par l’agence sont arrêtés par le comptable de la Commission, par analogie avec l'article 133 du règlement financier général.
La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale de l’agence.
Les différents mouvements par compte ainsi que leurs soldes sont inscrits dans les livres comptables.
Toute écriture comptable, y compris les corrections comptables, s’appuie sur des pièces justificatives auxquelles elle fait référence. Le système comptable doit permettre de retracer toutes les écritures comptables.
Après la clôture de l’exercice budgétaire et jusqu’à la date de la reddition des comptes définitifs, le comptable de l’agence procède aux corrections qui, sans entraîner un décaissement ou un encaissement à la charge de cet exercice, sont nécessaires à une présentation régulière, fidèle et sincère des comptes.
La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l’exécution du budget. La comptabilité budgétaire enregistre tous les actes d'exécution budgétaire en recettes et en dépenses prévus au titre IV.
Le comptable de l'agence tient en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission, des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant le patrimoine de l’agence. Le comptable de l'agence vérifie la concordance entre les écritures d'inventaire et la réalité.
Les ventes de biens meubles font l’objet d’une publicité appropriée.
La Cour des comptes assure le contrôle des comptes de l'agence conformément à l'article 248 du traité CE.
Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 139 à 144 du règlement financier général.
Le comité de direction communique à la Cour des comptes le budget définitivement arrêté. Il informe la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, de toutes ses décisions et de tous ses actes pris en exécution des articles 15, 18, 26 et 31.
Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, qui statue à la majorité qualifiée, donne décharge au directeur sur l'exécution du budget de l'exercice n au plus tard le 15 mai de l'année N+2. Le directeur informe le comité de direction des observations du Parlement européen contenues dans la résolution accompagnant la procédure de décharge.
La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'agence, ainsi que sur le solde qui en découle et sur l’actif et le passif de l'agence décrits dans le bilan financier. Cette décharge est accordée concomitamment avec celle portant sur l'exécution du budget général de l'Union européenne.
En vue d’octroyer la décharge, le Parlement européen examine, à la suite du Conseil, les comptes, les états financiers et les états sur l’exécution budgétaire de l'agence. Il examine également le rapport de la Cour des comptes visé à l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) no 58/2003 accompagné des réponses du directeur.
Le directeur soumet au Parlement européen, à la demande de ce dernier, de la même manière que prévu à l’article 146, paragraphe 3, du règlement financier général, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l’exercice en cause.
Le directeur et la Commission mettent tout en œuvre pour donner suite aux observations accompagnant la décision de décharge du Parlement européen ainsi qu’aux commentaires accompagnant la recommandation de décharge adoptée par le Conseil.
À la demande du Parlement européen ou du Conseil, le directeur fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et commentaires. Après envoi préalable à la Commission, il en transmet copie à la Cour des comptes.
Article supprimé.
[Article supprimé par l'acte CELEX 308R0651]
Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont habilités à obtenir la communication de toutes informations et justifications nécessaires.
Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.